Menneskelige Ressurser

Det er enkelt å lage en jobbplan ved å bruke en prøvemal

Jobbplaner er medarbeidereide stillingsbeskrivelser og mål

Forretningsfolk snakker om deres individuelt opprettede jobbplaner.

••• Ariel Skelley / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Trenger du en ansatt- og bedriftsvennlig måte å holde ansattes stillingsbeskrivelser, mål og planer oppdatert uten menneskelige ressurser? Vurder å skrive en jobbplan som et alternativ til den tradisjonelle, normalt ikke oppdaterte, lange stillingsbeskrivelsen.

Eies av den ansatte, i samarbeid med og forhandlet med hans eller hennes leder, løser jobbplanen de vanligste problemene organisasjoner opplever med stillingsbeskrivelser. I likhet med en stillingsprofil, men med flere detaljer, definerer jobbplanen tydelig den ansattes jobb.

Fordeler med en ansatt-ledet jobbplan

En medarbeiderledet jobbplan er alltid oppdatert, er beskrivende for jobben den ansatte faktisk gjør, og eies av og er viktig for den ansatte. Jobbplanen er en forbedring i forhold til en HR-skrevet stillingsbeskrivelse som vanligvis er utdatert, vanskelig å vedlikeholde, og et dokument som ansatte ikke eier og bruker som veiledning.

Den skriftlige jobbplanen vil veilede en ansatts bruk av hans eller hennes arbeidstid og informere den ansatte om prioriteringer og nødvendige resultater. Jobbplanen, utført godt, understreker en ansatts viktigste mål og forventninger. Du kan bruke en jobbplan for å vurdere en ansatts fremgang på mål og kjerneansvar.

Det er et nyttig utgangspunkt for diskusjon under ukentlige en-til-en møter og i ethvert møte for å diskutere å sette mål, planlegge fremtiden eller ønskede endringer i en ansatts jobb.

Siden jobbplanen er forhandlet med lederen, føler han eller hun seg involvert og engasjert også.

Hvordan utvikle jobbplanen

Ledere samarbeider med ansatte for å sikre at hver ansatt har en individuelt utviklet jobbplan. Dokumentet vedlikeholdes og oppdateres etter behov av den ansatte med samtykke fra den ansattes leder.

Dokumentet viser den ansattes ansvar og kjernejobbens funksjoner, mål og forventninger til ytelse. Det er den ansattes ansvar å gjennomføre jobbplanen med ledelsesstøtte og avtale.

Ledere samarbeider med ansatte for å sikre at ansatte har passende elementer av selskapets oppdrag, mål, mål og veiledende prinsipper i jobbplanene sine. Ledere jobber også med ansatte for å sikre at det skjer regelmessige ytelsesdiskusjoner og tilbakemeldinger i forhold til kjernefunksjonene, jobbforventningene og målene i jobbplanen.

Ledere samarbeider med ansatte for å sikre at hver ansatt har passende strekningsmål som tjener både selskapet og den ansatte på plass i jobbplanen deres.

Gruppejobbplan

I utviklingen av jobbplanen vil ansatte som har samme jobb med lignende ansvarsområder jobbe som et team for å utvikle jobbplanen for jobben med bistand og samtykke fra sine ledere. I tilfelle av en gruppeutviklet jobbplan, kan hver ansatt også forvente å ha individuelle mål som er spesifikke for hans eller hennes stilling.

I tillegg til disse kjerneansvarene, aktivitetene og funksjonene som ble avtalt som gruppe, definerer disse tilleggsforventningene også omfanget og forventningene til den enkeltes jobb. Når en ansatt utfører kjernejobbplanfunksjoner og -ansvar og oppfyller jobbplanmålene, gir den ansatte et solid bidrag til organisasjonen hans eller hennes.

Overordnet tilnærming til jobbplanen

Den ansatte som utfører jobben tar ledelsen i å skrive jobbplanen ved å bruke følgende jobbplanformat som mal. Målene og planene som blir sluttdokumentet forhandles med den ansattes leder eller veileder.

Fremdriften bør vurderes med jevne mellomrom med lederen og suksess med jobbplanen og målene bør påvirke kompensasjonsbeslutninger.

I motsetning til prestasjonsutviklingsplanlegging, som er for medarbeiderutvikling, måler jobbplanen fremgang mot måloppnåelse. Jobbplanen gir klare forventninger til ansattes prestasjoner.

Dette garanterer at den ansatte og lederen er på samme side og deler mening om den ansattes prestasjonsforventninger. Dette er en positiv, kraftig måte å sørge for at ansatte er fokusert på å produsere det organisasjonen trenger mest av dem.

Eksempelmal for jobbplan

Dette er en mal for en ansatt utviklet og eid jobbplan. Du kan tilpasse, kopiere og bruke denne jobbplanmalen når de ansatte utvikler sine egne jobbplaner. Hvis samme jobb innehas av mer enn én ansatt, bør alle ansatte, eller en tverrsnittsgruppe av ansatte, utvikle jobbplanen sammen.

Overordnet tilnærming til å utvikle jobbplanen

Ved utvikling av jobbplanen anbefales disse trinnene.

