Brev Og E-Poster

Eksempler på ansattbrev og e-post

Kvinne forbereder forretningskorrespondanse

••• tdub303 / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Uansett hva jobben din er, må du korrespondere profesjonelt med sjefen din, kolleger, teammedlemmer og/eller ansatte gjennom hele karrieren.

Noen ganger vil dette innebære å sende et fysisk brev. Andre ganger vil det bare kreve en rask e-post.

Sørg for at du kjenner de grunnleggende reglene for å sende høflige og profesjonelle brev og e-poster. Det er alltid viktig å holde korrespondansen fokusert på emnet du skriver om. Les nøye korrektur og rediger alt du sender også.

Ta en titt på eksemplene på brev og e-post nedenfor. Bruk disse som maler for å starte dine egne meldinger, pass på å skreddersy dem til omstendighetene du skriver om.

Tips for å skrive e-poster og brev til ansatte

Bestem deg for riktig metode. Når du bestemmer deg for å sende et fysisk brev eller en e-post, tenk nøye gjennom situasjonen. Hvis tid er avgjørende (for eksempel hvis du har en familienød og trenger å ta en fri dag), er e-post sannsynligvis det beste valget. Hvis tiden ikke er like viktig og du ønsker å være offisiell, kan du sende en formelt forretningsbrev .

Send det til de rette personene. Tenk på hvem som trenger å motta meldingen din. Hvis du slutter i jobben eller sparker noen, må du kanskje sende meldingen ikke bare til den spesifikke personen, men også til noen i menneskelige ressurser. Hvis du sender en farvel-e-post til kollegene dine, bør du vurdere å sende individuelle meldinger til hver person.

Vær alltid profesjonell. Selv om du sender en rask melding, sørg for at tonen din alltid er høflig og profesjonell. Unngå uprofesjonelt språk (som slang eller forkortelser), emojier og distraherende fonter og formater. Når innholdet i meldingen er forretningsrelatert, bruk en forretningsmessig tone.

Ta med en passende hilsen og avslutning. Enten du sender en e-post eller et brev, legg til en profesjonell hilsen som inkluderer personens navn. Ta også med en lukking og en høflig signatur. Hvis det er en e-post, ta med en e-signatur med din kontaktinformasjon. Hvis det er et skriftlig brev, ta med en håndskrevet signatur.

Hold det kort. Hold meldingen så kort som mulig. Du kan inkludere en kort introduksjon, for eksempel, jeg håper dagen din går bra. Deretter kan du raskt dykke ned i grunnen til å skrive. Inkluder kun viktig informasjon.

Meldingen bør ikke være lengre enn et kort avsnitt eller to (spesielt hvis det er en e-post). Hvis du holder den kort, er det mer sannsynlig at mottakeren leser den.

Rediger og korrekturles nøye. Alltid grundig korrekturlest meldingen din for stave- og grammatikkfeil før du sender den. Profesjonelle e-poster skal alltid være klare og enkle å lese.

E-postmelding til ansatte Format

Følgende er et eksempel på passende format for en bedrifts-e-post skrevet av en leder til et team på jobben. Se nedenfor for eksempler på ansattes e-post for en rekke omstendigheter.

Emnefeltet: Avdelingsendringer

Kjære lag:

God morgen. Det er noen spennende endringer på vei til vår avdeling som jeg ønsker å varsle deg om.

På grunn av ABC Inc.s nylige oppkjøp av XYZ Company, har vår daglige ledelse besluttet at noe restrukturering av avdelingen vår er på sin plass, slik at overgangen vår gjennom denne fusjonen kan være så sømløs som mulig.

Dette er generelt veldig gode nyheter for oss alle, for vi kommer til å ta med ti nye salgsrepresentanter – noe som både vil avlaste vår nåværende underbemanningssituasjon og forberede oss på den økte salgsvirksomheten denne fusjonen forventes å utløse.

Jeg planlegger et personalmøte i morgen fra kl. 12.00 til kl. 13.00, hvor jeg vil skissere trinnene for denne viktige overgangen; lunsj vil bli servert. Ta gjerne kontakt med meg når som helst i løpet av de neste ukene med spørsmål eller bekymringer.

