Ledelse Og Ledelse

Grunnleggende prosjektledelse 101

Prosjektleder i planleggingsmøte

••• Maskot / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Prosjektledelse er en av de mest kritiske komponentene i en vellykket virksomhet. Det påvirker inntekter og forpliktelser, og det samhandler til slutt med kunde- eller klienttilfredshet og oppbevaring. Din bedrift kan ha bare ett prosjekt på gang om gangen, mens andre større selskaper og enheter kan sjonglere flere prosjekter samtidig. Prosjekter er i sin natur midlertidige.

Prosjekter er et middel mot et mål, og målet vil til slutt nås. Bedriften din kan gå videre til et annet prosjekt ... eller ikke. Det kan ha vært et engangsmål.

Prosjekter skaper et voksende behov i arbeidsstyrken. Project Management Institute estimerte at i løpet av perioden 2010–2020 ville det bli lagt til mer enn 15 millioner nye prosjektlederstillinger over hele verden.

Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse er ikke hele driften av din bedrift. Det er bare ett segment, et spesifisert prosjekt med en detaljert plan hvordan du og din bedrift skal nå det målet. Det er en plan detaljert i en rekke trinn, hver av dem like viktige som de andre. Du må oppnå en for å gå videre til den neste.

Tenk på prosjektledelse som en stige du må klatre. Du kan ikke hoppe til toppen. Du må ta det trinn for trinn for maksimal effektivitet. Teamet ditt må bruke verktøyene som er gjort tilgjengelige for dem, samt deres ekspertise og kunnskap for å utføre hvert trinn og gå videre til neste.

Det er lett nok å si at du vil komme deg til boks A, så du skal ta 25 skritt i den retningen. Men du må også ta hensyn til tid i prosjektplanen din, og du må mest sannsynlig jobbe innenfor et budsjett. Du kan krype de 25 trinnene, eller du kan jogge. Det avhenger av hvor raskt du må komme dit for en vellykket gjennomføring av prosjektet. Du kan spare penger ved å reise til fots, eller du kan leie en sjåfør. Det avhenger av budsjettet du har dedikert til prosjektet.

Det er ingen helhetlig tilnærming, system eller plan. Hvert prosjekt du og din bedrift tar tak i, vil mest sannsynlig ha sin tidslinje, mål og budsjett. Derfor er det så viktig å ha en kunnskapsrik, dyktig prosjektleder på plass for å kjøre showet.

Elementene i et prosjekt

En vellykket prosjektleder må administrere fire grunnleggende elementer i et prosjekt samtidig. Disse elementene henger sammen.

  • Omfang: Dette involverer prosjektets størrelse, mål og krav.
  • Ressurser: Du trenger folk, utstyr og materialer på plass.
  • Tid: Dette handler ikke bare om hvor lang tid prosjektet totalt sett vil ta. Det må brytes ned i oppgavevarighet, avhengigheter og kritisk vei.
  • Penger: Ha et godt grep om kostnader, uforutsette utgifter og fortjeneste.

Det viktigste elementet: Omfang

Prosjektomfanget er definisjonen av hva prosjektet skal oppnå og budsjettene for tid og penger som er opprettet for å nå disse målene. Enhver endring i omfanget av prosjektet må ha en tilsvarende endring i budsjett, tid, ressurser eller alle tre.

Hvis prosjektomfanget er å bygge en bygning for å huse tre widgets med et budsjett på $100 000, forventes prosjektlederen å gjøre det. Hvis omfanget endres til en bygning for fire widgets, må prosjektlederen få en passende endring i tid, penger og ressurser.

Ressurser

Det er tre aspekter ved å forstå og administrere ressurser: mennesker, utstyr og materiell.

En vellykket prosjektleder må forvalte effektivt ressursene som er tildelt prosjektet, inkludert medlemmer av prosjektgruppen , leverandørpersonale og underleverandører . Han må sørge for at hans ansatte har ferdighetene og verktøyene de trenger for å fullføre jobben, og han må kontinuerlig overvåke om han har nok folk på plass til å fullføre prosjektet innen fristen. Hans jobb er å sikre at hver person forstår oppgaven og prosjektfristene.

Seniormedlemmet i hver gruppe ansatte rapporterer til prosjektlederen når han leder direkte ansatte, men ansatte kan også ha en linjeleder som gir teknisk veiledning. I en matrisestyringssituasjon som et prosjektteam, er prosjektlederens jobb å gi prosjektretning til linjelederne. Å administrere arbeidsunderkontrakter betyr vanligvis å administrere teamlederen for underleverandørene, som igjen administrerer disse arbeiderne.

En prosjektleder må ofte anskaffe utstyr og materialer og administrere bruken av dem også slik at teamet kan operere effektivt. Han er ansvarlig for å ha riktig utstyr og materialer på riktig sted til rett tid.

Tid

De tre elementene i vellykket tidsstyring er oppgaver, tidsplan og kritisk vei.

Bygg prosjektplanen ved å liste opp, i rekkefølge, alle oppgavene som må fullføres. Noen må gjøres sekvensielt mens andre kan overlappe eller gjøres i tandem. Tilordne en varighet til hver oppgave. Tildel de nødvendige ressursene. Bestem forgjengere - hvilke oppgaver som må fullføres før andre - og etterfølgere, oppgavene som ikke kan starte før etter at hver annen oppgave er fullført. Dette aspektet ved prosjektledelse blir noen ganger referert til som fossefallshåndtering fordi en oppgave følger en annen i mer eller mindre sekvensiell rekkefølge.

Prosjektstyringsprogramvare kan forenkle oppgaven med å lage og administrere prosjektplanen.

Noen oppgaver har litt fleksibilitet i de nødvendige start- og sluttdatoene. Dette kalles 'float'. Andre oppgaver har ingen fleksibilitet. De har null flyte. En linje gjennom alle oppgavene med null flyt kalles kritisk bane . Alle oppgaver på denne banen – og det kan være flere parallelle veier – må fullføres i tide hvis prosjektet skal komme inn innen fristen. Prosjektlederens viktigste tidsstyringsoppgave er å overvåke den kritiske veien.

Penger

De tre hensynene ved forvaltning av penger er kostnader, uforutsette utgifter og fortjeneste.

Hver oppgave har en kostnad, enten det er arbeidstimene til en dataprogrammerer eller kjøpesummen for en kubikkmeter betong. Hver av disse kostnadene estimeres og summeres ved utarbeidelse av prosjektbudsjett .

Noen estimater vil være mer nøyaktige enn andre. Prosjektbudsjettet bør derfor inkludere en beredskapsgodtgjørelse - penger satt av i budsjettet 'bare i tilfelle' den faktiske kostnaden for en vare er veldig forskjellig fra estimatet.

Fortjeneste er pengene selskapet ønsker å tjene på oppgaven. Det legges på toppen av kostnadene.

Så et prosjektbudsjett er sammensatt av den estimerte kostnaden, pluss beredskapen, pluss eventuell fortjeneste. Prosjektlederens jobb er å holde den faktiske kostnaden på eller under den estimerte kostnaden og å maksimere fortjenesten selskapet tjener på prosjektet.

Prosjektledelse er en kunst og en vitenskap

Vellykket prosjektledelse krever øvelse. Disse ideene kan gi deg en grunnleggende forståelse av prosjektledelse, men betrakt det bare som en begynnelse. Hvis jobben eller karriereveien din inkluderer prosjektledelse, og hvis du ønsker å forbedre ferdighetene dine, snakk med vellykkede prosjektledere, les og øv. Prosjektledelse kan være en svært givende karriere.