Jobbintervjuer

Intervjuspørsmål og svar med administrativ assistent

Administrativ assistent på telefon

••• AAGAMIA / Bildebanken / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Når du intervjuer for en jobb med administrativ assistent , vil intervjueren ønske å lære om hvor relevante kvalifikasjonene dine er for stillingen og hvordan du vil passe inn i selskapet og avdelingen.

For jobben krever begge deler administrativt og mellommenneskelig ferdigheter, vil ansettelsesledere ofte spørre om de spesifikke egenskapene du har som kvalifiserer deg til stillingen, samt dine mindre kvantifiserbare personkunnskaper.

Forbereder til intervju

En av måtene å forberede seg på er å analysere stillingsbeskrivelsen for å prøve å få en følelse av om det er en bestemt ferdighetssett som stillingen fokuserer på.

Er det for eksempel vekt på reiseplanlegging, prosjektkoordinering, dag-til-dag møteplanlegging, personlig assistanse eller noe annet?

Sørg for å understreke din mest relevante erfaring når du svarer jobbspesifikke intervjuspørsmål .

Lag en liste over ferdighetene som er nevnt i stillingsannonsen, og legg gjerne til noen andre som du tror vil være aktuelle også. Ta så en titt på dine egne administrative og kontorferdigheter, og matche dine kvalifikasjoner til jobben .

Dette vil hjelpe deg å skreddersy svarene dine på den mest relevante måten til den spesifikke stillingen.

1:14

Se nå: Slik svarer du på 4 vanlige spørsmål for administrative jobber

Tips for å håndtere intervjuet

Det er viktig å være klar over at diskusjonen sannsynligvis vil gå utover mellommenneskelig myke ferdigheter , for eksempel dine kommunikasjonsevner, organisasjonsevner eller aktualitet. Du bør være klar til å snakke om harde ferdigheter også.

Vær forberedt på å diskutere programvareprogrammer

Siden mange administrative assistentstillinger krever hyppig bruk av spesifikk programvare, må du kanskje diskutere de ulike programmene du har jobbet med, hvordan du har brukt disse programmene og ekspertisenivået ditt.

Jeg elsker å bruke teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til å undervise kolleger som kanskje ikke er så flinke til å bruke systemer. I min siste jobb i Kent Associates meldte jeg meg frivillig til å gjennomgå prosjektstyringssystemer for teamet av fagfolk jeg støttet. Sjefen min godkjente anbefalingen min, og vi tok inn et nettbasert system, Asana, som hjelper oss med å spore prosjekter og dele informasjon på en nettplattform.

Utvide

Jeg er den beste personen på kontoret for PowerPoint-lysbilder og liker å hjelpe selgerne våre til å imponere kunder med presentasjonene deres. Jeg er også en avansert bruker av Excel og lager komplekse makroer for å utarbeide budsjettprognoser for prosjektforslag.

Utvide

Svarene dine vil være mer imponerende hvis du gir spesifikke anekdoter som eksemplifiserer din beherskelse av administrative verktøy og prosesser.

Vær klar til å diskutere administrative prosesser

Du bør være forberedt på å diskutere din arbeidsflyt og administrative prosesser i tidligere stillinger. Som administrativ fagperson bør det være nei tviler på at du er organisert og detaljorientert. Intervjueren din vil gjerne vite det hvordan du manifesterer disse egenskapene i din daglige arbeidsflyt.

Organisasjonsevner og oppmerksomhet på detaljer er blant mine sterkeste eiendeler. Jeg har trivdes i situasjoner hvor jeg kan bringe orden i komplekse prosjekter. For eksempel støttet jeg tidligere åtte fagfolk som planla salgsfremmende arrangementer for klienter. Jeg utviklet en mal for å spore mål og fremgang for hvert prosjekt og satte den opp på en delt stasjon slik at alle involverte ansatte kunne spore fremgangen deres angående teamets prosjekter og hendelser.

Utvide

Da jeg jobbet for Alfred Group, laget jeg en prosedyremanual som skisserte trinnene som kreves for å behandle lånesøknader, og lastet den deretter opp på nettet slik at alle låneansvarlige kunne følge de samme prosedyrene.

Utvide

Svar alltid positivt

Vær oppmerksom på oppførselen din gjennom hele intervjuet. Smil, hold øyekontakt med intervjueren din, og snakk med en entusiastisk (men likevel rolig og selvsikker) tone.

Siden administrative assistenter ofte har svært tett kontakt med personene de jobber for, er det viktig å være positiv, profesjonell og høflig til enhver tid.

Utvide

Du vil at intervjueren ikke skal være i tvil om at det vil være en hyggelig opplevelse å jobbe med deg.