Med vennlig hilsen,

Julie Adams
E-post: email@ABCinc.com
Telefon: 555-555-1234

Utvide

Arbeidsrelaterte brev- og e-postprøver

For en godt utført jobb

Det er alltid en god følelse å levere gode nyheter eller gratulere kolleger med suksessene deres. Og, i motsetning til personlige ønsker, kan en kollega lagre et brev eller en e-post for å se senere. Med takknemlige e-poster kan du til og med kopiere ledere og andre kolleger for å spre de gode nyhetene. Her er noen eksempler for å hjelpe deg med å få ordlyden helt riktig:

For en jobb som ikke er så godt utført

Hvis du må levere dårlige nyheter, enten det er til en jobbsøker eller en eksisterende ansatt, vil disse eksempelbrevene hjelpe deg med å sette inn budskapet ditt.

Når det gjelder å skrive brev med dårlige nyheter, ikke begrav meldingen. Sett den viktigste informasjonen i det første avsnittet eller til og med den første setningen i brevet (f.eks. ' Dessverre fikk du ikke denne jobben ,' eller ' På grunn av ordrenedgang, reduserer vi alle ansattes lønn med 10 prosent. ). Vær direkte og til poenget i formuleringen din. Mottakere skal raskt kunne ta til seg nyhetene.

Brev til arbeidsgivere

Hvis du søker på en ny jobb, bør disse eksemplene hjelpe deg med å utarbeide en velformulert forespørsel om en referanse, et intervju og mer. Denne listen inneholder også måter å svare på når et selskap gir deg et tilbud:

For en jobbfremme eller overføring

Her er hjelp når du prøver å ta en ny stilling i selskapet du jobber for, enten du ønsker å bli forfremmet eller flytte til en annen rolle eller plassering:

Brev til jobbsøkere

Se gjennom disse eksemplene på brev og e-poster sendt til kandidater under ansettelsesprosessen:

Velkommen til en ny eller tilbakevendende ansatt

Enten du gir et første jobbtilbud eller ønsker en ansatt velkommen tilbake fra en utvidet permisjon, her er noen eksempler på hva du kan si. Denne typen brev kan virkelig bidra til å sette tonen for nye (eller returnerende) ansatte og gjøre overgangen til arbeidsplassen smidig.

Ansattes forespørselsbrev

Hva ønsker du av lederen din? Mer penger? Fast stilling? Du finner de riktige ordene å spørre i disse eksempelbrevene:

Arbeid hjemmefra forespørsler

Når du ber om å jobbe hjemmefra på regelmessig eller midlertidig basis, må du formidle nøyaktig hva du ønsker, sammen med hvordan denne endringen kan være til nytte for selskapet. Disse eksemplene viser deg hvordan:

Når du har gått glipp av jobb

Her er noen måter du kan forklare hvorfor du ikke kom inn på kontoret, enten det er på grunn av en sykedag, en nødsituasjon eller bare å sove gjennom vekkerklokken.

Når du forlater jobben din

Disse eksemplene har du dekket, fra å sende inn oppsigelsen til å si farvel til kollegene dine.

Husk: Uansett hvordan du føler om selskapet du forlater, vær nådig og høflig i farvelmeldingen.

Når din ansatte slutter

Her er hvordan du offisielt godtar en oppsigelse og skriver en referanse for en tidligere ansatt eller kollega. Vi viser deg også hvordan du kan bekrefte at en nåværende eller tidligere ansatt var ansatt i din bedrift.

E-poster og brev for vanskelige situasjoner

Disse eksemplene bør hjelpe når det er spesielt utfordrende å finne de riktige ordene:

Viktige takeaways

Fokuser på brevet ditt. Alle får mange e-poster, så hold meldingene du sender fokuserte og konsise.

Hold det profesjonelt. Når du skriver forretningsrelatert korrespondanse, hold det alltid profesjonelt, selv om du kjenner mottakeren godt.

Korrekturlesing og stavekontroll. Les nøye korrektur og stavekontroll alle brev og e-postmeldinger før du klikker send.