Menneskelige Ressurser

Beste praksis for ansattes personellfiler

Hver type personellfil har utpekt, passende innhold

En ung kvinne snakker i telefonen med en mappe i hånden.

••• Heltebilder/Heltebilder/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Det er en god idé for en arbeidsgiver å opprettholde en personalmappe for hver ansatt. Dokumentasjon av ansettelseshistorie, registreringer av bidrag og prestasjoner, disiplinærvarsel , kampanjer , ytelsesutviklingsplaner , og mye mer, hører hjemme i en personalmappe. Ansvarlige, forsiktige arbeidsgivere oppbevarer også mer enn én personalmappe, siden hver filtype har innhold som er passende for deres formål.

Arbeidsgiveren har gode grunner til å oppbevare flere personalmapper – noen lovlige og noen for beste praksisformål. Dokumentasjon er nødvendig slik at arbeidsgiveren har en nøyaktig oversikt over en ansatts ansettelseshistorie. Dokumentasjon underbygger arbeidsgivers beslutninger og kan beskytte arbeidsgiveren i en rettssak – bevart på riktig måte.

De innholdet i personalmappen gi en historisk oversikt over viktige hendelser i løpet av en ansatts karriere. De støtter beslutningene som er laget om den ansatte og hans eller hennes karriere . De demonstrerer arbeidsgivers begrunnelse bak ansettelse , kampanjer, overføring, belønninger og anerkjennelse, og avskjedsbeslutninger .

Ulike retningslinjer er knyttet til ulike personalfiltyper

Fordi flere typer personalmapper anbefales, er det knyttet ulike regler og retningslinjer til hver type personalmappe for hvor de oppbevares og hvem som har tilgang.

For eksempel tillater de fleste organisasjoner ikke den ansattes leder å få tilgang til den samlede personalmappen. De forventer at lederne oppbevarer relevant dokumentasjon i sin egen lederansattmappe som ikke er den offisielle personalmappen.

  • Hver type personalmappe har en annen årsak til eksisterende og ulikt innhold, basert på den grunnen.
  • Hver type personalfil lagres forskjellig.
  • Tilgang til en personalmappe er begrenset til enkelte ansatte i de fleste organisasjoner. Mange organisasjoner begrenser tilgangen til personalfiler kun til personalet med personal. Ulike personalfiltyper har også ulike retningslinjer for tilgang.
  • Ansattes tilgang til hans eller hennes personalmappe er tillatt, men de fleste arbeidsgivere setter opp retningslinjer for ansattes tilgang med en policy for tilgang til personalmapper i ansatthåndbok . (Ulike stater og jurisdiksjoner har forskjellige regler, så hold deg oppdatert på kravene for din plassering.)
  • Personalavdelingen eier og er ansvarlig for ansattes personalmapper.

Anbefalte personalfiler

Her er hvilke typer personalfiler som anbefales og hva du trenger å vite om å jobbe med dem.

Ansattes personalfil

Dette er hovedpersonellmappe en arbeidsgiver fører for hver ansatt. Personalfilen lagrer ansettelseshistorikken til hver ansatt. Dette er hva du trenger å vite om en ansatt personalmappe.

Medisinsk fil

Den ansatte medisinsk fil har alvorlige juridiske begrensninger som arbeidsgiver må kjenne til og ta hensyn til. Her er det du trenger å vite om konfidensialiteten og innholdet i en medisinsk fil for ansatte.

Lønnsfil

Ansattes tilgang til den ansatte lønnsfil er mindre restriktiv enn tilgang til enten den medisinske eller personalmappen. Lønnsfilen inneholder informasjon om lønn, utvalg av fordeler , endringer i lønnssatser, utlegg og annen juridisk dokumentasjon som påvirker en ansatts lønnsslipp . Ulike regnskaps- og personalmedarbeidere får tilgang til informasjonen i lønnsfilen.

I-9 skjemafil for ansatte

På grunn av tilgangsrettighetene til ulike offentlige etater, følger du beste praksis ved å opprettholde en egen fil for alle ansatt I-9 skjemaer . Du vil ikke at offentlige etater skal rote rundt i den viktigste personalmappen for ansatte. Finn ut mer om lagring av I-9-skjemaer.

Retningslinjer for tilgang til personalfiler for ansatte

Du vil gjøre det mulig for hver ansatt å vite hva som er i hans eller hennes personalmappe, men du må kontrollere integriteten, fullstendigheten og grundigheten til filen. Opprettholdelse av ansattes og arbeidsgivers konfidensialitet og begrenset tilgang er sikret med en policy for tilgang til personalfiler.

Hva du ikke skal inkludere i en ansattpersonellfil

Ser etter retningslinjer om innhold som bør aldri inkluderes i en personalmappe? Her er mine beste anbefalinger om innholdet du ønsker å opprettholde enten på et separat, uformelt sted eller ikke beholde i det hele tatt. Oppbevaring av unødvendig og rent oppfattet dokumentasjon kan skade deg.

Dokumentasjon

Vet du hva dokumentasjon er? Ordet dokumentasjon dukker ofte opp i arbeidslivet og menneskelige ressurser. Men betydningen av dokumentasjon og hvorfor du kanskje ønsker å dokumentere bestemte arbeidshendelser er grundig dekket i denne artikkelen, ' Viktigheten av dokumentasjon i menneskelige ressurser .' Ta en titt fordi riktig dokumentasjon er avgjørende for nøyaktige ansettelsesfiler.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vær så snill søke juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.