Medarbeiderorientering: Holde nye ansatte om bord

Hvorfor orientering er nøkkelen for å beholde nye ansatte

••• PeopleImages / Getty Images

Å orientere ansatte til deres arbeidsplasser og jobb er en av de mest forsømte funksjonene i mange organisasjoner. An ansatthåndbok og hauger med papirarbeid er ikke tilstrekkelig lenger når det gjelder å ønske en ny medarbeider velkommen til organisasjonen din .

De hyppigste klagene på nyansatt orientering er at det er overveldende, kjedelig, eller at den nyansatte blir stående å synke eller svømme. Ansatte føler det som om organisasjonen dumpet for mye informasjon på dem som de skulle forstå og implementere på altfor kort tid.

Resultatet er ofte en forvirret nyansatt som ikke er så produktiv som han kunne vært. Han er også mer sannsynlig å forlate organisasjonen innen et år. Det er kostbart for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Multipliser dette med antall ansatte du ansetter hvert år, og omsetningskostnaden blir betydelig .

Med en pågående arbeidskrise, fortsetter det å utvikle en effektiv medarbeiderorientert erfaring å være avgjørende. Det er avgjørende at nye ansettelsesprogrammer er nøye planlagt for å utdanne ansatte om organisasjonens verdier og historie og om hvem som er hvem i organisasjonen.

Et godt gjennomtenkt orienteringsprogram, enten det varer en dag eller seks måneder, vil hjelpe ikke bare med å beholde ansatte, men også i økningen i de ansattes produktivitet. Organisasjoner som har gode orienteringsprogrammer får nye mennesker raskere i gang, har bedre samsvar mellom det de ansatte gjør og det organisasjonen trenger de skal gjøre, og har lavere omsetningshastighet .

Formål med orientering

Arbeidsgivere må innse at orientering ikke bare er en hyggelig gest utført av organisasjonen. Det fungerer som et viktig element i den nye ansattes velkomst og organisasjonsintegrasjon.

For å redusere oppstartskostnader
Riktig orientering kan hjelpe den ansatte å komme mye raskere i gang, og dermed redusere kostnadene forbundet med å lære jobben.

For å redusere angst
Enhver ansatt, når den settes inn i en ny, merkelig situasjon, vil oppleve angst som kan hemme hans eller hennes evne til å lære å gjøre jobben. Riktig orientering bidrar til å redusere angst som følger av å gå inn i en ukjent situasjon og bidrar til å gi retningslinjer for oppførsel og oppførsel, slik at den ansatte ikke trenger å oppleve stresset ved å gjette.

For å redusere omsetning av ansatte
Gjennomtrekk av arbeidskraft øker ettersom ansatte føler at de ikke blir verdsatt eller blir satt i stillinger der de umulig kan gjøre jobben sin. Orientering viser at organisasjonen verdsetter den ansatte, og bidrar til å gi de nødvendige verktøyene for å lykkes i jobben.

For å spare tid for veilederen
Enkelt sagt, jo bedre den første orienteringen er, jo mindre sannsynlig er det at veiledere og kolleger må bruke tid undervise den ansatte . Du kan effektivt og effektivt dekke alt om selskapet, avdelingene, arbeidsmiljø og kultur under orientering. Lederen og medarbeiderne trenger da bare å forsterke disse konseptene.

Å utvikle realistiske jobbforventninger, positive holdninger og arbeidstilfredshet
Det er viktig at ansatte så fort som mulig lærer hva som forventes av dem, og hva de kan forvente av andre, i tillegg til å lære om organisasjonens verdier og holdninger.
Mens folk kan lære av erfaring, vil de gjøre mange feil som er unødvendige og potensielt skadelige. Hovedårsakene til at orienteringsprogrammer mislykkes: Programmet var ikke planlagt; den ansatte var uvitende om jobbkravene; den ansatte føler seg ikke velkommen.

Medarbeiderorientering er viktig – orientering gir mange fordeler, og du kan bruke tilbakemeldinger fra deltakende ansatte for å gjøre orienteringen enda bedre.

Alle nye medarbeidere bør fullføre et nytt medarbeiderorienteringsprogram som er utformet for å hjelpe dem med å tilpasse seg jobben og arbeidsmiljøet og til å skape en positiv arbeidsinnstilling og motivasjon i begynnelsen.

