Brev Og E-Poster

Beste brev- og e-posthilsener og hilsener

Forretningskvinne Arbeider Ved Skrivebord På Kontor

••• Prathan Chorruangsak / EyeEm / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Å starte et brev med riktig tone er viktig i formell skriftlig eller e-postkorrespondanse, for eksempel et følgebrev eller en takkebrev . Det er derfor hilsenen du bruker i denne korrespondansen er viktig.

Gjør deg kjent med vanlige hilsener for å hjelpe deg med å formidle riktig nivå av fortrolighet og respekt i enhver profesjonell situasjon.

Generelle retningslinjer for valg av hilsener

Hilsen er en hilsen i begynnelsen av et brev eller en e-postmelding. Siden hilsenen er det første en rekrutterer, ansettelsesleder eller en annen forretningskontakt vil se, er det viktig at hilsenen setter en tone som tolkes som passende av mottakeren.

Egnethet avhenger av:

  • Hvor godt kjenner du mottakeren
  • Enten du sender et skriftlig eller trykt brev eller en e-post
  • Type brev du sender

Generelt, jo bedre du kjenner personen og jo mer tilfeldig korrespondansen er, desto mindre formell hilsen kan du bruke.

Hilsener i e-poster er vanligvis mindre formelle enn de i skrevne eller trykte brev.

Formelle brevhilsener

Hilsen (eller god morgen, god ettermiddag): Vurder disse alternativene som en litt mer formell versjon av 'Hei' og 'Hei'. De passer for formelle skrevne eller trykte brev og e-poster til personer du ikke kjenner (eller bare kjenner på en tilfeldig basis). Vurder for eksempel å bruke dem når du sender et nyhetsbrev til en annen avdeling.

Kjære: Denne hilsenen passer for de fleste typer formell skriftlig eller e-postkorrespondanse. Du kan bruke den enten du kjenner personen eller ikke og om mottakeren av brevet er en veileder eller en bedriftsbekjent. 'Kjære' brukes ofte i følgebrev, oppfølgingsbrev og oppsigelsesbrev til arbeidsgivere. Arbeidsgivere bruker det også i aksept- og avslagsbrev til jobbsøkere.

Til den det måtte gjelde: Dette brukes i formell skriftlig eller e-postkorrespondanse når du ikke har en måte å kjenne den spesifikke personen du skriver til. Du kan bruke ' Til den det måtte gjelde ' når gjøre en forespørsel om en jobb du ønsker å søke på eller når du søker på en jobb, men du vet ikke navnet på personen som leder kandidatsøket.

Uformelle brevhilsener

Hallo: Mens det er en universell hilsen, er 'Hei' vanligvis bare passende i e-postkorrespondanse. Også der skal den kun brukes i tilfeldig korrespondanse med personer som du allerede har etablert et profesjonelt forhold til (for eksempel et takknemlighetsbrev til en veileder).

hei: Denne uformelle variasjonen er bare passende i den mest uformelle e-postkorrespondansen med folk du kjenner godt. Vurder for eksempel å bruke det i et takkebrev til en nær kollega.

Gjør en innsats for å finne navnet på en spesifikk i avdelingen som du er interessert i å kontakte. (Prøv å bruke et firmanettsted eller LinkedIn for å finne en spesifikk kontakt.) Å bruke personens navn gir et personlig preg på meldingen.

Hvordan følge en hilsen

Etter åpningsbegrepet som formidler din kjennskap til personen (som 'Kjære'), inkluderer du enten mottakerens æresbevisning og navn (som 'Mrs. Hudson' eller 'Doctor Zhivago'), et navn (første eller første og siste, for eksempel 'Abby' eller 'Peter Parker'), eller en generisk tittel ('Sir' eller 'Madam'), avhengig av forholdet ditt til mottakeren.

Når du kjenner personen godt

Hvis du kjenner personen godt nok til å være på fornavn (for eksempel en nåværende kollega eller veileder), følg hilsenen med kun fornavnet.

Når du ikke kjenner personen

Hvis du ikke kjenner personen godt, bruk Mr./Ms. Etternavn, eller Mr./Ms. Fornavn Etternavn. Hvis kontakten din har et kjønnsnøytralt navn (som Taylor Brown) og du er usikker på om du henvender deg til en kvinne eller en mann, følg åpningsbegrepet med personens fulle navn ('Kjære Taylor Brown').

