Menneskelige Ressurser

Ansettelsesverifisering og eksempelpolicy

Søknad med CV som strekker seg etter et håndtrykk.

••• PeopleImages / Getty Images



En potensiell arbeidsgiver, et offentlig organ eller en ekstern enhet, for eksempel en låneinstitusjon, kan søke ansettelsesbekreftelse på en person som søker på en jobb eller annen forpliktelse. Denne prosessen utføres for å sikre at den nåværende eller tidligere ansatte er eller var ansatt i organisasjonen din. I de fleste tilfeller ønsker organisasjonen som ber om å bekrefte:

  • Ansettelsesdato
  • Lønn informasjon
  • Hvis du fortsatt er ansatt i organisasjonen din

I tilfelle av ansettelsesverifisering forespørsler fra potensielle arbeidsgivere, informasjon om den ansattes prestasjoner og potensielle gjenansettelse etterspørres ofte. Det er heller ikke uvanlig at ansettelsesverifiseringen ber om den ansattes spesifikke historikk med jobbansvar, tittel og lønnshistorikk, i tillegg til gjeldende eller siste ansettelsesinformasjon.

Frigi informasjonen

Det er opp til arbeidsgiveren hvor mye informasjon som skal frigis, men en ansettelsesverifiseringspolicy, som konsekvent håndheves, bør eksistere. Det er viktig å øve på konsistens når du håndterer forespørsler om ansettelsesbekreftelse.

Lederne og medarbeiderne dine trenger opplæring i hvordan de skal svare på en forespørsel om ansettelsesbekreftelse. De må også forstå hvordan de skal svare på mer lange og detaljerte forespørsler. Detaljerte rapporter blir vanligvis bedt om når arbeidsgivere gjør bakgrunnssjekk.

Offentlige etater, låneinstitusjoner og i noen situasjoner utleieagenter vil ikke søke detaljert referanse eller arbeidserfaring. Potensielle arbeidsgivere vil oftest ønske tilleggsinformasjon.

Eksempelpolicy for verifisering av ansettelse

De fleste selskaper vil inkludere en forretningspolicy eller prosedyre som definerer hvordan de vil gå frem for å håndtere slike forespørsler.

Eksempel på bedriftspolicy for verifisering av ansettelse

Send alle forespørsler om ansettelsesbekreftelse til lederen for personalavdelingen for et offisielt svar fra selskapet. En forespørsel kan mottas fra

  • Nåværende eller tidligere ansatte
  • Potensielle arbeidsgivere for nåværende eller tidligere ansatte
  • Offentlige etater
  • Finans- eller låneinstitusjoner
  • Andre organisasjoner som utleiebyråer

Under ingen omstendigheter er noen annen ansatt autorisert til å gi et skriftlig eller offisielt ansettelsesbekreftelsessvar for selskapet. Personalet er opplært i å svare på forespørsler om ansettelsesverifisering. De vil også vite om det er registrert en signert tillatelse til å frigi informasjon fra tidligere ansatte.

Alle forespørsler om ansettelsesverifisering må inneholde den ansattes eller tidligere ansattes signatur som godkjenner utlevering av informasjon. Når det gjelder nåværende ansatte, vil HR-kontoret som en høflighet varsle den ansatte når det etterspørres informasjon om ansettelsesverifisering.

Når en signert tillatelsessignatur er tilstede, vil selskapet frigi ansettelsesinformasjon om nåværende og tidligere ansatte.

Selskapet vil gi ut:

  • Om personen i dag er ansatt i denne bedriften
  • Den ansattes nåværende eller siste stillingstittel
  • Start- og sluttdato (hvis aktuelt) for ansettelse
  • Den nåværende eller sluttlønnen til den ansatte

Avhengig av omstendighetene rundt forespørselen, og innspill fra tidligere eller nåværende ansatt,

Selskapet kan også gi ut informasjon om lønnshistorie , og historien om stillingstitler for en nåværende eller tidligere ansatt. Selskapet kan også opplyse om de vil ansette den ansatte på nytt.

Unntak fra denne policyen må godkjennes av presidenten for (Ditt firmanavn).

(Dato for vedtakelse av policyen / Dato for siste endring av policyen.)

Utvide