Menneskelige Ressurser

5 ganger når dokking av en fritatt ansatts lønn er lovlig

Problemer som kan påvirke dokking av lønnen til en fritatt ansatt

Leder disiplinerer en unntatt ansatt

•••

Photographer is my life / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

For at du skal klassifisere en ansatt som lønnet fritatt – det vil si unntatt fra reglene i Fair Labor Standards Act, inkludert overtid – må du oppfylle en rekke betingelser. De faktiske oppgavene en ansatt utfører må falle inn under en av unntakskategoriene, for eksempel salg utenfor, ledelse eller et administrativt unntak.

Men en skikkelig stillingsbeskrivelse er ikke det eneste som kreves for at en ansatt skal være fritatt for overtidsbetaling: den ansatte må motta samme lønnsslipp hver lønnsperiode.

Det betyr at enten en ansatt jobber fem timer eller 55 timer i uken, er lønnsslippen den samme. Ledere kan ikke trekke lønn fra en fritatt ansatt når hun tar lange lunsjer eller kommer for sent på jobb.

Men den ansatte har ikke krav på en krone mer i lønnen for å legge ned en 80 timers uke for å overholde en frist. (Bedrifter kan absolutt gi ansatte bonuser, men i situasjoner som involverer tette tidsfrister eller tar opp slakk for en avgående ansatt, bonuser og annen anerkjennelse oppmuntres .)

Denne regelen er hard og rask. Når du begynner å trekke fra en fritatt ansatts lønnsslipp har du nettopp gjorde ham eller henne ikke unntatt . De er nå kvalifisert for overtidsbetaling frem og tilbake. Dette er ikke en feil du vil gjøre.

Men kan du noen gang trekke lønn fra en unntatt ansatts lønnsslipp? Noen få ganger finnes. Her er fem ganger når du kan trekke lønn fra en unntatt ansatts lønnsslipp.

1. Første og siste uke

Du må kun betale ansatte for de dagene de har jobbet den første og siste uken. Hvis lønnsperiodene dine løper mandag-søndag, med en todagers helg, og din ansatte begynner på onsdag, trenger du bare betale henne for onsdag, torsdag og fredag. På samme måte, hvis hennes siste arbeidsdag er onsdag, må du bare betale for mandag, tirsdag og onsdag.

Ellers, hvis en ansatt jobber en deluke, uansett årsak, må du fortsatt betale for hele uken, med mindre den kvalifiserer under et annet tillatt fradrag.

2. Fradrag beordret av en domstol

Dette er ikke reelle fradrag – den ansatte tjener fortsatt like mye penger; det er bare det at lønnsslippen hennes er mindre. Hvis hun er under en rettskjennelse for barnebidrag, underholdsbidrag eller for å betale ned gjeld, kan du (og må) trekke fra det loven krever og gi pengene til hvor enn domstolene gir dem.

Ofte, med disse rettsbestemte fradragene, er ansatte ikke fornøyde med hva du gjør mot dem. Sørg for at du gjør det smertelig klart for din ansatte at du kun følger loven og må gjøre det domstolene har pålagt. Husk at du faktisk ikke legger ned lønnen hennes; du betaler bare noen av regningene hennes automatisk.

3. En hel dag fri (ferie)

Hvis din ansatte har brukt opp all sin ferietid og ønsker å ta en fridag, er det mulig for henne å ta fri. Du trenger ikke betale henne for den dagen hvis avspaseringen er for en fridag uten sykdom. Det tilsvarer en feriedag, ikke en sykedag.

Selvsagt er det opp til deg om du tillater denne ubetalte fridagen eller ikke. Hvis du gir den ulønnede dagen (eller dagene) fri, minn den ansatte om at de ikke skal gjøre noe arbeid på disse fridagene. Å gjøre så mye som 15 minutters arbeid kan utløse berøringsregelen. Fordi fritatt ansatte får samme lønn, uavhengig av antall timer de jobber, betyr det å gjøre 15 minutters arbeid at de får betalt for hele dagen.

Hvis du ikke stoler på at medarbeideren din vil avstå fra å svare på e-poster, ta telefonsamtaler eller gjøre noen minutters arbeid med det prosjektet som kommer neste uke, hold den bærbare datamaskinen på kontoret og slå av e-postene for den aktuelle tiden.

4. En hel dag fri (annet)

I følge U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division, du kan kun trekke en hel dag fri av andre årsaker enn sykdom hvis du ikke bare har en bona fide plan, policy eller praksis for å gi kompensasjon for lønn tapt på grunn av sykdom; å motregne beløp ansatte mottar som jury- eller vitnehonorarer, eller som militærlønn; for straff ilagt i god tro for brudd på sikkerhetsregler av stor betydning; eller for ubetalte disiplinære suspensjoner på én eller flere hele dager pålagt i god tro for brudd på oppførselsregelen på arbeidsplassen.

Med andre ord, du kan ikke bare bestemme deg for å legge til kai for en fritatt ansatts lønn når du har suspendert en ansatt for et regelbrudd.

Du må ha en plan på plass som spesifiserer vilkårene for at du ikke skal betale fritatt ansatte. Ellers er det ulovlig trekk hvis du dokker en fritatt arbeidstakers lønn og den ansatte i det hele tatt har jobbet i løpet av en uke, du har nettopp annullert fritaket.

5. FMLA

Hvis du har en ansatt som er ute i flere uker på FMLA , er det ganske åpenbart at du ikke trenger å betale den fritatte ansatte i løpet av den tiden. Hun har vært borte i hele dager, og det er en del av en bona fide-plan. Men hva med intermitterende FMLA?

Det er når en ansatt er godkjent til å ta noen timer fri om gangen for å håndtere medisinske problemer – enten det er for sine egne problemer eller de til et kvalifisert familiemedlem. Family Medical Leave Act tillater deg spesifikt å trekke fritatt ansattes lønn når de bruker FMLA.

Så hvis din ansatte trenger å ta to ettermiddager i uken for dialyse, trenger du ikke betale dem for den tiden.

Men her er en advarsel om dette fradraget. Fordi fritatt ansatte får betalt for jobben og ikke per time, hvis den ansatte fortsatt jobber hele 40 timer og du trekker en halv dagslønn hver uke når de går til legebesøket, har du juridisk rett, men moralsk sett. og etisk feil.

Generell regel om dokking av en fritatt ansatts lønn

Som hovedregel må du bare huske å ikke trekke noe fra en fritatt arbeidstakers lønn. Dersom den ansatte tar fri noen timer midt på dagen, kommer for sent eller drar tidlig, kan du trekke fra PTO-banken deres, men fortsett med forsiktighet når du gjør dette. Hvis den ansatte er annerledes en god medarbeider som får jobben gjort , ikke straff henne for effektiviteten hun bruker tiden sin med.

Hvis du bestemmer deg for at du vil ha mulighet til å trekke lønn for slik avspasering, husk at det alltid er lovlig å betale folk per time. Hvis du går den veien, er din ansatte nå kvalifisert for overtidsbetaling, uavhengig av om hun oppfyller de andre kvalifikasjonene for fritak. Så ditt ønske om å spare noen få dollar fordi hun tar lange lunsjer vil bli forbigått av den enorme overtidsbetalingen hun får i løpet av den travle sesongen.

Det er viktigst å huske at fritatt ansatte ansettes for å gjøre jobben, ikke for å jobbe bestemte timer. Behandle dem som ansvarlige fagfolk, og sjansen er stor for at alt vil jevne seg ut til slutt.