Regjeringskarrierer

5 nøkkelelementer for et vellykket prosjekt

Offentlige organisasjoner gjennomfører prosjekter når noen aspekter ved å utføre folks arbeid må endres. Ifølge Project Management Institute , er et prosjekt en midlertidig gruppeaktivitet designet for å produsere et unikt produkt, tjeneste eller resultat. Når et prosjekt endrer hvordan en organisasjon driver virksomhet, blir prosjektets sluttprodukter innlemmet i det daglige arbeidet og forbedrer derfor organisasjonens arbeid i evighet.

Det høres kanskje enkelt ut, men det er det ikke. Endring er vanskelig, og prosjekter kan lett løpe av stabelen. Hver dag byr på utfordringer som truer et prosjekts fremgang og eventuelle suksess. For å bekjempe denne faren trenger prosjekter visse viktige elementer. Med følgende elementer på plass, har et prosjekt stor sjanse for å lykkes.

En engasjert prosjektsponsor

Prosjektsponsoren er personen på høyt nivå i organisasjonen som har eierskap til prosjektet. En engasjert prosjektsponsor forventer at prosjektet lykkes og gjør alt han eller hun kan gjøre for å sikre at suksessen blir realisert.

En prosjektsponsor har fire hovedansvar knyttet til prosjektet. Først forkjemper sponsoren prosjektet. Han eller hun heier på prosjektteamet offentlig og privat. For det andre støtter sponsoren prosjektleder . Når en prosjektleder trenger å fjerne hindringer, ringer han eller hun sponsoren for å få hjelp fordi sponsoren har organisatorisk innflytelse til å få ting til å skje. For det tredje samordner sponsoren ressurser ved å gi dem direkte eller samarbeide med andre personer på høyt nivå for å få ressurser. Når sponsoren er en sterk forkjemper for et prosjekt, er det mer sannsynlig at sponsorens jevnaldrende bidrar med betydelige ressurser. For det fjerde letter sponsoren beslutningstaking. Når prosjektteamet bommer, kan sponsoren megle beslutningen eller flate ut ta avgjørelsen.

Sponsor holder seg orientert gjennom konstant kommunikasjon med prosjektleder. De to jobber sammen for å finne ut når sponsoren må tre inn og utøve sponsorens ansvar mer kraftfullt til støtte for prosjektlederen. For eksempel kan en prosjektleder ha problemer med å få informasjon fra organisasjonens økonomiavdeling. Prosjektsponsor kan henvende seg til økonomisjefen om situasjonen og be om at oppgaven med å få informasjonen prioriteres over konkurrerende oppgaver.

Klare mål og omfang

Før arbeidet med et prosjekt er utført eller til og med planlagt, må prosjektsponsoren artikulere målene og omfanget av prosjektet. Målene er de store tingene prosjektet skal oppnå. Ta et programvareforbedringsprosjekt, for eksempel. En personalavdeling bruker en velkjent tilpassbar forretningsprogramvare for å administrere lønn. Organisasjonen ønsker å legge til en modul for læringsledelse. Målet med prosjektet er å tilpasse læringsadministrasjonsprogramvaren til organisasjonens forretningsbehov og integrere den med det eksisterende lønnssystemet.

Omfanget definerer parametrene for prosjektet. Fortsetter med eksempelet på programvareprosjektet; dette prosjektets omfang er begrenset til å bringe på læringsstyringssystemet og integrere det med lønnssystemet. Mange ganger er det nyttig å identifisere ting som er utenfor omfanget for å forstå hva som er innenfor omfanget. For dette prosjektet er det utenfor omfanget å legge til andre moduler. Regnskapsavdelingen kan ikke komme til prosjektleder og be om fakturering, kundefordringer eller leverandørreskontromoduler.

