Menneskelige Ressurser

10 viktige tips for effektive vurderinger av ansattes ytelse

Du kan gjøre utvekslingen vellykket for å hjelpe ansatte med å utvikle ferdigheter

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Bilde av Alison Czinkota The Balance 2018



/span>

Er du interessert i tips om hvordan du kan gjøre resultatvurderinger vellykket i din organisasjon? Mens ytelsesvurderingsmetoder og tilnærminger er forskjellige fra organisasjon til organisasjon, eksisterer det universelle prinsipper om hvordan man snakker med en ansatt om hans eller hennes prestasjoner.

Enten det er en ytelsesgjennomgang , et lønnsreguleringsmøte, eller gjennomføring av en ytelsesforbedringsplan (PIP) , vil disse tipsene hjelpe deg med å lede møtet på en tryggere måte.

Disse tipsene kan brukes i dine daglige samtaler med ansatte. De er også kritiske i dine periodiske, formelle møter med ansatte for å diskutere jobbmål og prestasjoner . Disse ti tipsene vil hjelpe deg å gjøre ytelsesanmeldelser positive og motiverende. De vil forbedre – ikke deflatere – din evne til å samhandle med dine rapporterende ansatte.

Tips om ytelsesvurdering

Den ansatte skal aldri høre om positiv ytelse eller ytelse som trenger forbedring for første gang på det formelle prestasjonsdiskusjonsmøtet med mindre det er ny informasjon eller en gjennomtenkt innsikt. Effektive ledere diskuterer både positive prestasjoner og forbedringsområder regelmessig, til og med daglig eller ukentlig med rapporterende ansatte. Ha som mål å gjøre innholdet i prestasjonsvurderingsdiskusjonen til en ny vektlegging av kritiske punkter.

Ytelsesgjennomgang anbefales på en jevnlig basis

Av hensyn til å gi regelmessige tilbakemeldinger er ikke ytelsesvurderinger en årlig begivenhet. Det anbefales kvartalsvise møter med ansatte. I ett mellomstort selskap foregår jobbplanlegging og -evaluering to ganger i året. Karriereutviklingsplanlegging for ansatte er også planlagt to ganger i året, slik at den ansatte diskuterer sin jobb og karriere, formelt med sin leder, minst fire ganger i året.

Målsetting er en viktig komponent

Uansett komponentene i ytelsesvurderingsprosessen, er det første trinnet målsetting . Det er viktig at den ansatte vet nøyaktig hva som forventes av hans eller hennes prestasjoner. Dine periodiske diskusjoner om ytelse må fokusere på disse betydelige delene av den ansattes jobb.

Du må dokumentere dette jobbplan : mål og forventninger i en jobbplan eller jobbforventninger format, eller i din arbeidsgivers format. Uten en skriftlig avtale og et delt bilde av medarbeiderens mål, er det usannsynlig med suksess for den ansatte.

Gjør hvordan du vil evaluere ytelsen tydelig

Under forberedelsene og målsettingen må du gjøre det klart hvordan du vil evaluere den ansattes ytelse. Beskriv nøyaktig hva du ser etter fra den ansatte og nøyaktig hvordan du vil vurdere ytelsen deres. Diskuter med den ansatte hans eller hennes rolle i evalueringsprosessen. Hvis organisasjonens ytelsesvurderingsprosess inkluderer en ansattes selvevaluering , del skjemaet og snakk om hva egenevalueringen innebærer.

Deling av ytelsesvurderingsformat

Sørg for at du også deler prestasjonsvurderingsformatet med den ansatte, slik at han eller hun ikke blir overrasket på slutten av tidsperioden for ytelsesvurderingen. En viktig del av denne evalueringsdiskusjonen er å dele med ansatte hvordan organisasjonen din vil vurdere ytelsen.

Den ansatte må forstå at hvis han eller hun gjør det som forventes, vil de bli ansett som en presterende ansatt. I noen organisasjoner som rangerer ansatte , dette tilsvarer en treer på en fempunktsskala. En ansatt må gjøre mer enn bare å prestere for å bli ansett som en fremragende ansatt.

Dokumenter ytelse gjennom året

Unngå horn- og glorieeffekten der alt som diskuteres i møtet involverer positive og negative nylige hendelser. Nylige hendelser farger din vurdering av den ansattes ytelse. I stedet er du ansvarlig for å dokumentere positive hendelser som gjennomførte prosjekter, og negative hendelser som manglende frist, i hele tidsrommet som resultatgjennomgangen dekker. Du må gjøre disse notatene gjennom året for å vurdere den ansattes prestasjoner rettferdig.

I noen organisasjoner kalles disse kritiske hendelsesrapporter. Be den ansatte om å gjøre det samme slik at dere sammen utvikler et helhetlig blikk på den ansattes ytelse i løpet av tidsperioden diskusjonen dekker.

Be om tilbakemelding

Be om tilbakemelding fra kolleger som har jobbet tett med den ansatte. Noen ganger ringt 360-graders tilbakemelding fordi du får tilbakemelding for den ansatte fra hans sjef, kolleger og eventuelle rapporterende ansatte, bruker du tilbakemeldingen til å utvide ytelsesinformasjonen du gir til den ansatte.

