9 Møtetilretteleggingsferdigheter for ledere
Finn hvordan ledere kan bruke tilretteleggingsferdighetene sine mer effektivt
••• izusek/E+/Getty Images
- Styrk din møtetilrettelegging
- Når ledere tar feil med møter
- Tilretteleggingsferdigheter ledere trenger
- Hvordan planlegge et møte
- Hvordan gjennomføre et møte
- Hvordan løse problemer i et møte
Møter kan enten være muligheter for å dele ideer, diskutere utfordringer og definere handlingsplaner, eller de kan ende opp som uproduktive tidsbrukere. Dessverre, ledere er ofte de viktigste bidragsyterne å møte prosessdysfunksjon. Du trenger ferdigheter for å gjennomføre møter riktig.
Styrke dine møtetilretteleggingsferdigheter
Per definisjon, tilrettelegging betyr, Å gjøre enklere eller mindre vanskelig; hjelpe videre. For at en leder skal legge til rette for et møte (i stedet for å drive det), må de være villige til å gi slipp på makten sin og være åpne for ulike utfall og tilnærminger.
Hvor ledere går galt med møter
Mange ledere tror de vet hvordan de skal gjennomføre et møte. De setter agendaen, snakker alt og tar alle avgjørelsene. Selv om dette kan føles enkelt og effektivt for ledere, er det ofte sløsing med folks tid, og det utnytter ikke det kreative potensialet til teamet.
Faktisk har det motsatt effekt ettersom ansatte har en tendens til å trekke seg tilbake, og henvise til lederen som ønsker å ha ansvaret.
Hvorfor ledere unnlater å involvere ansatte
Det er mange grunner til hvorfor ledere involverer ikke sine ansatte mer i møter. Mens de tre første punktene nedenfor er atferd til dårlige ledere, kan den siste, tilretteleggingsferdigheter, læres og styrkes med øvelse:
- Frykt for å gi slipp
- Den falske troen på at fordi de har ansvaret, må de gi alle svarene
- Mangel på tillit til de ansattes evner eller problemløsningsevner
- Mangel på møtetilretteleggingsevner
Disse ideene for ledere på alle nivåer vil styrke deres møtetilretteleggingsferdigheter for å forbedre møteproduktiviteten.
Ferdigheter ledere trenger å legge til rette for møter
Ordentlig møtetilrettelegging innebærer å få med alle på møtet involvert i å identifisere og løse problemer. Lag vil nesten alltid utvikle seg bedre, mer kreativ løsninger enn noen leder kunne alene. Det er også mer sannsynlig at team støtter implementeringen av løsningene de bidro til å lage. Du kan dele disse møtetilretteleggingsferdighetene ned i tre forskjellige kategorier:
- Planlegger et møte
- Gjennomføring av et møte
- Løse møteproblemer
Hvordan planlegge et møte
Før du starter et møte du trenger en agenda . For et samarbeidsmøte, inviter møtedeltakere til å fortelle deg hvilke problemer teamet må løse eller hvilke endringer teamet må forfølge. Sørg for at emnene er de som gir mulighet for gruppedeltakelse. Å legge til rette for et møte er annerledes enn å presentere informasjon på et møte.
1. Aktiver gruppeinvolvering
Sørg for at du gir god tid til gruppeinvolvering og at du ikke prøver å løse for mange problemer på kort tid. Men for mye tid kan også resultere i en endeløs syklus av godt hva med .... Sørg for at agendaen din oppfyller tiden som er tildelt for møtet. Ferdigheter som trengs inkluderer disse.
- Gruppetilretteleggingsferdigheter
- Møteplanlegging
- Problemløsning
- Beslutningstaking
- Agendautvikling
2. Sørg for riktig logistikk
Velg møtested og tidspunkt nøye. Hvis du prøver å stappe 15 personer inn i et konferanserom med seks stoler, blir møtet en katastrofe. Når folk er ukomfortable, ikke kan se hverandre, ikke kan høre eller er sultne, vil møteresultatene lide.
Lær hvordan du bruker logistikk som en måte å oppmuntre til god deltakelse og fjerne barrierer. Du må planlegge alt dette på forhånd. Å sende noen ut midt i møtet for å bestille smørbrød gjør møtet ditt mindre effektivt. Logistikkplanlegging involverer disse ferdighetene.
- Logistikkplanlegging og erfaring
- Beslutningstaking
- Gjennomtenkt betraktning av andres behov
3. Registrering av møteprotokollen
Den siste kritiske delen av planleggingen av et møte er møteprotokollen . Hvem skal ta dem? Hvem skal distribuere dem? Hvis du ikke har en utpekt administrativ person, bør du vurdere å gjøre dem selv eller rotere ansvaret mellom teammedlemmene. Hvis Jane gjorde referatet forrige uke, er det Johns tur denne uken. Hvis du bruker en tavle eller en flippover for å samle ideer, gi den som skriver nok tid til å dokumentere dem riktig .