Det er mulig å legge til en modul når prosjektet er definert omfang kryp . Gode ​​prosjektsponsorer og prosjektledere beskytter seg mot scope creep og er svært tilbakeholdne med å legge til scope midt i prosjektet. Å øke et prosjekts omfang øker prosjektets behov for ressurser som tid og penger. I tillegg setter arbeidet med det ekstra omfanget kvaliteten på arbeidsproduktene i fare.

En god prosjektleder

En prosjektleder planlegger arbeid og organiserer ressurser for å få et prosjekt gjort. Denne personen er bindeleddet mellom prosjektsponsoren som setter visjonen og prosjektteamet som gjennomfører den. Når det er hensiktsmessig og i rett tid, henter prosjektlederen inn interessenter å gi innspill.

Prosjektledere har vanligvis følgende egenskaper som hjelper dem å flytte prosjektet videre:

  • Prosjektledere er planleggere. De tenker på arbeidsrekkefølgen og vet hva som må skje etter at teamet har fullført oppgaven. De legger gode planer, men vet også når de skal være fleksible og avvike fra en plan.
  • Prosjektledere er til å stole på. Med suksess avhengig av andres arbeid, trenger prosjektledere at folk stoler på deres gode intensjoner og kompetanse. Tillit er spesielt viktig i forholdet mellom prosjektleder og prosjektsponsor.
  • Prosjektledere pleier å være det utadvendt fordi det store flertallet av arbeidet deres innebærer kommunikasjon.

De holder folk ansvarlige for sine forpliktelser. Her er et eksempel. Et prosjektteammedlems veileder fortalte prosjektlederen at teammedlemmet kunne dedikere fire timer i uken til prosjektet. Dette teammedlemmet har gått glipp av to ukentlige møter på rad og har ikke gjort noen fremgang med de tildelte oppgavene i strukturen for arbeidssammenbrudd. Etter det første ubesvarte møtet møtte prosjektleder teammedlemmet for å diskutere fravær og uteblitt frister. Teammedlemmet sa at han hadde mer presserende prioriteringer. Prosjektlederen mistenkte at dette ikke var sant, så etter det andre tapte møtet møtte prosjektlederen teammedlemmets veileder. Veilederen fortalte prosjektlederen at hun ville sørge for at teammedlemmets oppførsel ville snu.

Engasjerte interessenter

Interessenter i et prosjekt er personer som har en egeninteresse i prosjektets suksess, men som ikke er medlemmer av prosjektteamet. De tenker ikke på prosjektet på daglig basis slik prosjektlederen eller prosjektteammedlemmene gjør, men de ønsker å være med på kritiske beslutninger og generell fremgang mot prosjektets mål.

Interessenter har sine motivasjoner for å holde seg à jour med prosjektaktiviteter, men det er prosjektlederens ansvar å bringe dem inn i folden på måter som fremmer arbeidet mot prosjektets mål. I mange tilfeller innebærer dette en hårfin balanse mellom å få for mye input og å få for lite input. Interessenter kan ikke veie inn i enhver beslutning. Det ville tære på prosjektet og gjøre hver avgjørelse til en kamp. Motsatt kan ikke interessenter stenges ute fordi et vesentlig aspekt ved nesten hvert prosjekt er å tilfredsstille interessenter.

Dedikerte prosjektteammedlemmer

Medlemmer av prosjektteamet utfører arbeidet med prosjektet. Mange ganger blir prosjektteammedlemmer tildelt et prosjekt i tillegg til sine vanlige plikter, noe som betyr at det ikke er noen reduksjon i annet arbeid for å kompensere for tilleggsarbeidet medført av prosjektet. Prosjektledere kan hjelpe teammedlemmer med å forhandle med sine overordnede om dette problemet, men prosjektlederen har ingen kontroll over ansvaret prosjektteammedlemmene har utenfor prosjektet.

Teammedlemmers dedikasjon til prosjektet er svært verdifull. Uten dedikasjon sklir fristene, og arbeidsproduktene er ikke av god kvalitet. Dedikerte teammedlemmer er motivert til å oppnå prosjektets mål i tide, innenfor budsjett og opp til kvalitetsforventninger.