Prosjektledelse

10 vaner for vellykkede prosjektledere

Prosjektleder i et stand-up møte diskuterer prosjekt på en tavle.

•••

Cecilie_Arcurs / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Hvorfor tar enkelte prosjektledere inn prosjektene sine i tide, innenfor budsjett og med fornøyde kunder, mens andre har det vanskelig? La oss se på de ti vanene som svært vellykkede prosjektledere deler for å finne ut.

Disse vanene blir nevnt om og om igjen i medarbeidersamtaler og i prosjektavslutninger der klienten, teamet eller sponsoren gir tilbakemelding til prosjektlederen.

Du trenger ikke ha ti års erfaring for å levere suksess hver gang. Ved å endre vanene dine og pusse opp ferdighetene dine kan du drastisk forbedre sjansene for at prosjektet ditt blir en suksess og gi deg selv en mindre stressende tid på jobben også.

#1. Bruke riktig team

Den mest effektive og vellykkede prosjektledere kjenne til teammedlemmenes evner. Det betyr at de kan tildele rett arbeid til de rette personene.

Bruk av feil ressurs på en oppgave kan føre til at den tar lengre tid eller blir dårlig utført. Det hjelper å kjenne styrkene og svakhetene til personene som jobber med deg, slik at du best kan allokere dem til prosjektoppgaver.

#2. Håndtering av prosjektproblemer

Alle prosjekter treffer problemer fra tid til annen. Vellykkede prosjektledere lar det ikke bekymre dem. De kjenner prosessene for problemhåndtering og også hvordan de best kan håndtere problemer når de oppstår.

Det kan du også. Når du vet hvordan du vurderer et prosjektproblem, vil du oppdage at problemhåndtering blir en enkel vane å innlemme i din ukentlige rutine. Sett av litt tid til å gå gjennom problemloggen din hver uke, og du vil snart oppdage at det er en enkel jobb å holde seg på toppen av å håndtere problemer.

#3. Mestring av endringer

Prosjekter er laget for å endre ting, men den slags endringer skjer med andre mennesker. Det er vanskeligere å håndtere endringen som er rettet direkte mot prosjektteamet, forstyrre den detaljerte prosjektplanen og skape nytt arbeid og en hel haug med dokumentasjonsoppdateringer.

Vellykkede prosjektledere har en endringsledelsesprosess som de følger. Å følge definerte trinn gjør det lettere å gjøre enhver handling til en vane fordi den er strukturert og repeterende.

Endringsledelsesprosessen ser slik ut:

  • Motta informasjon om endringen
  • Vurder endringen
  • Fastslå hvor mye arbeid det ville være å gjøre endringen
  • Lag en anbefaling om det er verdt å gå videre

Når du har utarbeidet en anbefaling, spør sponsoren din om å få en avgjørelse om hvorvidt du skal innlemme endringen eller ikke. Du kan godkjenne noen små endringer selv så lenge de er innenfor ditt ansvarsområde og myndighetsnivå. Vellykkede prosjektledere vet at det å takle endringer er en del av jobben, og de har en plan for å håndtere dem når og når de oppstår.

#4. Håndtering av prosjektkostnader

Det er høyst sannsynlig at prosjektet ditt kommer til å pådra seg kostnader, selv om du ikke har full kontroll over vesken selv. Å være i stand til å administrere økonomiske elementer i din kontroll må være en vane. Hvis du ikke nærmer deg det regelmessig og rutinemessig, vil du finne at jobben blir så stor at det er umulig å gjøre det bra.

Fantastiske prosjektledere holder seg på toppen av utgiftene med arkivsystemer som fungerer for fakturaer, tilbud og estimater. Bli vant til å bruke budsjetteringsprogramvaren (selv om det bare er et regneark).

Du kan ikke administrere prosjektkostnadene dine før du har en plan for hva du skal bruke. Lær hvordan du oppretter en prosjektbudsjett slik at du kan komme i gang.

#5. Teambygging

Det kan hende at prosjektteamet ikke jobber direkte for deg. Så hvorfor er teambygging en del av vanene til vellykkede prosjektledere? Det er fordi du trenger at teamet ditt jobber effektivt sammen, og du trenger at individene som er involvert i prosjektet raskt kommer til et punkt hvor de stoler på hverandre. Det får du gjennom å bygge laget. Se opp for situasjoner der laget ditt faller fra hverandre. Spesielt mobbeatferd er uakseptabelt.

