10 ting du aldri bør gjøre når du sparker en ansatt

Du kan gjøre opplevelsen mindre traumatisk for alle involverte parter

Illustrasjon av Catherine Song. Balansen, 2018

Å si opp en ansatt er stressende for alle parter – ikke bare for den ansatte som mister jobben. Uansett hvor godt du har kommunisert om ytelsesproblemer med den ansatte, er det nesten ingen som tror at de faktisk vil gjøre det få sparken . Dette er ofte ikke uten grunn da den gjennomsnittlige arbeidsgiveren venter for lenge med å si opp en ikke-presterende ansatt mye av tiden.

Så ansatte overbeviser seg selv om at de ikke vil få sparken: de tror at du liker dem; de tror at du vet at de er en hyggelig person, eller du kjenner igjen at de har prøvd hardt. Faktisk kan du tro og tenke alle disse tingene. Men ingen av følelsene dine betyr noe når den ansatte ikke utfører jobben sin.

I et teknologiselskap deltok en ansatt på oppsigelsesmøtet hennes. I måneden før hennes oppsigelse hadde den ansatte gått glipp av elleve arbeidsdager. Arbeidet hennes hadde blitt dårligere og hun manglet en del av hver dag hun skulle jobbe, så produksjonen hennes var halvparten av det arbeidsgiveren trengte.

Til tross for rådgivning, verbale advarsler , og skriftlige advarsler , sa hun at hun aldri trodde at selskapet hennes ville sparke henne. Mange ansatte har det på samme måte. Og delvis er denne troen oppmuntret av arbeidsgivers handlinger, eller rettere sagt, ikke-handling .

Si opp en ansatt kan ta deg en stund - vanligvis mye lengre tid enn omstendighetene fortjener. Fordi du er snill, omsorgsfull og har en tendens til å gi ansatte en ny sjanse. Men dette er de 10 beste tingene du ikke vil gjøre når du bestemmer deg for å sparke en ansatt .

Ikke spark opp en ansatt med mindre du møtes ansikt til ansikt

Paul Bradbury/Caiaimage/Getty Images

Hvordan du sparker en ansatt er utrolig viktig. Ikke sparke en ansatt ved hjelp av en hvilken som helst elektronisk metode – ingen e-poster, direktemeldinger, talemeldinger eller telefonsamtaler. Selv et brev er upassende når du sparker en ansatt.

Når du sparker en ansatt, gi dem høfligheten som du vil utvide til ethvert menneske. De fortjener et møte ansikt til ansikt. Ingenting annet fungerer.

For moralens skyld er det viktig å huske at de andre ansatte har lange minner. I tillegg, i løpet av denne tiden med dominans på sosiale medier, bør du anta at enhver oppsigelse ikke vil forbli en privat sak.

Du vil ha laget et scenario der din gjenværende ansatte er redde for å stole på deg . Eller enda verre, de stoler på at du kan skade dem også.

Ikke handle uten forvarsel

Null kreative/kultur/Getty-bilder

Ingenting gjør en ansatt sintere enn å føle seg blind når han får sparken. Med mindre det skjer en umiddelbar, grov handling , skal den ansatte oppleve coaching og tilbakemelding på ytelse over tid. Før du sparker en ansatt, prøv å finne ut hva som er årsaken til at den ansatte mislykkes.

Hvis du bestemmer deg for at den ansatte er i stand til å forbedre ytelsen, gi den hjelpen som er nødvendig for å oppmuntre og støtte den ansatte. Dokumenter hvert trinn i forbedringsprosessen slik at den ansatte har oversikt over hva som skjer på hvert trinn. Arbeidsgiver ivaretar også sine egne interesser ved søksmål om oppsigelsen.

Hvis du er trygg på at den ansatte kan forbedre seg, og den ansattes rolle tillater det, a ytelsesforbedringsplan (PIP) kan vise den ansattspesifikke målbare forbedringskrav . (En PIP er vanskelig, om ikke umulig, med en leder eller HR-ansatte når du har mistet tilliten til deres prestasjoner.)

imidlertid ikke bruk en PIP med mindre du er sikker at den ansatte kan forbedre seg. Den pinefulle prosessen med å møtes ukentlig for å kartlegge ingen fremgang er forferdelig for den ansatte, lederen og HR-representanten også.

Selve oppsigelsen – selv om nesten alltid noe av en overraskelse – bør ikke komme uten noen advarsel.

Ikke start samtalen uten et vitne

ONOKY / Eric Audras / Brand X Pictures / Getty Images

Spesielt i USA kan hvem som helst saksøke hvem som helst, når som helst, uansett årsak. I arbeidsoppsigelse saker må den ansatte finne en advokat som tror han kan vinne saken og dermed kreve inn salæret. Den beste praksisen er å inkludere en annen ansatt i møtet når du sparker en ansatt.

