Komponentene i kommunikasjon på arbeidsplassen

Å forstå komponentene i kommunikasjon forbedrer samhandlingen

••• MichaelDeLeon / Getty Images

Kommunikasjon er handlingen for å dele og formidle informasjon mellom to eller flere individer. Det har så mange komponenter, og det er vanlig å unnlate å kommunisere effektivt på arbeidsplassen.

Effektiv kommunikasjon krever at alle komponenter fungerer perfekt sammen for delt mening, en favorittdefinisjon av kommunikasjon. Det er spesielt viktig når spørsmål stilles og besvares. Du vil finne komponentene i effektiv kommunikasjon og formene og bruken av spørsmål for å forbedre den.

Komponenter i kommunikasjon

Det er fem komponenter til enhver kommunikasjon og en sjette som er det generelle miljøet på arbeidsplassen der frem og tilbake foregår.

Personen som sender meldingen

Avsender må presentere meldingen tydelig og med nok detaljer slik at mottakeren deler mening med avsenderen under og etter kommunikasjonen.

Konteksten for meldingen

Konteksten er hvordan meldingen leveres av avsenderen av meldingen. Kontekst involverer ikke-verbal kommunikasjon som gester, kroppsspråk, ansiktsuttrykk og elementer som tonefallet. Det meste av konteksten for en melding er bare tilgjengelig når mottakeren kan se og høre meldingsavsenderen. E-post og IM uttrykksikoner/emojis er for eksempel en dårlig erstatning da avsenderen formulerer dem uten innspill fra mottakeren.

Et annet stykke kontekst er følelsene som er involvert i kommunikasjonssirkelen. Er avsenderen sint? Er mottakeren likegyldig til innholdet i kommunikasjonen eller foraktelig overfor avsenderen? Normale menneskelige følelser påvirker om en melding er vellykket delt.

Personen som mottar meldingen

De mottakeren må lytte nøye og nøye , still spørsmål for klarhet og parafraser for å sikre at de deler mening med avsenderen. Hvis mottakeren stoler på avsenderen, øker sjansene for effektiv kommunikasjon. For eksempel kan en lytter si: 'Jeg tror det du sa er at du føler deg lite respektert. Er dette meldingen du ga meg?'

Leveringsmetoden du velger

Leveringsmetoden bør velges basert på mediet som er mest effektivt for å formidle meningen med budskapet. Siden kommunikasjonsmetoder er så forskjellige siden begynnelsen av datamaskiner og mobile enheter, har beslutninger om leveringsmetoden blitt mer komplekse. Leveringsmetoden må passe til kommunikasjonsbehovene til både avsender og mottaker for at felles mening skal oppstå.

Kommunikasjonsmetoder inkluderer verbal kommunikasjon, direktemeldinger (IM), e-post, brev, skilt, plakater, videoer, skjermbilder, telefoner, notater, skjemaer, skriftlige dokumenter, Facebook-meldinger, Face Time og mer. Disse metodene vil fortsette å utvide seg, og ansattes forventninger til umiddelbar kommunikasjon om alt som har med arbeidet deres å gjøre vil fortsette å vokse.

Personlig kommunikasjon har økt i betydning, spesielt for organisasjonsinformasjon som kan kreve endring, gi ansatte anerkjennelse eller gi rom for spørsmål på stedet. Personlig kommunikasjon er også foretrukket fordi ansatte har tilgang til en annen komponent, konteksten for meldingen.

Innholdet i meldingen

Innholdet i meldingen bør være tydelig og presentert og beskrevet i tilstrekkelig detalj til å oppnå forståelse fra mottakeren. Forstå at hvis meldingsinnholdet resonerer og forbinder, på et eller annet nivå, med mottakerens allerede holdte oppfatninger, er det mest effektivt.

Miljø og kommunikasjon

De ovennevnte komponentene i kommunikasjon fremmer delt mening når de fungerer sammen for å levere et budskap effektivt. Arbeidsmiljøet som disse komponentene foregår i, påvirker også kommunikasjonen og om kommunikasjonen mottas. Det samme gjør spørsmålene du stiller.

Når du stiller gyldige spørsmål, bygger du rapport og inspirerer til tillit. Spørsmål utgjør en annen del av grunnlaget for kommunikasjon på arbeidsplassen som deler mening mellom kommunikatører.

I et arbeidsmiljø som legger vekt på åpen kommunikasjon, ansattes involvering , og felles mål , kommunikasjon hyppigere og mer effektiv. Men forventningen om betydelig kommunikasjon setter standarden høyere på disse beste arbeidsplassene. Så selv i høy moral , medarbeiderfokuserte arbeidsmiljøer, klager ansatte over at de ikke vet hva som skjer.

På grunn av alle komponentene og det generelle miljøet på en individuell arbeidsplass, er kommunikasjon fortsatt utfordrende. De eldgamle spørsmålene om hvem som trenger å vite hva og når trenger de å vite det, blir aldri fullstendig besvart til omtrent noens tilfredshet.

Ansatte klager på for mye informasjon , ikke nok informasjon, og til og med informasjonsoverbelastning, vil fortsette å gi gjenklang på arbeidsplasser.

Bunnlinjen

Du vil aldri kurere problemet med kommunikasjon på arbeidsplassen. Men med engasjement, omtenksomhet og en forståelse av komponentene i effektiv kommunikasjon og passende spørsmål kan du øke effektiviteten til både din mellommenneskelige og dine kommunikasjon på arbeidsplassen .

Artikkelkilder

1. American Management Association. ' Hva er et godt spørsmål? Det er et godt spørsmål .' Åpnet 29. april 2020.