- Notatferdigheter
- Dokumentasjonsrelevans
- Forstå mangfold og inkludering
Hvordan gjennomføre et møte
Med din solide agenda, gode beliggenhet og passende forfriskninger er du klar for møtet. For å gjøre møtet ditt til et flott arbeidsmøte (og ikke bare en informasjonsdump), må du demonstrere passende møtetilretteleggingsferdigheter.
For å gjøre dette, bør du fokusere på disse tre komponentene i møtetilrettelegging.
1. Still spørsmål
Gode spørsmål stimulerer til god diskusjon. Artikkelen, 70 fantastiske coachingsspørsmål ved å bruke GROW-modellen ,' tilbyr noen enestående diskusjonspromptere.
- Still spørsmål for å få mer informasjon
- Still spørsmål for å lære om ulike synspunkter
- Still spørsmål for å notere områder av enighet og uenighet
- Still spørsmål for å bekrefte at du virkelig hører nøyaktig hva teammedlemmene bidrar
- Still spørsmål for å finne ut det du deler mening med teammedlemmer
2. Demonstrere aktiv lytting
Aktiv lytting lar deg virkelig og dypt kjenne at du og personen du lytter for å dele mening og har kommet til en gjennomtenkt forståelse av hverandres posisjoner. Når du parafraserer, ser etter forståelse og stiller oppfølgingsspørsmål, oppmuntrer det til mer deltakelse og holder diskusjonen flytende.
- Gjør hodenikk og andre passende bevegelser for å indikere forståelse
- Gjenta det du hørte tilbake til den andre parten slik at du vet at du deler mening
- Still spørsmål for å avklare alt du er usikker på
- Still oppfølgingsspørsmål for å utvide din forståelse ytterligere
- Bruk ord som ah-ha, ja, jeg forstår og lignende for å indikere forståelse
3. Led en skikkelig idédugnad
De fleste tror de allerede vet hvordan man brainstormer . Imidlertid gjør de vanligvis ikke det. I for mange settinger reduseres effektiviteten av idédugnad av dårlig prosessledelse, sterkt sosialt eller politisk press og dårlige tilretteleggingsevner. Mange mennesker har aldri virkelig opplevd kraften i en veldrevet idédugnad.
- Tren på effektive tilretteleggingsferdigheter
- Administrer introduksjonen av ideer fra deltakerne
- Sørg for at alle deltakere har lik mulighet til å snakke
- Administrer konkurrerende samtaler og folk som snakker over hverandre
- Tenk på en effektiv måte å begrense de brainstormede valgene til et håndterbart antall
- Løs eventuelle konflikter som oppstår
Hvordan løse problemer i et møte
Den andre møtetypen krever ulike møtetilretteleggingsferdigheter. Du trenger ikke å møtes hvis alle allerede var enige om løsningen. Dere kommer sammen for å dele informasjon og utvikle svar, og dette betyr at dere må bringe folk sammen. Her er ferdighetene du trenger.
1. Konsensusbyggende ferdigheter
Konsensus betyr ikke at alle må være enige i en beslutning. Det betyr at alle har hatt en mulighet til å dele sine perspektiver (potensielt ved brainstorming) og komme med ideer. Etter dette, nøkkelen til konsensus er at alle teammedlemmer er enige om å støtte retningen selv om det ikke var deres opprinnelige valg.
- Riktig møtetilrettelegging vil lede gruppen fra idédeling til utvikling av en effektiv beslutning .
- Å nå konsensus tar mer tid, men vil vanligvis få sterkere buy-in fra gruppen for øvrig. Husk imidlertid at konsensus ikke er det endelige målet.
- En effektiv beslutning for det aktuelle problemet er den viktigste saken.
Konsensus beslutningstaking ressurs
Se 'A Six-Step Consensus Decision Making Framework' for mer om hvordan du leder et team gjennom en konsensus beslutningstaking prosess.
2. Konfliktløsning ferdigheter
Når det er et rom fullt av mennesker involvert i å løse et problem, konflikt er uunngåelig . Faktisk blir konflikt over oppgaven eller problemstillingen sett av teamforskere som en del av prosess for effektiv beslutningstaking . En leder må lære hvordan utnytte konfliktens kraft på en positiv måte.
- Administrer diskusjonen for å lytte til alle synspunkter
- Led diskusjonen for å identifisere områder med enighet og uenighet
- Bruk tilretteleggingsferdigheter for å få enkelte deltakere til å føle seg hørt
3. Ikke-verbale kommunikasjonsferdigheter
Mens forskere krangler om de nøyaktige prosentene, er de fleste enige om at mer enn 50 % kommunikasjon er ikke-verbal .
- En leder må kunne lese gruppens tone og kroppsspråk å vurdere nivået av engasjement, åpenhet og engasjement.
- Din forståelse av ikke-verbal kommunikasjon kan hjelpe deg med å se når det er ekte enighet versus muntlig enighet bare for å fullføre møtet.
- Vær oppmerksom på kroppsspråk som en måte å oppleve den totale kommunikasjonsstemmen til et individ eller et team.
Bunnlinjen
Tid er en verdifull ressurs i livet og på jobben. Prøv å administrere møter for optimal effektivitet og effektivitet. Å lære, øve og bruke de ni tilretteleggingsferdighetene identifisert ovenfor er et flott sted å begynne.