Budsjettstyringstips for nye ledere
••• SuperStock / Getty Images
Når en ansatt blir forfremmet til hans eller hennes første lederrolle , er det sannsynlig at dette vil være første gang han eller hun administrerer et avdelingsbudsjett.
Mest nye ledere få lite eller ingen formell opplæring i hvordan man utarbeider en budsjettprognose, sporer utgiftene eller hvordan man foretar justeringer midt i året. De får ofte utdelt et regneark eller rapport fra lederen eller finansavdelingen, og de forventes å vite hvordan de skal gjøre det, eller lære ved å prøve og feile.
Mens prøving og feiling kan være en effektiv måte å lære en ny ferdighet på, ville det være bedre om en ny leder ikke måtte gjøre for mange smertefulle feil. Her er noen tips hvis du nettopp har blitt forfremmet som leder med budsjettansvar.
Invester tiden til å lære helt fra starten
Det er ingen bedre tid å stille dumme spørsmål enn når du er helt ny på noe og aldri har gjort det. Det er bedre å spørre og bruke tiden på å lære på forhånd, enn å vente til noen må påpeke dine feil . Be om tid fra lederen din (eller forgjengeren hvis du kan) for å gjennomgå den underliggende filosofien, de overordnede målene, formatet og hvert linjeelement. Hvis organisasjonen din har en finansperson, be den personen om å tilbringe tid med deg også. De fleste vil bli smigret og villige til å dele sin ekspertise.Tross alt, hvis de kan lære deg hvordan du gjør ting i henhold til spesifikasjonene deres på forhånd, vil du være mindre hodepine for dem senere.
Ta et kurs for økonomi og budsjettering for ikke-økonomiske ledere
Sjekk med dine lokale handelshøyskoler under Executive Education. De fleste handelshøyskoler tilbyr en- til tre-dagers kurs uten studiepoeng. Under eller etter kurset, ta deg tid til å gjennomgå selskapets årsrapport og forstå de ulike økonomiske nøkkeltallene og rapportene.
Administrer avdelingsbudsjettet ditt som om det er din egen virksomhet
Når vi jobber for store organisasjoner, har vi en tendens til å behandle selskapets penger som om de vokser på trær. Det gjør det ikke, og det er nå din jobb som leder å ta personlig eierskap til avdelingens ressurser.
Vær en lagspiller
Hvis mulig, gå gjennom lederens budsjett. Selv om det er viktig å ta eierskap over budsjettet ditt, er enheten din del av en større enhet. Be lederen din vise deg hvor budsjettet ditt passer inn og støtter det store bildet så vel som de gjensidige avhengighetene med jevnaldrende. Det kan være tider når en annen avdeling trenger penger til mål som er høyere prioritert enn dine. Ikke vent på å bli spurt eller få det tatt bort – vær proaktiv og tilby å hjelpe kollegalederen din. Du vil bli sett på som strategisk og samarbeidende .
Ikke spill dumme spill
Bare fordi alle gjør det, betyr det ikke at det ikke er dumt og dårlig for selskapet. Et eksempel på et typisk dumt budsjettspill som ledere spiller, er bruk-det eller tap-det-bruk. Det er når du nærmer deg slutten av året, og budsjettet ditt går under prognosen din. I tidligere år, når du underbrukte, ble neste års budsjett satt basert på årets faktiske. Så for ikke å kutte budsjettet igjen, drar du på en shoppingtur – kjøper ting du ikke trenger eller fyller opp i tilfelle du måtte trenge det.
Spor utgiftene dine månedlig og foreta proaktive korrigeringer
Ikke anta at noen vil fortelle deg når du er over budsjettet. Faktisk kan det hende du til og med må be om månedlige rapporter eller holde styr på deg selv. Ikke vent til slutten av året, når det blir en overraskelse for deg og sjefen din. Da er det for sent å undersøke og gjøre korrigeringer. Vær ansvarlig, mål deg selv og rapporter proaktivt til lederen din.
Vær gjennomsiktig og involver teamet ditt
Del budsjettet ditt med teamet ditt, kanskje til og med engasjere dem i å sette opp prognosen. Å involvere teamet ditt og hjelpe dem med å forstå budsjetteringsprosessen skaper en følelse av delt eierskap og oppmuntrer de ansatte til å finne kreative måter å administrere utgifter på.
Vær strategisk
Ikke bare ta fjorårets faktiske tall og legg til 10 prosent til neste års prognose. Begynn med å utvikle en strategi og mål, og bestem deretter ressursene som kreves for å nå disse målene. Hvis du trenger mer enn i fjor, utarbeide en business case for å rettferdiggjøre forespørselen om ytterligere finansiering.
Ikke overdriv
Selv om administrasjon av budsjettet er en viktig rolle for en leder, må du aldri miste de viktigste eiendelene av syne: dine ansatte! Pass på at du bruker minst fem ganger så mye tid utvikle teamet ditt enn knasende tall.