#6. Forstå prosesser

Den sjette vanen til svært vellykkede prosjektledere er at de forstår prosessene som eksisterer innenfor deres kontrollsfære. Det betyr at de vet hvilke arbeidsprosedyrer som må følges. De kaster ikke bort tid på å prøve å finne ut hvordan de skal skrive en business case fordi de vet at det er en prosedyre for det, og de kan følge trinnene.

De mest suksessrike prosjektlederne er ikke en slave av prosessen. De vet når det riktige er å følge prosessen. De vet når det er bedre å justere det litt for å gjøre oppgavene generelt enklere for alle. Et eksempel på det vil være å fjerne byråkratiet fra et lite prosjekt ved å skreddersy prosessene deretter.

#7. Oppdatering av timeplanen

Prosjektplaner bør ikke overlates til tilfeldighetene. De mest vellykkede prosjektlederne vil gjøre det til en vane å regelmessig sjekke tidsplanene deres for nøyaktighet og oppdatere dem.

Det er mange måter å spore prosjektets fremgang. Det viktigste er at du gjør det. Hvis du sliter med å gjøre denne vanen til din egen, så bestill et kort møte i dagboken din med deg selv og timeplanen din en gang i uken. Bruk samme tid hver uke og bruk 30 minutter på å se hvor du er og hvor du må være. Gjør de nødvendige endringene, fortell teamet og fortsett med prosjektet.

Hvis tidsplanendringer har innvirkning på sluttdatoen for prosjektet eller på leveringsdatoen for større milepæler , og snakk med sponsoren din. Du bør ikke endre det grunnleggende i planen din uten å gå gjennom en formell godkjenningsprosess.

#8. Håndtering av prosjektrisiko

Å vite hva som skal inkluderes i risikoregisteret ditt er én ting, men å vane det og handle på risikoen som oppstår er noe annet. Det er ikke nok å bruke begynnelsen av prosjektet til å identifisere risikoer og så ikke tenke på dem igjen. Risikostyring må være en del av prosjektvanene dine fordi uten det vil du oppdage at risiko blir til problemer og skaper problemer for deg.

Det er et annet område der standardprosesser og bestilling av en vanlig spilleautomat for å gjøre en risikovurdering kan hjelpe. Du kan inkludere det som en del av teammøtene dine. Gjør det til en vane å gjennomgå risikoene dine med teamet, lukk alle som ikke lenger er en trussel og planlegg handlinger for de du ønsker å redusere.

#9. Sporingstid

Prosjektledere kan mye om prosjekt tidsstyring , men det har en tendens til å være i domenet for planlegging og planlegging. Det vi snakker om er tidsregistrering på en mer regelmessig, daglig basis. Vi snakker om timelister.

Prosjektteam er ofte ikke så opptatt av å bruke timelister hvis de ikke har gjort det før. Mange prosjektstyringsprogramvareverktøy har tidsregistrering iboende i produktet. Det kan gjøre det lettere å introdusere overgangen til tidsregistrering som et team.

Uansett om du sporer lagets tid (som anbefales) er det viktig at du vet hvor din egen tid går i løpet av en dag. Du bør gjøre det til en vane å notere hvordan du bruker tiden din. Det vil hjelpe deg å forstå om du bruker tid på de toppprioriterte prosjektoppgavene. Du tror kanskje at du er det, men er du det? Timelister eller tidsregistrering av en eller annen form vil hjelpe, selv om det bare er en timelogg på en notisblokk.

#10. Levere forretningsendring

Til slutt, vanen som gjør prosjektledere mest vellykkede, er deres evne til å likestille prosjektresultater med forretningsresultater. Hvis brukerne ikke bruker produktet ditt, eller programvaren forfaller raskt eller kundene ikke er like overrasket som deg, har prosjektet ditt vært bortkastet tid.

De mest suksessrike prosjektteamene sørger for at de vet hvilke forretningsresultater de sikter mot. De bygger en løsning som gir den forretningsendringen på en bærekraftig måte. Det de leverer når prosjektet avsluttes er fullt brukt og tatt i bruk av kunden. Det er en suksess fordi det er bygget for å være en suksess fra starten av.

Å forstå forretningsmål er et nøkkelkriterium for enhver prosjektleder som ønsker å påvirke kunder og interessenter . Hvis du kan vise at du har levert noe av verdi, så er det lett å demonstrere effekten du har og verdien du tilfører selskapet.

Gjør det til en vane å spørre interessentene dine om hvilken forretningsverdi de forventer og hvordan de ønsker å bruke det prosjektet ditt leverer for dem. Snakk med dem om hvordan de definerer suksess. Du kan bygge dette inn i en repeterbar prosess ved starten av hvert prosjekt.