Utfordringer og fordeler med Matrix Management på arbeidsplassen

•••

Morsa Images / DigitalVision / Getty Images

Matrisestyring brukes ofte i organisasjoner for å dele ansatte og ressurser på tvers av funksjoner. I et matrisestyringssystem har en person en primær rapportering til sjef mens han også jobber for en eller flere ledere, vanligvis på prosjekter.

Det finnes ulike typer matrisestyringsstiler, og ulike metoder for å overvinne utfordringene som følger med dem. Du bør vite om det er hensiktsmessig å bruke matrisebehandling og hvilken stil du bør bruke.

Hvor Matrix Management gir mening

Matrix management er ideell for å dele talent og ferdigheter på tvers av avdelinger. Det er et spesielt nyttig system når man utvikler nye produkter – det lar personer fra ulike funksjoner i en organisasjon jobbe under en prosjektleder for å skape noe nytt og unikt. Dette gir teamet muligheten til å trekke på ulike ferdighetssett fra flere disipliner, og styrker prosjektteamet.

Det er også en fin måte å kutte kostnader på – en matrisetilnærming til prosjekter er vanligvis rimeligere enn å etablere dedikerte prosjektteam. Mangfoldet til teammedlemmene gjør teamet overlegent mange rent funksjonelle team.

Hvor Matrix Management ikke er ideelt

Selv om det er mange potensielle fordeler med denne fleksible stilen med lagstruktur, er det noen omstendigheter der den ikke er ideell. Disse inkluderer:

• Et prosjekt spådd å være langsiktig. Et dedikert team med fast oppdrag kan være optimalt
• Situasjoner der en ansatts ferdigheter er oppgavekritiske for en bestemt funksjon. Å dele denne personen kan redusere effektiviteten til denne funksjonen

Varianter av Matrix Management Styles

Typene matrisestyringsstiler avhenger av makten gitt til prosjektlederen som leder det tverrfunksjonelle initiativet. Det er tre typer prosjektgruppestiler: svak matrise, balansert matrise og sterke matriselag.

Det harde matriseformatet ligner på et dedikert team, der teammedlemmene har en klar rapporteringslinje til prosjektlederen. Prosjektleder er funksjonsleder inntil prosjektet avsluttes. Generelt mister funksjonen teammedlemmet tilhører denne personen i løpet av prosjektet.

I det balanserte matriseskjemaet rapporterer teammedlemmene til både prosjektleder og funksjonsleder. I denne formen forventes det generelt at medlemmene jobber med prosjektet og i deres funksjon, og holder begge ledere informert.

Den svake formen for matrise betyr typisk at prosjektlederen må kommunisere med de funksjonelle lederne til hvert respektive teammedlem. Hvert medlem rapporterer til sin funksjonsleder for oppgaver på både funksjoner og prosjektet de er tildelt.

Utfordringer med Matrix Management

Selv om det er mange fordeler med en tilnærming til matrisestyring, er det også utfordringer. En rekke av disse inkluderer:

• Potensialet for at deltakerne kan komme i konflikt mellom ulike ledere og prioriteringer
• Kommunikasjonsforvirring mellom og på tvers av prosjekter og funksjoner
• Tap av klarhet om hvem som har ansvaret for evaluering av framføring
• Ingen bestemmelse om ansvar for coaching og faglig utvikling
• Individuell evnereduksjon ettersom deltakerne blir strukket over for mange initiativer
• Redusert effektivitet blant funksjonelle team som har jobbet sammen en stund
• Tap av organisatorisk læring og teamlæring fordi individer er involvert i bare en kort periode

For å redusere forvirring, konflikter og tap av klarhet, bør ansvar defineres i prosjektcharteret eller avtales av de involverte lederne.

Medlemmer som er tildelt et prosjekt bør gjennomgås grundig for å sikre at de er i stand til å håndtere økningen i arbeidsvolumet. Ulike former for matrisestiler bør utforskes for å sikre at den riktige velges for evnene til teammedlemmene og firmaet.

Dokumentasjonen bør være grundig og gjennom hele prosjektet for å beskytte leksjonene som er lært og gi evalueringsinformasjon for teammedlemmene.

Ansattes nøkler til suksess

Å jobbe i et matrisemiljø kan være både givende og frustrerende. Din eksponering for ulike initiativ og kolleger vil støtte læring og relasjonsutvikling. Det er imidlertid viktig for en ansatt som arbeider i en matrise å forstå firmaets tilnærming til evaluering og utvikling. Noen handlinger du kan gjøre som et matrise-teammedlem er:

• Bestem identiteten til den primære rapporteringsansvarlige
• Avklar hvordan innspillene fra de ulike matriselederne dine vil bli fanget opp og reflektert i ytelsesevalueringen din
• Oppretthold en jevnlig dialog med rapporteringslederen din for å holde dem orientert om fremdriften og prioriteringene dine
• Identifiser motstridende prioriteringer og meglerdiskusjoner mellom de ulike lederne for å avklare eventuell forvirring
• Ta initiativ til å foreslå eller oppmuntre den rapporterende lederen din til å investere i din faglige utvikling gjennom opplæring, utdanning og coaching
• Få støtte fra matriselederne dine for denne innsatsen
• Dokumenter alt. Skriv et notat til deg selv hver dag angående komplikasjoner og suksesser. På denne måten har du dokumentasjon på dine prestasjoner og arbeid gjennom hele prosjektet

Det er fordeler og ulemper med enhver ledelsesstruktur og tilnærming. Matrisehåndtering er ikke ideell i alle omstendigheter, og det kan skape stress for deltakerne der kravene overstiger tid og tilgjengelige ressurser.

Matrisestyring kan tilby tilgang til spesialisert kunnskap på midlertidig basis samtidig som den er mer kostnadseffektiv enn å stole på dedikerte team. Å lykkes med matrisehåndtering krever aktiv involvering og kommunikasjon fra alle parter.