Jobbsøking

Eksempel på CV og skrivetips for administrativ assistent

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse Nærbilde av kvinne

nortonrsx / Getty Images

En effektiv kontorsjef eller administrativ assistent holder alt på kontoret i orden, fra tidsplaner til forsyninger og mye mer. Ofte er folk i denne rollen fiksere: Hvis de ikke vet svaret på et spørsmål, vet de hvem som kan hjelpe. De er også dyktige til å løse problemer (sammen med å forhindre dem). Kontorledere kan også føre tilsyn med ansatte.

I en CV rettet mot administrative assistentstillinger, vil du legge vekt på din ledelse, administrative, organisatorisk , og kommunikasjons ferdigheter .

Avhengig av bransje, annet spesialiserte ferdigheter kan være viktig å nevne også. Her er en liste over toppferdigheter for kontorledere .

Hva du skal inkludere i en CV for administrativ assistent

Det er mange typer CV , og måter å formatere dokumentet . Vurder hvilke alternativer som er mest fornuftige for deg. Generelt, a kronologisk CV vil vanligvis være det beste valget – hvis du imidlertid ikke har mye erfaring, eller har vært borte fra arbeidslivet en stund, en funksjonell CV kan være å foretrekke.

  • Alle CVer bør inneholde seksjoner for kontaktinformasjon , erfaring , og utdanning .
  • Siden du vil sørge for å understreke begge deler myke og harde ferdigheter , kan det være nyttig å inkludere en ferdigheter seksjon. På den måten kan du sørge for å navnsjekke programvarekunnskapen din.
  • Det kan også være lurt å inkludere en profil , sammendrag , eller objektiv delen øverst på CV-en. Dette er en god måte å gi en oversikt over din relevante erfaring og talenter når det kommer til rollen.

Du vil bruke CV-en din til å selge deg selv som kandidat. Sørg for at hver seksjon jobber mot det målet, og bidrar til å vise hvordan du har ferdighetene og erfaringen som trengs for å prestere godt i rollen.

Tips for å skrive CV

Overveldet? Her er hva du bør huske på når du setter sammen din CV:

  • Vurder dine ferdigheter: Du kan skrive ned en liste for å starte. Se også på stillingsannonser for å få en følelse av hva som etterspørres.
  • Kvantifiser prestasjonene dine: Mål å gå lenger enn å beskrive det daglige arbeidet ditt i roller. Sett heller inn stillingsbeskrivelser på CV-en i form av hva du klarte å få til (f.eks. overhalt faktureringssystemet, lansert et internkommunikasjonsnyhetsbrev osv.). Når det er mulig, bruk tall og prosenter for å kvantifisere disse opplevelsene.

Ved hjelp av handlingsord i beskrivelsene dine vil også bidra til å gjøre dem mer overbevisende.

  • Korrekturles nøye: Når du har fullført et utkast til CV-en din, korrekturles den nøye . Du vil være sikker på at det ikke er skrivefeil eller feil, og at all formatering er konsistent. Det kan være nyttig å få en venn eller et familiemedlem til å vurdere også for et nytt sett med øyne.

Se gjennom et CV-eksempel

Her er et eksempel på en CV for en kontorsjef eller administrativ assistent. Ikke kopier CV-en nøyaktig; bruk den i stedet som inspirasjon mens du skriver og formaterer din egen versjon.

Å skrive en CV - spesielt hvis du starter fra bunnen av - kan være en utfordring. Gjennomgang av denne eksempel-CV vil vise deg hvordan du organiserer informasjon, samt illustrerer hva slags detaljer du skal dele.

Etter å ha lest eksempel-CV-en, finner du en liste over nøkkelord for administrativ assistent, som du kan bruke i ferdighetsdelen og andre steder i CV-en. Her er tips om hvordan du inkluderer disse søkeordene .

Eksempel på CV for administrativ assistent/kontorsjef

John-søker
Hovedgaten 123
Albany, NY 12345
(111) (111 -1111)
John.Applicant@email.com

Erfaring

Kontorsjef
National Painting Society , New York, NY
juni 2020 – i dag
Vedlikeholde kontorbibliotek, inkludert katalogisering, distribusjon og journalføring. Vedlikeholde inventar og ordreverktøy for kontorfunksjonalitet. Administrer medlemmer, inkludert e-postpåminnelser, medlemsliste og oversikt over økonomiske kontingenter; bistå med planlegging og gjennomføring av alle samfunnsarrangementer.

  • Co-utviklet en forbedret, strømlinjeformet nettside for nye brukere, og mottok positive tilbakemeldinger fra alle spurte brukere.
  • Administrerte sommerpraktikanter, inkludert intervjuer, delegering av oppgaver og planlegging.