Jeg jobbet i resepsjonen i byrået vårt, og det var avgjørende at jeg gjorde et positivt førsteinntrykk for både nåværende og potensielle kunder. Jeg er en naturlig 'kan gjøre'-person, og mine anmeldelser har jevnlig hyllet min kundeserviceorientering.

Utvide

Selskapet undersøker kunder etter interaksjoner, og navnet mitt dukker konsekvent opp som en medarbeider som er hjelpsom, hyggelig og profesjonell. Sjefen min har kommentert hvor ofte klienter spør etter meg når de ringer kontoret for å få hjelp.

Utvide

Intervjuspørsmål og svar med administrativ assistent

Mens du forbereder deg, kan det være nyttig å gå gjennom spørsmål du kan bli spurt om. Tenk litt over hvordan du kan formulere et svar, fremhev spesifikke erfaringer og suksesser fra tidligere jobber.

  • Hvilke datakunnskaper har du, og hvilke programmer er du komfortabel med å bruke? - Beste svar
  • Er du komfortabel med å bruke en telefon med flere linjer og håndtere et høyt volum av telefonsamtaler? - Beste svar
  • I dette selskapet liker vi å tenke på oss selv som et team som jobber sammen mot de samme målene. Hva synes du om å jobbe i et teammiljø? - Beste svar
  • Hvordan ville du føle deg med å veilede to eller tre andre ansatte? - Beste svar
  • Hva er din største styrke, og hvordan ville det hjelpe deg med å prestere i denne stillingen? - Beste svar
  • Hva er din største svakhet? - Beste svar
  • Hvordan takler du stress og press? - Beste svar
  • Hvordan var det å jobbe for veilederen din? - Beste svar
  • Hva forventer du av en veileder? - Beste svar
  • Foretrekker du å jobbe selvstendig eller i team? - Beste svar
  • Jobber du godt med mennesker? - Beste svar
  • Gi noen personlige eksempler på teamarbeid. - Beste svar
  • Resepsjonistintervjuspørsmål: - Liste over spørsmål

Spørsmål å stille intervjueren

Du bør også gjøre noen forskning om selskapet , og vær forberedt på å stille relevante spørsmål når muligheten byr seg.

Det kan være nyttig å komme med noen spørsmål på forhånd som du kan stille, eller diskutere videre, hvis du ikke fikk sjansen tidligere i intervjuet.

Ofte vil dette være mot slutten av intervjuet, så det er viktig å gi intervjueren(e) et godt inntrykk. En fin måte å gjøre det på er å vise din interesse og forberedelse til jobbintervjuet ved å knytte inn spørsmål du ble stilt med noen egne spørsmål.

  • Hva er ansvaret for denne stillingen?
  • Kan du beskrive en typisk dag(uke) på denne avdelingen?
  • Hva er styrkene i denne avdelingen? Hva er svakhetene?
  • Hva ville dine tidligere assistenter si var den beste delen av å jobbe for deg? Hva ville de si var det verste?
  • I hvilken retning ser du at selskapet går de neste fem årene? Føler du at det er noen trusler mot suksessen?
  • Hvorfor forlot din siste assistent stillingen? Hva var hans/hennes styrker? Hva var hans/hennes svakheter? Hva gjør han/hun nå?
  • Hvilke egenskaper hadde din beste assistent? Hva med din verste assistent?
  • Hvor ofte utføres ytelsesvurderinger? Hvem leder dem?
  • Hvilke ferdigheter er viktigst for deg i en administrativ assistent?
  • Hvordan belønner og oppmuntrer du menneskene som jobber i avdelingen din?
  • Er det noen pågående produksjonsproblemer i denne avdelingen?
  • Hvordan har du håndtert personalproblemer tidligere?
  • Hva er noen av de største utfordringene for en person i denne stillingen?
  • Hva er det mest givende ved denne stillingen, etter din mening?
  • Støtter du (Styrker bedriften/avdelingen) medlemskap i fagforeninger, og kontinuerlig faglig utvikling?
  • Hva vil du beskrive som rollen til det administrative personalet på dette kontoret?
  • Er det forventet overtid eller helgetimer?
  • Hva liker du best med å jobbe for dette selskapet? Er det noen endringer du vil gjøre?
  • Hva liker du minst med å jobbe her?
  • Oppfordrer du avdelingen til å jobbe som et team, eller konsentrere deg mer om individuelle bidrag?

Vær forberedt på flere jobbintervjuspørsmål

I tillegg til jobbspesifikke intervjuspørsmål, vil du også bli stilt mer generelle spørsmål om ansettelseshistorie, utdanning, styrker, svakheter, prestasjoner, mål og planer.

Her er en liste over de vanligste intervjuspørsmålene og eksempelsvar.