Vanlige faktureringsfeil av juridiske fagfolk

Riktig tidtaking er viktigere enn noen gang. Etter hvert som bedriftens beltestramming fortsetter, har juridiske regninger kommet under større gransking. Vektleggingen av advokatsalærer har skapt en hytteindustri av juridiske revisjonsfirmaer som gjennomgår og analyserer juridiske tjenester for å målrette mot avvik, uetisk faktureringspraksis, faktureringsfeil og områder med potensielle kostnadsbesparelser.

Klienter som ikke benytter uavhengige juridiske regningsrevisjonstjenester har ofte interne kvalitetskontrollprogrammer som rutinemessig analyserer fakturaer som er flagget for gjennomgang. Å unngå disse ti faktureringsfeilene vil hjelpe dine juridiske regninger å tåle gransking. Disse elementene står for omtrent 90 % av klagene fra kunder og revisjonsteam.

Vage faktureringsbeskrivelser

Echo/Culture/Getty Images

Komplette, detaljerte og nøyaktige oppgavebeskrivelser er den enkleste måten å hindre en klient i å flagge regningen din. Hver oppgavebeskrivelse bør identifisere aktiviteten med tilstrekkelig detalj til å vurdere dens nødvendighet og relevans for prosjektet. Sammen med en detaljert beskrivelse av oppgaven, bør hver tidsregistrering inkludere datoen oppgaven ble utført, tidtakeren som utførte den, tiden brukt på å utføre oppgaven og det totale honoraret.

Polstringstid

For å møte de tyngende faktureringskravene til firmaet ditt, kan det være fristende å blåse opp eller fylle ut tiden det tok å utføre en oppgave, spesielt hvis du er en effektiv arbeider. Slik praksis inviterer til gransking og kritikk fra en klient eller revisor. Det er viktig å sikre at tiden du fakturerer for hver oppgave nøyaktig gjenspeiler arbeidet som er utført og står i forhold til viktigheten og kompleksiteten til oppgaven.

Utbetalinger

Fordi rettstvistsutbetalinger i stor grad påvirker en klients totale budsjett, bør du vurdere kostnadene for tjenesten i forhold til verdien for kunden. For eksempel, er det nødvendig å Federal Express hver eneste korrespondanse til eksperten din når rettssaken er seks måneder unna?

Du bør også være klar over faktureringspolicyer og kontrakter etablert av vår klient. Krever klienten bruk av en viss rettsreporter eller kopileverandør? Dessuten skal visse utgifter aldri faktureres klienten og er en del av advokatfirmaets faste kostnader.

Administrativt arbeid

Utøvelse av advokatvirksomhet innebærer uunngåelig administrative og geistlige oppgaver. De fleste klienter vil i disse dager ikke betale for kontoroppgaver – som skriving, arkivering og fotokopiering – eller administrative funksjoner som opplæring, fakturautarbeidelse, konfliktkontroll eller klientutvikling. I den grad du er i stand til det, delegere kontorfunksjoner til en sekretær, saksbehandler eller andre juridiske ansatte.

Tverroffisielle konferanser

Klienter nekter ofte å betale for konferanser mellom advokatfirmaets personell; de ser på koordinering, konsultasjon og diskusjon av en sak eller et prosjekt mellom firmaets fagfolk som en del av å drive forretning og dermed en del av firmaets overhead. Interoffice-konferanser kan også bli en betydelig utgift for klienten ettersom flere fagpersoner samtidig fakturerer for samme samtale.

Derfor er det god praksis å unngå fakturering for rutinediskusjoner angående en fil med andre medlemmer av firmaet ditt med mindre slike diskusjoner involverer elementer av vesentlig betydning, involverer en rekke eksterne parter eller involverer store tidsperioder.

Opplæring

Hvis du er ny på en oppgave eller et lovområde, kan din uerfarenhet kreve ekstra tid for å fullføre prosjektet. Klienter blir stadig mer intolerante overfor uerfarenhet og er mindre villige til å betale for kostnadene ved å lære opp en ny ansatt eller for en advokat for å få oversikt over en sak.

Duplisert fakturering

Dupliserte tidsregistreringer er vanlig praksis blant advokatfirmaer, men kostnadsbevisste klienter er mindre villige til å betale for dobbeltarbeid. Deltok flere partnere i en høring?

Gjorde advokatfullmektig delta på hver deponering? Bidro fire medarbeidere til én brief? Disse gjenstandene kan heve et rødt flagg. Oppdragsgiver kan nekte å betale for hele eller deler av arbeidet eller i det minste undersøke saken nærmere for å avgjøre om det var berettiget.

Blokker fakturering

Faktureringstid for flere oppgaver i store blokker er et annet rødt flagg for klienter. Du bør spesifisere hver oppgave separat med en tilsvarende tid og kostnad for hver oppgave. Spesifiserte tidsregistreringer gjør at anmelderen bedre kan konstatere hensiktsmessigheten av tidsbruken i forhold til oppgavens betydning og kompleksitet.

Gjennomgang og revisjon

Kunden din kan stille spørsmål ved hvorfor du fakturerte 43,2 timer for å gjennomgå og revidere en brief. Kanskje var briefen på 40 sider og involverte flere, komplekse problemstillinger og omfattende forskning. Uansett årsak, gjør vage og overfladiske termer som gjennomgang og revisjon lite for å informere klienten om hvorfor anmeldelsen fortjente en ukes tid. I stedet for gjennomgang, betyr ord som evaluere, analysere, vurdere eller omformulere mer tankevekkende, og dermed tidkrevende, oppgaver.

Delegerbare oppgaver

Når du fakturerer for og tildeler oppgaver, bør du sørge for at prosjektet utføres av det aktuelle medlemmet av det juridiske teamet. Klienter kan nekte å betale for oppgaver utført av senior tidtakere som kunne ha blitt delegert til en junior, rimeligere, medarbeider. For eksempel advokater som fordøyer deponeringer, seniorpartnere som utfører rutinemessig forskning eller advokatfullmektig arkivering av dokumenter kan heve et rødt flagg