  • Leder og medarbeider bør bli enige om og skrive stillingsoversikten.
  • Leder og medarbeider bør samarbeide og bli enige om de store ansvarsområdene.
  • Medarbeideren kan ordarbeide og videreutvikle de store ansvarsområdene.
  • Medarbeideren tar et første stikk på å utvikle de konkrete beskrivende målsetningene som definerer de spesifikke kjernefunksjonene og ansvarsområdene til hvert hovedansvarsområde.
  • Lederen og den ansatte gjennomgår og avgrenser den ansattes første stikk på de spesifiserte hovedansvarsområdene.
  • Leder og medarbeider definerer målene for tidsperioden før fremdriftsgjennomgangen. En seks måneders gjennomgang av mål og jobbplan anbefales. En kvartalsvis eller hyppigere gjennomgang foretrekkes.
  • En periodisk gjennomgang av jobbplanen er ikke en erstatning for ukentlige en-til-en møter mellom en ansatt og hans eller hennes leder. På dette ukentlige møtet gjennomgås regelmessig gjennomgang av mål, fremdrift og nødvendig støtte til nåværende mål og prosjekter.

Stillingstittel og stillingsoversikt

Skriv en kort beskrivelse av hva stillingen gjør i din organisasjon. Eksempel: The markedssjef leder, administrerer og leder det overordnede tilbudet av kundefokuserte markedsføringstjenester og programmer og guider og gir retning til markedsføringspersonalet.

Store ansvarsområder

Bruk punkttegn for å liste opp de fem-åtte hovedansvarsområdene du har i jobben din. For eksempel kan en personalsjef liste opp ansvarsområder som inkluderer disse. Hovedansvarsområder inkluderer:

  • Utvikle en overlegen arbeidsstyrke gjennom effektiv rekruttering, onboarding, utvikling og opplæring
  • Utvikle personalavdelingen å betjene kundene best mulig
  • Gi råd til ledere om problemstillinger knyttet til administrere mennesker og organisasjonen
  • Design resultatstyring og forbedringssystemer
  • Ta tak i organisasjonsutviklingsproblemer og behov
  • Utvikle belønnings-, anerkjennelses- og kompensasjonssystemer
  • Gi tilsyn med arbeidsrettslige krav og overholdelse av regulatoriske bekymringer
  • Utvikle retningslinjer og dokumentasjon som fremmer en harmonisk, myndiggjørende, teamarbeidsorientert, ansvarlig arbeidsstyrke

Spesifikke ansvar for jobben

Ta hvert av punktene som er oppført i hovedansvarsområdene og oppgi detaljer og handlingsbare mål. Begynn med å bruke det oppførte hovedansvarsområdet og legg til detaljene som er nødvendige for å gjøre jobbforventninger og produkter eller resultater tydelige i hvert hovedansvarsområde. For eksempel kan en HR-leder beskrive et ansvar, utvikling av personalavdelingen, slik:

Ta hvert av punktene som er oppført i hovedansvarsområdene og oppgi detaljer og handlingsbare mål. Begynn med å bruke det oppførte hovedansvarsområdet og legg til detaljene som er nødvendige for å gjøre jobbforventninger og produkter eller resultater tydelige i hvert hovedansvarsområde. For eksempel kan en HR-leder beskrive et ansvar, utvikling av personalavdelingen, slik:

Utvikling av personalavdelingen

  • Overvåker implementeringen av Human Resources-programmer gjennom Human Resources-ansatte. Overvåker administrasjonen til etablerte standarder og prosedyrer. Identifiserer muligheter for forbedring og løser eventuelle avvik.
  • Overvåker og administrerer arbeidet med rapportering av personalet på Human Resources. Oppmuntrer til den pågående utviklingen av personalet for menneskelige ressurser.
  • Utvikler og overvåker et årlig budsjett som inkluderer Menneskelige ressurser tjenester, ansattes anerkjennelse , støtte til idrettslag, filantropiske bidrag til bedrifter og administrasjon.
  • Velger og overvåker Human Resources-konsulenter, advokater og opplæringsspesialister, og koordinerer selskapets bruk av forsikringsmeglere, forsikringsselskaper, pensjonsadministratorer og andre eksterne kilder.
  • Gjennomfører en kontinuerlig studie av all personalpolitikk, programmer og praksis for å holde ledelsen informert om ny utvikling.
  • Leder utviklingen av avdelingen mål , mål og systemer.
  • Etablerer avdelingsmålinger som støtter gjennomføringen av selskapets strategiske mål .
  • Leder utarbeidelse og vedlikehold av slike rapporter som er nødvendige for å utføre funksjonene til avdelingen. Utarbeider periodiske rapporter for ledelsen, etter behov eller forespurt, for å spore strategiske måloppnåelse.

Spesifikke mål knyttet til ansvar

Ansatte bør liste opp hovedmålene sine knyttet til de spesifikke ansvarsområdene beskrevet ovenfor. Disse målene vil dekke uansett hvilken tidsperiode organisasjonen bestemmer for konsistens.

Konklusjon

Denne jobbplanen er ment å formidle viktig informasjon for å forstå omfanget av jobben og den generelle arten og nivået på arbeidet som utføres av den ansatte som har denne jobben. Men denne jobbplanen er ikke ment å være en uttømmende liste over kvalifikasjoner, ferdigheter, innsats, plikter, ansvar eller arbeidsforhold knyttet til stillingen. Det er riket av stillingsbeskrivelsen .

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Siden leses av et verdensomspennende publikum som arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.