Dette gir deg en person som hører og deltar i oppsigelsen i tillegg til lederen . Denne personen kan også hjelpe med å ta opp slakk hvis ansettelsessjefen går tom for ord eller er usikker på hva du skal si eller gjøre videre.

Dette vitnet er ofte personalpersonen . HR-personen har mer erfaring enn den gjennomsnittlige lederen med å si opp ansatte, så kan også bidra til å holde diskusjonen på rett spor og gå til fullføring.

HR-personen kan også sørge for at ansatte behandles rettferdig, likt og med profesjonalitet på tvers av avdelinger og individuelle ledere. Dette begrenser ditt ansvar når du skyter en ansatt.

Ikke gjør samtalen lengre enn den trenger å være

Ezra Bailey / Getty Images

Hvis du har coachet og dokumentert en ansattes ytelse over tid og gitt hyppige tilbakemeldinger, er det ingen vits i å gjenoppta misnøyen når du sparker den ansatte. Den oppnår ingenting og er grusom.

Likevel vil hver ansatt spørre deg hvorfor. Få utarbeidet et svar som er ærlig og korrekt oppsummerer situasjonen uten detaljer eller å legge skylden på den ansatte.

Du ønsker at arbeidstakeren skal opprettholde sin verdighet under en arbeidsoppsigelse. Så, kan du si, vi har allerede diskutert ytelsesproblemene dine. Vi avslutter ansettelsesforholdet ditt fordi ytelsen din ikke oppfyller standardene vi forventer fra denne stillingen.

'Vi ønsker deg lykke til i dine fremtidige bestrebelser og stoler på at du vil finne en stilling som er passer bedre for deg . Du har mange talenter og vi er sikre på at du vil finne en stilling som kan dra nytte av dem.

Eller du kan ganske enkelt minne den ansatte på at du har diskutert problemer med ham eller henne over tid, og la det ligge.

Det er viktig å huske at jo mer detaljert du blir, jo mindre i stand til å bruke informasjonen du oppdager etter arbeidsavslutningen i en påfølgende rettssak. Og som arbeidsgiver vil du alltid finne ut mer informasjon.

Tenk for eksempel på en oppsagt HR-medarbeider som hadde måneder med nye ansattes papirarbeid i skuffen hennes. De ansatte hadde ikke vært registrert i helseforsikring.

Ikke la dem tro at avgjørelsen ikke er endelig

Nullplus / E+ / Getty Images

Fordi ansatte ikke tror at du vil sparke dem i utgangspunktet, og heller ikke i mange tilfeller at de fortjener å bli sparket, ikke la den ansatte tro at det er en mulighet til å påvirke avgjørelsen din.

Forhåpentligvis tenkte du lenge før du avtalte oppsigelsesmøtet. Du har dine grunner hvis du velger å gi dem, rimelig artikulert , og en kollega til stede for å støtte deg.

Henvend deg til den ansatte med vennlighet, omsorg og respekt , men ordene dine bør være enkle. Wishy-washy gir deg ingenting annet enn sorg, hvis den ansatte tror han har en siste sjanse til å påvirke avgjørelsen din.

Etter en innledende hilsen, fortell faktisk den ansatte at hensikten med møtet er å informere henne om din beslutning om å avslutte arbeidsforholdet, som er endelig. Dette er snillere enn å villede den ansatte til å tro at hun kan påvirke resultatet.

Ikke la dem forlate selskapets eiendom

Paul Bradbury/Getty Images

De fleste stater og jurisdiksjoner har regler om når endelig lønnsslipper skal betales , hva som skal betales, og hvordan en arbeidsgiver kan dokke en ansatts lønn. Hvorfor gå dit hvis bedriftseide varer ikke returneres?

Be den ansatte om å utlevere nøkkel, dørpass, merke, smarttelefon, bærbar PC, nettbrett og annet bedriftseid utstyr eller rekvisita under avslutningsmøtet.

Gå enten til den ansattes arbeidsområde eller følg medarbeideren, under lunsj eller pause, hvis mulig, til arbeidsområdet hans for å hente resten av selskapets eide gjenstander før du eskorterer den ansatte til bilen hans.

Hvis for eksempel den bærbare datamaskinen er hjemme hos den ansatte (usannsynlig), gjør solide ordninger for når du forventer den tilbake. Følg opp umiddelbart dersom du ikke mottar utstyret når den ansatte lovet å levere det.

Ikke la den tidligere ansatte få tilgang til arbeidsområdet sitt eller kollegaer

Altrendo / Getty Images

Mange ansatte blir synlig opprørt når de får sparken. Noen ganger gråter de. For deres verdighet – og for ikke å irritere dine andre ansatte – avtal med den ansatte om å komme inn etter jobb eller i helgen for å hente sine personlige eiendeler. Du kan også tilby å sende innholdet på kontoret til den ansattes hjem.