For en potensiell arbeidsgiver

For en potensiell arbeidsgiver eller arbeidsleder, bruk alltid Mr. or Ms. (Fru eller Frk er passende bare når du vet om kvinnen er gift eller singel) med mindre du har blitt spesifikt bedt om å bruke personens fornavn.

Generiske hilsener

Hilsningene 'Dear Sir or Madam' eller 'To Whom It May Concern' kan tolkes som utdaterte av noen, men det er bedre å ta feil på siden av konservatisme når du adresserer korrespondanse i forretningsforhold. Det skader vanligvis ikke å være for formell, mens profesjonaliteten din kan stilles spørsmål ved hvis du velger en uformell hilsen.

Omtaler kjønn

Du kan bruke den riktige kjønnstittelen (som «Sir» eller «Madam») hvis du vet kjønnet til personen, men ikke navnet. Selv om du alltid bør adressere brevene dine så spesifikt som mulig, hvis du ikke kan finne personens kjønn, kan du bruke deres for- og etternavn: Kjære Rory Smythe. Bruk 'Dear Sir or Madam' som en siste utvei.

Henvender seg til flere personer

Når du henvender deg til flere personer, er hilsenene og hilsenene ovenfor fortsatt passende. Du bør imidlertid inkludere navnene på alle mottakerne hvis det er tre eller færre navn.

Du kan skrive «Hei, Rick og Jen» eller «Kjære Mary, Bob og Sue». Men hvis det er mer enn tre navn eller du foretrekker en gruppehilsen, bruk 'Alle' eller 'Team' etter navnet ('Hei alle sammen' eller 'Kjære lag').

Punkterende hilsener

På slutten av hilsenen bør du slå på enten komma eller kolon. For eksempel er alt av følgende akseptable:

  • Kjære fru Brown:
  • Kjære fru Brown,
  • Kjære Sarah:
  • Kjære Sarah,

Når det er sagt, er kolon det mer formelle alternativet, noe som gjør det egnet for både skriftlig og e-postkorrespondanse. Derimot er kommaet et litt mer uformelt valg, noe som gjør det mer egnet for e-poster eller tilfeldige skrevne eller trykte brev.

Balansen/Melissa Ling

Når skal du bytte til mindre formelle hilsener

Husk at visse åpningsord som kommuniserer en profesjonell tone i din første korrespondanse kan formidle en stiv tone hvis de brukes i påfølgende meldinger, da vil du kjenne personen bedre.

Vurder å reservere formelle termer som 'Kjære' eller 'Hilsen' for det første kontaktpunktet og deretter bytte til mer kjente hilsener og hilsener (som Hei igjen) i påfølgende e-poster.

På samme måte endre hilsener etter hvert som forholdet ditt til en forretningskontakt blir dypere. For eksempel, når en potensiell arbeidsgiver blir arbeidsleder, kan du gå over fra «Kjære» til «Hei». Og hvis kontakten din kvitterer med fornavnet sitt og adresserer deg med fornavnet ditt, kan du gjengjelde.

Lage effektive bokstaver

En hilsen er en viktig komponent i formell korrespondanse som trekker mottakeren inn og setter en profesjonell tone. Imidlertid er det mer å lære om å skrive forretningsbrev utover hvilken hilsen du skal bruke.

Å forbedre dine generelle ferdigheter i brevskriving vil hjelpe deg med å lage en overbevisende del av brevet slik at du kan få det intervjuet, sende et passende takkebrev og til slutt vinne over forretningskontakter. Henviser til eksempler på forretningsbrev kan hjelpe deg med å evaluere og perfeksjonere dine brevskrivingsferdigheter.

Hilsen setter tonen. Velg en passende basert på kommunikasjonsmåten, hvor godt du kjenner mottakeren og hvilken type brev du sender.

Når det er mulig, bruk personens navn. Hvis du ikke finner ut hva det er, er 'To Whom It May Concern' eller 'Dear Sir or Madam' passende.

Over tid kan hilsener bli mindre formelle. Når du korresponderer med noen, kan 'Dear Mr. Smith' skifte til 'Hei igjen, Bob.' Følg ledelsen til personen du kommuniserer med. Når du er i tvil, er det bedre å ta feil av å være for formell i stedet for for uformell.

Artikkelkilder

  1. Cambridge ordbok. ' Hilsen .' Åpnet 22. mai 2020.