10 ting hver ny programleder bør vite

•••

UberImages/iStock/Getty Images Plus

Programledelse er et givende og godt betalt karrierevalg, men det kan også være en utfordrende rolle. Hvis du nettopp har fått din første programlederjobb, eller ønsker å vite om du bør ta steget til en programlederkarriere, er det viktig å forstå hva karrieren innebærer. Vurder disse 10 tingene hver ny programleder bør være klar over før du starter en programlederrolle.

Programledelse skiller seg fra prosjektledelse

Enten du åpner et nytt kontor, lanserer en ny app eller bygger en olympisk stadion, har prosjekter et klart sett med mål og tidslinje. En programleder kan imidlertid føre tilsyn med flere prosjekter på en gang, og hver kan ha sin egen prosjektgruppe og prosjektleder. Programmer gir noe av verdi til organisasjonen over tid og utvikler seg etter hvert som de går fremover.

Program ledelse

• Bredt omfang og tidsramme

• Flere prosjekter samtidig

• Utvikle seg over tid

• Føre til forretningstransformasjon

Prosjektledelse

• Definert start, midt og slutt

• Planlegg arbeid og ressurser

• Kontrollprosess

• Lever på et klart mål

Forvent usikkerhet

Programmer er iboende usikre. Selv om du kanskje vet hva det store bildet er, er det bare en visjon når du starter. Den nøyaktige veien for hvordan du kommer dit, og hvilke prosjekter som vil kreves over en lengre periode, er noe du må finne ut mens du går.

Du starter med detaljert planlegging for det du vet og bygger opp et bilde av hvordan du kan ta opp resten av det når du kommer nærmere. Utvid gradvis planleggings- og leveringshorisonten til du ikke kan gå lenger.

Blokker tid med jevne mellomrom for å planlegge de neste trinnene. Du kan også bruke denne muligheten til å sikre at du fortsatt er på vei til å levere forretningsverdi.

Se opp for utbrenthet

Selv om et prosjekt kan være ferdig om et år eller så, kan programmer strekke seg - tilsynelatende på ubestemt tid.

Programledere må beskytte teamene sine mot utbrenthet. Du kan ikke jobbe med topphastighet i det uendelige, så sørg for at medarbeiderne dine får tilstrekkelig nedetid.

Dette bør inkludere perioder med roligere tid på jobben med færre leveranser og tilstrekkelig tid borte fra kontoret for ferier.

Håndter sykefravær nøye, se overtidsrapportene dine, og vær oppmerksom på det faktum at velferden til teamet ditt er avgjørende hvis du vil kutte nedgang og beholde dine talentfulle folk hele programmets levetid.

Administrer tempoet

Når du leverer et program som har en fjern ferdigstillelsesdato, må du styre tempoet i arbeidet. Det er vanskelig å opprettholde momentum over flere år, så din rolle som programleder er å sjonglere med prioriteringer og prosjekter slik at det er målbare resultater som leveres regelmessig.

Bland de raske gevinstene og den jevne fremgangen mot de større målene.

Bland de raske gevinstene og den jevne fremgangen mot de større målene.

Dette hjelper teamet med å se at du går fremover og sikrer at det er noen kortsiktige suksesshistorier å dele med holde motivasjonen høy . Til slutt hjelper det investorer og ledere å se at det er fremgang.

Tren teamet ditt for suksess

Programmer leverer ofte noe nytt, unikt eller transformativt for en organisasjon. En utfordring med å jobbe med slike initiativ er at du sannsynligvis ikke har ferdighetene internt til å kunne fullføre alle oppgavene og prosjektene som kreves. Det er OK og kan forventes.

Din jobb som ny programleder er å sikre at du kan oppgradere, omskolere og utvikle menneskene du har slik at dere sammen kan møte alle ressurskravene.

Det kan være noen områder hvor du bare trenger en viss ressurs i en begrenset periode. Du kommer for eksempel ikke til å lære opp en av dine ansatte i å kjøre gaffeltruck hvis det er en ferdighet du trenger for bare én uke. Men hvis du endrer måten bedriftens online tilstedeværelse administreres på, vil det være verdifullt å ha ferdigheter innen nettstedutvikling internt sammen med litt ekspertise om sosiale medier eller søkemotoroptimalisering. Dette er ferdigheter virksomheten vil stole på på lang sikt.