Et gjennomtenkt program for orientering av nye ansatte kan redusere omsetningen og spare en organisasjon for tusenvis av dollar. En grunn til at folk bytter jobb er at de aldri føler seg velkommen eller en del av organisasjonen de slutter seg til.

Hva må du inkludere i prosessen?

Det viktigste prinsippet å formidle under orientering er din forpliktelse til kontinuerlig forbedring og kontinuerlig læring. På den måten blir nye ansatte komfortable med å stille spørsmål for å få informasjonen de trenger å lære, løse problemer og ta avgjørelser .

En gjennomtenkt orienteringsprosess krever energi, tid og engasjement. Imidlertid lønner det seg vanligvis for den enkelte ansatte, avdelingen og organisasjonen. Et slikt eksempel er Mecklenburg Countys (North Carolina) suksess med å fornye sitt program for medarbeiderorientering.

Arbeidsgiver ønsket å leve opp til sitt credo om at ansatte er organisasjonens største ressurs. I 1996, som en del av et større initiativ for å redesigne tjenester for å møte kundenes behov, tok ansatte i Mecklenburg County Human Resources Department en smart avgjørelse. De så på nye ansatte som en del av kundebasen deres og spurte kundene om hva de ønsket.

Ansatte ble spurt om hva de ønsket og trengte av orientering. De ble også spurt om hva de likte og ikke likte med orientering. Nyansatte ble spurt om hva de ønsket å vite om organisasjonen. I tillegg ble organisasjonens toppledere spurt om hva de mente var viktig for ansatte å lære når de meldte seg på fylkeslønnslisten.

Ved å bruke tilbakemeldinger samlet inn fra ansatte, innså Mecklenburgs HR-opplæringsmedarbeidere først at det å møte ansattes behov krevde mer enn en halv dags opplæringsøkt. Stoler på tilbakemeldinger fra ansatte, trenerne laget en endagsorientering som ga ansatte det de sa de ønsket og hva toppledelsen mente ansatte trengte å vite.

I hovedsak inkluderer orienteringsmiksen nå de mindre spennende emnene som W-2s og ulike retningslinjer og prosedyrer , men det inkluderer også detaljer som lar den ansatte vite noe om organisasjonen.

Trenger du mer om hvordan du planlegger en medarbeiderorientering som er gunstig og morsom?

Sentrale planleggingsspørsmål

Personale og linjeledere må først vurdere viktige spørsmål om planlegging av nye ansattes orientering før de implementerer eller fornyer et nåværende program. Dette er de viktigste spørsmålene å stille.

• Hvilke ting trenger nye ansatte å vite om dette arbeidsmiljøet som vil gjøre dem mer komfortable?
• Hvilket inntrykk og påvirkning ønsker du å ha på en nyansatts første dag?
• Hvilke sentrale retningslinjer og prosedyrer må ansatte være oppmerksomme på den første dagen for å unngå feil på den andre dagen? Konsentrer deg om viktige saker.
• Hvilke spesielle ting (pult, arbeidsområde, utstyr, spesielle instruksjoner) kan du gi for å få nye ansatte til å føle seg komfortable, velkomne og trygge?
• Hvilken positiv opplevelse kan du gi den nyansatte som hun kan diskutere med familien på slutten av den første arbeidsdagen? Opplevelsen skal være noe for å få den nyansatte til å føle seg verdsatt av organisasjonen.
• Hvordan kan du hjelpe den nyansattes leder være tilgjengelig for den nyansatte den første dagen for å gi personlig oppmerksomhet og formidle et tydelig budskap om at den nyansatte er et viktig tilskudd til arbeidslaget?

Hvordan sette ditt beste fot frem for en ny ansatt

Siden førsteinntrykket er avgjørende, her er noen tips for å sette din beste fot frem. Ha det moro. Konsentrer deg kun om de svært viktige temaene i håndboken. Spill noen spill – dette kan hjelpe folk å lære. Spill inkluderer:

Fotomatch: etter omvisningen. Hver ansatt får bilder av andre ansatte og en navneliste. Målet er å matche navnet med ansiktet.