Start med uformelle diskusjoner for å få tilbakemeldingsinformasjon. Vurder å utvikle et format slik at tilbakemeldingene er enkle å fordøye og dele med lederen. Hvis bedriften din bruker et skjema som du fyller ut i forkant av møtet, gi resultatgjennomgangen til den ansatte i forkant av møtet. Dette lar den ansatte fordøye innholdet før hun diskuterer detaljene med deg. Denne enkle gesten kan fjerne mye av følelsene og dramatikken fra prestasjonsrevymøtet.

Forbereder til en diskusjon

Forbered deg på diskusjonen med den ansatte. Gå aldri inn i en ytelsesvurdering uten forberedelse. Hvis du vingler den, mislykkes ytelsesvurderinger. Du vil gå glipp av viktige muligheter for tilbakemelding og forbedring, og den ansatte vil ikke føle seg oppmuntret om sine suksesser. De dokumentasjon som du opprettholdt i løpet av resultatgjennomgangsperioden, tjener deg godt når du forbereder deg på en medarbeiders resultatgjennomgang.

Øv tilnærminger med HR

Om nødvendig kan du øve på tilnærminger med personalet ditt, en kollega eller din leder. Skriv notater med hovedpunktene i tilbakemeldingen. Inkluder punktpunkter som tydelig illustrerer poenget du planlegger å gjøre til den ansatte. Jo mer du kan identifisere mønstre og gi eksempler, desto bedre vil den ansatte forstå og være i stand til å reagere på tilbakemeldingene.

Møte med en ansatt

Når du møter medarbeideren, bruk tid på de positive sidene ved hans eller hennes prestasjoner. I de fleste tilfeller bør diskusjonen om de positive komponentene i den ansattes ytelse ta mer tid enn de negative komponentene .

For dine over gjennomsnittet presterende ansatte og dine presterende ansatte, positive tilbakemeldinger , og diskusjon om hvordan den ansatte kan fortsette å øke ytelsen hennes bør utgjøre mesteparten av diskusjonen. Den ansatte vil oppleve dette som givende og motiverende.

Ingen ansattes ytelse er fullstendig negativ – hvis ja, hvorfor jobber den ansatte fortsatt for organisasjonen din? Men ikke overse områdene som trenger forbedring heller. Spesielt for en ansatt som ikke presterer, snakk direkte, og ikke hakke ordene. Hvis du ikke er direkte, vil ikke den ansatte forstå alvoret i prestasjonssituasjonen. Bruk eksempler fra hele tidsperioden som dekkes av resultatgjennomgangen.

Samtalen er nøkkelen til et produktivt prestasjonsmøte

Ånden du nærmer deg denne samtalen i vil utgjøre forskjellen i om den er effektiv. Hvis intensjonen din er ekte, å hjelpe den ansatte til å bli bedre, og du har et positivt forhold til den ansatte, blir samtalen enklere og mer effektiv.

Den ansatte må stole på at du vil hjelpe dem for å forbedre ytelsen. Den ansatte må høre deg si at du har tillit til deres evne til å forbedre seg. Dette hjelper dem til å tro at de har evnen og støtten som er nødvendig for å forbedre seg.

Samtalen er nøkkelordet når du skal definere et resultatvurderingsmøte. Hvis du snakker alt sammen eller møtet blir en forelesning, er resultatgjennomgangen mindre effektiv. Den ansatte vil føle seg kjeftet på og behandlet urettferdig. Det er ikke slik du vil at ansatte skal føle seg når de forlater sine prestasjonsvurderinger.

Still spørsmål for å gjøre møtet motiverende

Du vil ha en ansatt som er motiverte og begeistret for deres evner å fortsette å vokse, utvikle seg og bidra. Mål på prestasjonsgjennomgangsmøter der den ansatte snakker mer enn halvparten av tiden. Du kan oppmuntre til denne samtalen ved å stille spørsmål som disse.

  • Hva forventer du er det mest utfordrende med målene dine for dette kvartalet?
  • Hvilken støtte kan avdelingen gi deg som vil hjelpe deg å nå disse målene?
  • Hva er dine forhåpninger til dine prestasjoner i selskapet vårt i år?
  • Hvordan kan jeg bli en bedre leder for deg?
  • Hvor ofte vil du motta tilbakemelding?
  • Hva slags tidsplan kan vi sette opp slik at du ikke føler deg mikroadministrert, men jeg får tilbakemeldingene jeg trenger om fremgangen din med målene dine?
  • Hva ville være en nyttig agenda for våre ukentlige en-til-en møter?

Bunnlinjen

Hvis du tar disse ytelsesvurderingstipsene til deg og praktiserer disse anbefalingene i dine prestasjonsvurderingsmøter, vil du utvikle et viktig verktøy for administrasjonsverktøykassen din. Resultatgjennomgangen kan forbedre forholdet ditt til ansatte, forbedre ytelsen for organisasjonen din og forbedre medarbeider-leder kommunikasjon betydelig – en velsignelse for kunder og arbeidsforhold.