Ansattes personellfil innhold
Dette er elementene som hører hjemme i en ansatt personellfil
••• mediaphotos / Getty Images
InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelseDe ansattes personalmappe er hovedansattmappe som inneholder ansettelsesforholdets historikk fra arbeidssøknaden gjennom utgangsintervju og ansettelse oppsigelsesdokumentasjon .
Tilgang til ansattpersonellfilen
Bare personalet for personal og ansattes nærmeste leder eller leder kan ha tilgang til informasjonen i personalmappen for ansatte, og den forlater aldri personalkontoret.
I noen selskaper er tilgangen til filen begrenset til HR-ansatte. I disse organisasjonene beholder veiledere eller ledere sin egen administrasjonsfil som inkluderer dokumenter de kan trenge tilgang til, for eksempel kopier av tidligere resultatvurderinger.
Kravene varierer fra stat til stat, for ikke å si internasjonalt, om hvem som har tilgang til den ansattes personalmappe. I noen stater har ansatte rett til å få tilgang til og til og med få kopier av informasjonen i personalmappen. I andre er tilgangen smalere. Kravene varierer også om hva den ansatte har tilgang til. Kjenn reglene i jurisdiksjonen der du ansetter folk for å bo i samsvar med dine juridiske krav.
Vanligvis vil du ikke ønske å oppbevare dokumenter i personalmappen som den ansatte med rimelighet ikke har rett til innsyn i. Du kan vurdere å oppbevare alle dokumenter knyttet til bakgrunnssjekking, referanser, intervjusjekklister og vurderinger i en egen fil som er opprettet for å inneholde alle dokumentene knyttet til en bestemt rekrutterings- og ansettelseshendelse.
De ansattes personalmappe er vanligvis lagret i et låst, brannsikkert arkivskap på et låst sted som er tilgjengelig for personalet. Konfidensialiteten til ansattes informasjon i personalmappen er av største betydning.
Av alle de bedriftsbevarte ansattfilene er ansattpersonellfilen oftest tilgjengelig fra dag til dag for informasjon av arbeidsgiveren, arbeidslederen eller Personalet.
Betraktninger om ansatt personell filinnhold
Personalmapper inneholder vanligvis dokumenter som den ansatte allerede har gjennomgått og dermed er han eller hun kjent med innholdet. Dette inkluderer dokumenter som jobbsøknader, prestasjonsevalueringer, anerkjennelsesbrev, opplæringsjournaler og skjemaer som er relatert til overføringer og forfremmelse.
De grunnleggende prinsippene og spørsmålene som må vurderes når du arkiverer ethvert dokument i en ansatts personalmappe er disse.
- Vil arbeidsgiver trenge et bestemt dokument for å rettferdiggjøre avgjørelser hvis arbeidsgiveren ble saksøkt? Ville arbeidsgiveren trenge dokumentet i en domstol?
- Vet og forstår den ansatte at dokumentet vil bli arkivert i hans eller hennes personalmappe? I de fleste tilfeller bør arbeidsgivere få arbeidstakeren til å signere dokumentet, ikke for å si seg enig med innholdet i dokumentet, men for å erkjenner at de er klar over og har lest dokumentet.
- Ingen overraskelser, meninger eller personlige notater om den ansatte skal noen gang legges inn i en ansatts personalmappe. Bare fakta, ingen spekulative tanker, hører hjemme i en medarbeidermappe.
Innhold i en ansatt personellfil
Følgende er anbefalinger om dokumentasjonen som en arbeidsgiver bør oppbevare i en personalmappe.
Ansettelseshistorie
- Jobbsøknad
- Gjenoppta
- Gjenoppta følgebrev
- Utdanningsverifisering
- Ansettelsesverifisering
- Avslagsbrev
- Stillingsbeskrivelse
- Jobbanalyse poster
- Jobbtilbudsbrev eller arbeidskontrakt
- Arbeidsbyrå- eller vikarbyråavtale, hvis brukt
- Nødkontaktinformasjon
- Signert medarbeiderhåndbok kvitteringsskjema som viser mottak av medarbeiderhåndbok
- Sjekkliste fra nyansattorientering som viser temaer som dekkes og av hvem
- Eventuelle flytteavtaler og dokumentasjon
- Enhver kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller bekreftelse mellom arbeidstakeren og arbeidsgiveren (som f.eks. konkurranseklausul , en ansettelse kontrakt , eller en avtale knyttet til en firmabil)
- Offisielle skjemaer for arbeidsliv inkludert forespørsler om overføre , forfremmelse , interne jobbsøknader og så videre
- Eventuell annen dokumentasjon knyttet til ansettelse
Ansattes ytelsesutvikling, utviklingsplaner og forbedring
- Kopier av eventuell medarbeidersamtaler eller ansattes utviklingsplaner
- Ansattes egenvurderinger
- Registreringer fra eventuelle formelle veiledningsmøter
- Merknader om oppmøte eller forsinkethet
- Dokumentasjon av ytelsesforbedringsplan
- Rapporter om disiplinære tiltak
- Ansattes anerkjennelse presentert som sertifikater, anerkjennelsesbrev og så videre
- Ansattes formelle forslag og anbefalinger, organisasjonssvar
- Treningsrekord
- Forespørsler om opplæring
- Kompetansevurderinger
- Varsler eller tidsplaner for treningstimer eller økter
- Trenger vurderinger signert
- Opplæringsutgiftsrapporter
- Klager fra kunder eller medarbeidere som har vært diskutert med den ansatte
Oppsigelsesjournaler
- Oppsigelsesbrev til ansatte
- Avslutt intervjudokumentasjon
- Cobra melding
- Sjekkliste for slutt på ansettelse
- Endelig regnskap for alle aspekter av den ansattes ansettelse, for eksempel sluttlønn, feriepenger, retur av selskapets eiendom og så videre
Bunnlinjen
Du vil bare legge inn dokumenter som den ansatte er kjent med i personalmappen. Hvis det å se innholdet i filen deres forårsaker en ansatt overraskelse, har du ikke effektivt administrert innholdet i filen.
Artikkelkilder
Society for Human Resources Management. ' Må arbeidsgivere vise arbeiderne sine personalmapper? ' Åpnet 4. oktober 2020.