Signaturjakt: Mens ansatte er på omvisning i anlegget, gi dem et stykke papir med navnene på flere medarbeidere de skal møte. De blir deretter bedt om å få underskriftene til menneskene de møter. Den ansatte som får flest signaturer fra en rekke nye medarbeidere får en premie.

Andre spill som gjelder det den ansatte lærte under orienteringen er også effektive forsikringer om at orienteringen er vellykket.

Trinn for å gjøre den nye ansatt velkommen

• Start prosessen før den nye personen begynner å jobbe. Send en agenda til den nye medarbeideren med tilbudsbrevet slik at den ansatte vet hva han kan forvente. Hold kontakten etter at han eller hun har takket ja til stillingen for å svare på spørsmål. Sørg for at den nye personens arbeidsområde er klart for første arbeidsdag.
• Sørg for at nøkkelkolleger vet at den ansatte begynner og oppmuntre dem til å komme for å si «hei» før orienteringen begynner. Et velkomstbrev for en ny ansatt med en agenda lar kollegaer holde kontakten med den nye ansatte og timeplanen hennes.
• Tildele en mentor eller kompis , for å vise den nye personen rundt, lage introduksjoner og begynne å trene. La mentoren ha tilstrekkelig varsel slik at de kan forberede seg. De mentorforholdet bør fortsette i 90 dager og kan fortsette mye lenger hvis paret har en god forbindelse. Mange forhold fortsetter i årevis og kan til og med bli til et sponsing.
• Start med det grunnleggende. Folk blir raskere produktive hvis de er solid forankret i den grunnleggende kunnskapen de trenger for å forstå jobben sin. Fokuser på hvorfor, når, hvor og hvordan i stillingen før du forventer at de skal håndtere oppdrag eller store prosjekter. Ikke overveld dem med for mye informasjon.
• Gi eksempler på hvordan du fyller ut skjemaer og personens stillingsbeskrivelse med orienteringspakken.
• Ha det moro. Konsentrer deg kun om de svært viktige temaene i håndboken. Spill noen spill – dette kan hjelpe folk å lære.
• Gi en liste over vanlige spørsmål med en kontaktperson og telefonnummer eller utvidelse.
• Planlegg å ta den nyansatte til lunsj, eller be andre om å bli med den nyansatte i lunsjrommet eller i et konferanserom med andre medlemmer av avdelingen. Den første dagen på jobben er ikke dagen for å la den nyansatte være alene under lunsjen.
• Dette er et godt tidspunkt for veilederen til å ta medarbeideren til lunsj, inkludere andre kolleger og sørge for at den ansatte har det godt. Det er også et utmerket miljø der ansatte kan bli kjent med hverandre og den nye kollegaen.
• Ha den nye personens familie i tankene. Ny jobb betyr en tilpasning for hele familien, spesielt hvis de har flyttet. Gjør det du kan for å lette overgangen og hjelpe dem til å føle seg komfortable i samfunnet.
• Be om tilbakemelding. Finn ut fra tidligere nyansatte hvordan de oppfattet orienteringsprosessen, og ikke vær redd for å gjøre endringer basert på disse anbefalingene. Du kan sende en evaluering to til fire uker etter at den ansatte har startet, og spørre: Nå som du har vært i selskapet en stund, dekket den nye medarbeiderorienteringen dine behov?
  Etter at den ansatte har jobbet for deg en stund, og han finner ut hva han burde ha lært, men ikke gjorde ved orienteringen. I Mecklenburg County, etter redesignprosessen, sa en av trenerne, Allyson Birbiglia: 'Vi erkjenner at vi kontinuerlig må forbedre orienteringen for å møte de skiftende behovene til kundene våre. Det som fungerer nå tjener kanskje ikke våre ansatte godt neste måned eller neste år.'

Et effektivt orienteringsprogram – eller mangelen på et – vil gjøre en betydelig forskjell i hvor raskt en ny medarbeider blir produktiv og har andre langsiktige konsekvenser for organisasjonen din. Slutten av den første dagen, slutten av den første uken, slutten av hver dag i jobben din, er like viktig som begynnelsen.

Hjelp de ansatte til å føle at du vil at de skal komme tilbake neste dag, og neste, og neste.

-------------------------------------------------- --------

Dr. Judith Brown er programleder for politikk og ytelsesstyring ved Naval Intelligence.