Administrativ assistent
Saratoga Springs rådhus , Saratoga Springs, NY
september 2015 – juni 2020
Assisterte hundrevis av kunder daglig via e-post, telefon og personlig; ansvarlig for å lede kunder til riktig avdeling og svare på alle generelle spørsmål. Utførte arkivering og databehandling, samt utarbeidet og redigere korte kontornotater. Assisterte med alle andre kontoradministrative oppgaver.

  • Undersøkte og ledet anskaffelse av ny programvare for kontoradministrasjon som betydelig strømlinjeformet administrative prosesser.

Kontor assistent
Registrar, ABC College , Saratoga Springs, NY
september 2014 – mai 2015
Lagt alle data inn i registrardatabasen. Planlagte avtaler og assistert studenter med registrering og å finne informasjon.

  • Mottok pris for fremragende arbeidsmoral i april 2015.

utdanning

ABC College, Saratoga Springs, NY
mai 2015
Bachelor of Arts i engelsk, avdelingsutmerkelser
Bifag i bedriftsøkonomi

ferdigheter

  • Erfaring med å holde kontorbudsjett
  • Evne til å jobbe med flere operativsystemer, inkludert Windows, Mac OSX og Linux
  • Erfaring med HTML, CSS og JavaScript
Utvide

Administrative Assistant Nøkkelord for CV

Bruk disse søkeordene og søkeordsetningene når du skriver CV og følgebrev for å sikre at søknaden din blir lagt merke til av ansettelsesledere.

Lederegenskaper

Posisjoner deg selv til å påta deg tilsynsansvar ved å nevne noen av følgende lederegenskaper i din CV og følgebrev:

  • Kontrollere utgifter
  • Effektiviteter
  • Forbedrer kvalitet
  • Prioritering av oppgaver
  • Problemløsning
  • Oppgaveoppdrag
  • Kvalitetskontroll
  • Sparer penger
  • Tar initiativ

Administrative ferdigheter

Her er de vanligste administrative ferdigheter som arbeidsgivere søker etter jobbkandidater:

  • Nøyaktighet
  • Tilpasningsevne
  • Nøyaktig
  • Lage attraktive presentasjonslysbilder
  • Opprette komplekse makroer
  • Pålitelighet
  • Grafisk design
  • Identifisere optimale leverandører
  • Opprettholde konfidensialitet
  • Administrere databaser
  • Microsoft Access
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Word
  • Produserer et høyt volum av arbeid
  • Korrekturlesing av dokumenter
  • Nettsidedesign

Organisatoriske ferdigheter

Evnen til å organisere filer, data, tidsplaner, prosesser og prosjekter er kjennetegnet til en talentfull administrativ assistent eller kontorsjef. Prøv å liste noen av disse ferdighetene i jobbsøknaden din, sammen med eksempler:

  • Melder alltid til jobb i tide
  • Forutse behovene til veiledere
  • Konsekvent overholde tidsfrister
  • Svært organisert
  • Sjonglering med konkurrerende prioriteringer
  • Lære ny teknologi raskt
  • Orkestrere arrangementer
  • Organisering av møter
  • Tjener flere veiledere
  • Effektivisering av prosesser
  • Tidsfordriv

Kommunikasjons ferdigheter

Administrative assistenter skal kunne kommunisere, både i tale og skrift, på tvers av organisasjonsnivåer og med kunder. Ettertraktede språk- og mellommenneskelige kommunikasjonsferdigheter inkluderer:

  • Roliggjør misfornøyde kunder
  • Å komponere effektiv korrespondanse
  • Kundeservice
  • Utmerket beherskelse av det engelske språket
  • Forklarer tydelig
  • Hils besøkende hjertelig
  • Personlig telefonoppførsel
  • Løsning av klager
  • Screening av samtaler og besøkende
  • Verbal kommunikasjon

Myke ferdigheter

Myke ferdigheter er de personlige og mellommenneskelige talentene som gjør folk i stand til å jobbe godt med andre. I motsetning til de harde ferdighetene som er diskutert ovenfor, er de vanligvis medfødte snarere enn ervervede, selv om du sikkert kan styrke ens myke ferdigheter med øvelse.

Viktige myke ferdigheter for administrative assistenter og kontorledere inkluderer: pålitelighet, vennlighet, fleksibilitet, nitid, presisjon, profesjonell påkledning og væremåte, en solid teamorientering, evnen til å trives under press, unflappability, komfort i å jobbe selvstendig og en positiv holdning.