Ta avgjørelser om hvilke av disse du må ha integrert i teamet og hvilke som skal outsources, og sørg for at programmet ditt kan levere opplærings- og rekrutteringsoppgavene som kreves for å være klar til å administrere resultatene etter hvert som hvert prosjekt leverer.

Styring er mer kompleks

Hvis du har en prosjektlederbakgrunn, vil ikke styring være en overraskelse for deg. Det er måten prosjekt- og programstrukturer er organisert og kontrollert for å sikre at beslutningstaking gjøres på riktig måte og at de rette personene er involvert. Det er avgjørende for å sikre at arbeidet skrider frem på en måte som passer med den generelle forretningssaken, og det bidrar til å holde folk ansvarlige.

Styring er måten prosjektledelseskontoret og toppledere kan sikre at et program er i rute for å levere fordeler.

Styring gir en formell vei til å legge ned prosjekter eller et helt program hvis det kan vises at disse fordelene ikke lenger vil bli oppnådd.

Styring er mer kompleks i et programmiljø enn i et prosjektmiljø. Prosjektstyrer og styringsgrupper har normalt et medlemskap på ledernivå. Dette er å forvente fordi sluttresultatet av et program normalt er forretningstransformasjon.

Planlegging er vanskeligere

Prosjektledere, som er involvert i et program, vil vanligvis sette sammen prosjektplanene sine. Deretter møtes et programlederteam – under din ledelse som programleder – og planene integreres.

Dette er lettere sagt enn gjort. Det krever å identifisere avhengighetene mellom prosjekter og prosjektoppgaver. Det tvinger deg til å se på ressurskravene for hele programmet og til å sjonglere aktiviteter for å passe tilgjengeligheten til nøkkelpersoner.

Når din integrerte programplan er etablert, kan du spore den i en Gantt-diagram eller annet programvareverktøy. Ettersom prosjektlederne dine sporer prosjektene deres i sanntid, må du gjøre justeringer i programplanen, holde alle informert om endringer og stave ut hva dette betyr for deres arbeidsområder.

Ikke planlegg hver linje

Som programleder stoler du på at prosjektlederne utfører detaljplanleggingen. Det er ikke praktisk eller ønskelig for deg å spore et program med tusenvis av oppgaver.

Du trenger en sammenrullet oversikt over prosjektene på høyt nivå med nok detaljer til å vise deg om noe kommer til å ha en effekt på programnivå.

Den enkleste måten å gjøre dette på er med dedikerte programvareapper. Å prøve å administrere multi-million dollar-programmet på et grunnleggende regneark ville være for utfordrende.

Delegater, Delegater, Delegater

Uansett hvor flink du er til å delegere, betyr det å være i en programlederrolle at du må bli enda bedre på det.

Den gode nyheten er at du bør ha et team med prosjektledere, og du kan til og med ha et dedikert programadministrasjonskontor for å støtte din transformative endring.

Det er mye arbeid å gjøre på et program, og å sette det opp for å sikre at alle de bevegelige delene beveger seg sammen til rett tid er en stor innsats. Du kan ikke gjøre det alene, og du bør ikke prøve. Finn ut hvor mye tid du trenger for å starte programmet, og sørg for at du har et team på plass som kan sikkerhetskopiere deg.

Hvis du ikke har noen på programledelseskontoret ditt, be om at noen blir tildelt programlederteamet som et annet ansvar. Det er mye for dem å gjøre. For eksempel, noen i en prosjektkoordinerende rolle ville være perfekt plassert for å levere den koordineringen som kreves på programnivå, slik at du kan bli involvert i strategiske oppgaver.

Ikke vær redd for konflikter

Programmer har mange tråder. Fra prosjekter med vanskelige interessenter til tilsynelatende uoppnåelige tidsfrister, hver dag kommer til å gi deg muligheter for konflikt. Se opp for ting som forstyrrer prosjektets ytelse og vær forberedt på å gå inn når det er nødvendig avverge en konfliktsituasjon før den starter .