Ledelse Og Ledelse

Få Executive Leadership Support i prosjektledelse

forretningsfolk som ser på prosjektspesifikasjoner

••• PeopleImages / Getty Images

Prosjektledere har en vanskelig jobb. I sin rolle påtar de seg ansvaret for å danne et effektivt team for å forfølge og lykkes med nye initiativ. Fordi prosjekter kan omfatte alt arbeidet som gjøres i et firma, er hvert prosjekt et nytt eventyr.

En av de viktigste faktorene som fremmer prosjektsuksess er tilstedeværelsen av en effektiv, engasjert utøvende sponsor. Selv om prosjektledere kanskje vet at ledersponsorer gjør mye for å hjelpe et prosjekt til å lykkes, forstår mange ledere ikke hvordan de kan hjelpe eller hva de skal gjøre.

Utøvende sponsoransvar

Den utøvende sponsoren er avgjørende for et prosjekts suksess. Det er mange grunner til at prosjekter mislykkes, men mangel på støtte i en organisasjon bør ikke være en av dem. Utøvende sponsorer bør:

  • Ta på ledernivå ansvar for resultatet av et prosjekt
  • Charter prosjektet og gi autoritet til prosjektlederen og kjerneteammedlemmer
  • Støtt prosjektgruppens søken etter ressurser og synlighet
  • Sikre tilstedeværelsen av og støtte effektive teamverdier, inkludert ansvarlighet og åpenhet
  • Støtt laget i møte med ekstraordinære vanskeligheter
  • Forsvare prosjektgruppen mot organisatorisk innblanding
  • Vær involvert og interessert
  • Holdes like ansvarlig som prosjektleder og teammedlemmer hvis initiativet mislykkes

Executive Sponsor Tilstedeværelse

I fravær av en støttende utøvende sponsor, faller alle de ovennevnte ansvarene på den allerede overbebyrdede prosjektlederen, som vanligvis mangler innflytelse med andre ledere eller ledere som kan være motstandsdyktige mot prosjektet.

Mangelen på en effektiv sponsor øker risikoen for prosjektproblemer, inkludert men ikke begrenset til fiasko, suboptimal ytelse, økte kostnads- og kvalitetsmål og mulig økt teamuro.

Enkelt sagt, tilstedeværelsen av en effektiv utøvende sponsor er en positiv forskjellsskaper for prosjektet de har sponset. Gitt den åpenbare betydningen av rollen, kan det være rimelig å anta at de fleste organisasjoner tar sitt arbeid med utøvende sponsorer på alvor.

Organisatorisk behandling av rollen

Selv om det ville være rimelig å forvente at de fleste firmaer vil vise moden praksis rundt rollen som den utøvende sponsoren i en tid der prosjektledelsespraksis er godt etablert, er situasjonen nøyaktig motsatt.

  • Mange firmaer har ingen formell praksis rundt ledersponsing
  • Få firmaer har noen formalisert opplæring eller standardisert beskrivelse av sponsorens rolle og ansvar
  • Sjelden er firmaet som gir opplæring for sine utøvende sponsorer
  • Det er liten konsekvent enighet om sponsorens ansvarlighet for prosjektsuksess
  • De fleste prosjektledere uttrykker frustrasjon over mangelen på støtte fra sponsorene

I følge Project Management Institute i 2018, 38% av organisasjonene undersøkt hadde ikke aktive ledersponsorer for prosjekter.

Selv om den nåværende praktiseringen av executive sponsing kan gi rom for forbedring, har prosjektledere ikke noe annet valg enn å fortsette å gå videre med sine initiativer. Det er imidlertid noen skritt prosjektledere kan ta for å rekruttere sårt tiltrengt lederstøtte.

Trinn for å få lederstøtte

  1. Rekruttere en sponsor. Hvis prosjektet ditt har strategiske implikasjoner for firmaet ditt, enten direkte for kunder eller indirekte ved å muliggjøre mer effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunder, bør du rekruttere en sponsor. Jobb direkte med din rapport-til-leder eller lederen av ditt prosjektledelseskontor for å forsterke prosjektets betydning og be om hjelp. Legg vekt på sponsorens rolle og ansvar, og pek på industriforskning som korrelerer prosjektsuksess og effektiv sponsing.
  2. Tren opp sponsoren din. Fremhev sponsorens rolle som strategisk, ikke taktisk eller som en galjonsfigur. De fleste ledere kommer inn i rollen som en sponsor uten formell opplæring eller kontekst for deres ansvar. Mens du er i den litt vanskelige rollen det er å trene en leder, vil de fleste av disse personene sette pris på konteksten og veiledningen din. Spørsmålene om ansvarlighet, verdiforsterkning og beskyttelse av teamet bør være ditt primære fokus når du melder deg inn i din utøvende sponsor.
  3. Engasjer og involver sponsoren din aktivt. Den beste prosjektlederen og sponsorrelasjonene er svært interaktive. Det er viktig for de to partene å etablere en tydelig kommunikasjonsprotokoll for oppdateringer om prosjektaktiviteter samt flagging og respons på nødssituasjoner. Prosjektlederen bør oppmuntre den utøvende sponsoren til å delta på status- eller teammøter fra tid til annen for å vise genuin interesse, og til å tjene som en aktiv heiagjeng for organisasjonen for teamsuksesser.
  4. Be om coachingstøtte fra sponsoren din. Det er alltid nyttig å ha noen med mer erfaring enn deg som observerer og tilbyr konstruktive og positive tilbakemeldinger og coaching på prestasjonene dine.
  5. Utnytt sponsoren forsiktig for de store problemene . Vær forsiktig så du ikke trekker for mye på sponsoren din for taktiske problemer. Den beste bruken av sponsoren din er å hjelpe til med å sikre ressurser, fungere som en talsperson for prosjektteamet til den bredere ledergruppen og hjelpe deg å forsterke viktige teamverdier.

Den endelige pitch

Rollen som den utøvende sponsoren er en av de viktige brikkene i puslespillet for å lykkes for prosjektinitiativer. Vellykkede prosjektledere forstår hvor viktig denne rollen er og jobber for å få lederstøtte på riktig nivå og intensitet.

Hvis sponsoren er fraværende eller vag, ta på deg selv å rekruttere og/eller trene opp ledersponsorene dine for å støtte deg, teamet ditt og firmaet ditt for å lykkes.