Dette lar deg trekke ut selskapets dokumenter og materiale, som kundefiler og så videre, og gir ansatte personvern når de henter eiendelene sine. Hvis den ansatte insisterer på å hente alle eiendeler umiddelbart, vent til lunsj eller pause, hvis mulig, og følg alltid den ansatte til arbeidsområdet hennes.

Du ønsker å minimere kontakten den ansatte har med dine andre ansatte på arbeidsplassen. Og igjen, å bevare den ansattes verdighet bør være en topp prioritet. Det samme gjelder å sørge for at den ansatte ikke fjerner noen bedriftseide dokumenter eller gjenstander som neste ansatte trenger.

Du er ansvarlig for den ansattes konfidensialitet selv om den ansatte gir deg dårlige munner til hele verden – noe de ofte gjør for å redde ansiktet. Historien deres i sosiale medier tar sjelden ansvar for sine handlinger og manglende ytelse.

Ikke la den ansatte få tilgang til informasjonssystemer

Mike Kemp/Getty Images

Avslutt den ansattes tilgang til dine elektroniske systemer som e-post, bedriftswiki, intranett, kundekontaktsteder og så videre, under ansettelsesmøtet eller litt før. Du må samarbeide med IT-personalet ditt for å sikre at det oppstår tap av tilgang.

Arbeidsgivere er klar over mange morsomme, men også triste historier, om ansatte som sendte farvel-lapper som startet med: Jeg er borte, hei, dere suckers... Og de er også klar over tilfeller der en ansatt saboterte datasystemer i et øyeblikk av angst etter oppsigelse.

Samarbeid med IT-ansatte for å se hvilken bedriftsinformasjon som kan ha blitt tatt i løpet av ukene før en slutt eller oppsigelse. Hvis den ansatte ønsker å sende et avskjedsbrev, kan du legge ut hennes passende notat for henne til alle ansatte.

Ikke avslutt møtet med lav tone

Jamie Grill / Getty Images

Når du sparker en ansatt, er ikke hensikten med møtet å nedverdige ham eller å skade selvfølelsen hans. Faktisk er alles beste ivaretatt når den ansatte er i stand til å gå videre med livet sitt så raskt som mulig.

Så du vil avslutte møtet på en positiv måte. Hvis du lar oppsagte ansatte samle arbeidsledighet, fortell dem. (Ærlig talt, med mindre den ansattes oppførsel var ekstrem, hvorfor ikke gi dem et løft inn i neste kapittel av livet deres?)

Snakk om jobbsøking og hvordan du kommer i gang. Fortell ham at hans bidrag ble verdsatt. Foreslå hvilken type jobb som kan passe hennes ferdigheter. Bruk oppmuntrende ord som 'vi er sikre på at du vil gjøre det.' finne en jobb som passer bedre for deg.'

Du ønsker ikke å opprette en rådgivnings- eller sympatiøkt, men send den ansatte ut døren med oppmuntrende ord. (De vil vanligvis gråte uansett, uansett hvor snill du er - så vær forberedt.)

Ikke spark opp en ansatt uten en sjekkliste i hånden

Jose Luis Pelaez Inc/Blend Images/Getty Images

En sjekkliste for oppsigelse kan holde deg organisert og på rett spor når du trenger å si opp en ansatt. Sjekklisten for oppsigelse sikrer at du dekker alle aktuelle temaer under det som kan være et stressende møte for alle deltakerne.

Sjekklisten om ansettelsesavslutning gir veiledning om hvordan du informerer den ansatte om hva hun kan forvente på lovlig vis og fra din bedrift. arbeidsoppsigelse .

Den fungerer også som bevis på temaene og meningsutvekslingene som ble delt med den ansatte under oppsigelsesmøtet.

Gjør det beste ut av en vanskelig situasjon

Å sparke en ansatt er ikke din mest ettertraktede opplevelse. Men du kan gjøre opplevelsen mer velsmakende ved å bruke en effektiv, støttende tilnærming til en vanskelig samtale . Handlingene du foretar har virkelig betydning for den ansatte som får sparken og for kollegene som vil lære – raskt – at den ansatte er borte.

I denne epoken med sosiale medier og elektronisk kommunikasjon kan hele arbeidsstyrken din vite det innen en halvtime – eller før. Og fordi du holder ansattes saker konfidensielt, vil den ansatte fortelle enhver historie som får dem til å se bra ut – selv om det får deg til å se dårlig ut.

Du vil sannsynligvis være uvenner på sosiale nettsteder, så hvis du lurer på hvordan den tidligere ansatte posisjonerer oppsigelsen, sjekk raskt. Forvent en periode hvor vellykkede ansatte ser på deg for trygghet om sine egne jobber .

Informasjonen i denne artikkelen er ikke juridisk rådgivning og er ikke en erstatning for slike råd. Statlige og føderale lover endres ofte, og informasjonen i denne artikkelen gjenspeiler kanskje ikke din egen delstats lover eller de siste endringene i loven. For aktuell juridisk rådgivning, vennligst ta kontakt med en regnskapsfører eller en advokat.