Utnytt kraften til et ansattforslagsprogram

Gå utover den ordspråklige forslagsboksen

••• Westend61 / Getty Images

Et godt konstruert program for medarbeiderforslag – lansert med organisasjonsengasjement, klarhet og kontinuerlig kommunikasjon – kan ha en positiv innvirkning på bedriftens bunnlinje og gi de ansatte motivasjon og entusiasme.

Et dårlig gjennomtenkt, raskt lansert, udefinert program for ansattforslag kan slå av folk og generere dårlig vilje, kynisme og misforståelser. Dette er skjebnen til mange ansattforslagsprogrammer som tankeløst lanseres via en ansattforslagsboks. Så planlegg først.

Trenger din bedrift en forslagsboks?

Før du starter et ansattforslagsprogram, vurdere bedriftskulturen din . Får du friske og gjennomtenkte ideer for øyeblikket?

Hvis medarbeiderforslag allerede dukker opp til overflaten på personalmøter og i uformell samtale, er det nødvendig med mer uformelle metoder for å dyrke nye ideer, enn et fullverdig forslagsprogram eller forslagsboks for ansatte. For eksempel:

• Rute avdelings idédugnad .
• Generer ideer om spesifikke emner under ditt ukentlige personalmøte.
• Angi en månedlig lunsj for hver ansatt for å sende inn minst én idé.
• Be ledere ta med tre medarbeiderideer til hvert ledermøte.

Hvis du trenger å gjøre det bedre, begynn med å spørre hva med kulturen din er kvelende ideer ? Programmet ditt må eliminere eller omgå disse veisperringene før du begynner, ellers er et forslagsprogram for ansatte dømt til å mislykkes.

Hvordan sette opp et vurderingsteam

Vellykkede ansattforslagsprogrammer krever ledelse. Sett opp en tverrfunksjonelt team med makt til å implementere forslagene den mottar. Teamet bør gjennomgå forslag og bekrefte mottaket innen 48 timer. Hvis dette teamet er alle ledere eller alle direktører, kan det oppfattes som ute av kontakt eller blokkerende endring. Så folk på den må være villige til å endre seg og villige til å spørre 'hvorfor ikke' i stedet for 'hvorfor'?

Alle avdelinger, spesielt Økonomi, skal være representert. Hvis ledere eller direktører vurderer forslag, gjør gjennomgangen til en del av et regelmessig planlagt møte, med forslag distribuert og vurdert på forhånd. Hvis en tverrfunksjonell medarbeiderteam er ditt valgte forslag gjennomgang kjøretøy, den valg av teammedlemmer for forslagsvurderingsteamet bør inkludere stillingene som gjenspeiler hvordan virksomheten generelt utføres i din kultur.

Hvis teamet møtes oftere enn månedlig, blir det mer arbeid enn folk vanligvis er villige til å gjøre. Roter medlemmer av dette laget 4-6 ganger i året, men ikke alle medlemmene samtidig.

Trinn til suksess

Etabler områder for forslag: Sett retningslinjer for emner som er åpne for forslag – med mindre du bare vil oppmuntre til ting som «sett en ismaskin i lunsjrommet» eller «la oss gå hjem tidlig på fredager». Disse vil sannsynligvis inkludere ideer som påvirker kostnadsbesparelser, kvalitet, produktivitet, prosessforbedringer, inntektsgenerering, og moralforbedring.

Kommuniser innsendings- og gjennomgangsprosessen: Del alle retningslinjene offentlig og spesielt målene du prøver å oppnå ved å starte et forslagsprogram for ansatte.

Krev detaljer om implementeringen: Det er lett å slå av en idé, så krev en forklaring fra forslagsstilleren på hvordan de mener den bør implementeres. Du trenger ikke en fullverdig handlingsplan, men mer enn en setning eller to.

Be om potensiell innvirkning: Krev hvorfor og hvordan ideen vil påvirke selskapet, inkludert en kostnadsbesparelsesanalyse. Men hold prosessen enkel. Ikke slå av ansatte fra starten med et tresiders skjema som virker tyngende.

Handle annerledes når det er den ansattes egen jobb: Ansatte bør alltid tenke på måter å forbedre sin egen jobb uten å måtte kjøre den forbi et godkjenningsteam. Gi ledere en måte å belønne folk på som kommer med ideer som bør implementeres umiddelbart, men som likevel passer til målene for forslagsprogrammet.

Sett en ansatt ansvarlig: Utpek en administrator for ansattforslagsprogrammet som vil sørge for at prosessen går som lovet og ikke blir fastlåst av en moralsprengende ineffektiv revisjonskomité.

Utpek en mester fra toppledelsen: Dette gir troverdighet til ansattforslagsprogrammet og får forslagsstillere til å føle seg viktige.

Belønninger og anerkjennelse

Belønningen for implementerte forslag må være tydelig definert på frontend. Hvis medarbeiderideen sparer bedriften penger, får den ansatte i mange ansattforslagsprogrammer en prosentandel av kostnadsbesparelsene. Denne prisen kan tilsvare 5-20 % av de påviste kostnadsbesparelsene.

Erkjenne at kostnadsbesparelser er vanskelig å bevise hvis du ikke har gode tall som definerer prosessen før ansattforslaget implementeres. Ofte er det første trinnet i en kostnadsbesparende forslagsimplementering å måle prosessen for å være sikker på at du vet hvordan det fungerer for øyeblikket.

Andre, mindre målbare prosessideer trenger en standardbelønning. Ofte er det som er viktigst for den ansatte anerkjennelse.

Belønninger kan inkludere varer med firmalogoen, gavekort, lunsj med en leder etter den ansattes valg, en kvartalsvis prismiddag og poeng mot kjøp av dyrere varer fra kataloger.

Faktisk, gitt vanskelighetene med å måle resultatet av mange ansattes forslag, tilbyr noen selskaper disse anerkjennelsesbelønninger selv når ideene la betydelig til på bunnlinjen. Dette er ikke like motiverende som at den ansatte mottar en del av besparelsene realisert i løpet av en definert tidsperiode.

Tilbakemelding i ditt ansattforslagsprogram

Gjør tilbakemeldingen til personer med forslag private, spesielt hvis ideen blir avvist. Ellers er det usannsynlig at folk stikker nakken ut ved å tilby forslag utenom det vanlige som muligens er dine mest fruktbare.

Når et ansattforslag implementeres og resulterer i en belønning, anerkjenne bidraget offentlig på et personalmøte, med tillatelse fra den involverte ansatte. I tillegg kan du legge ut ansattforslaget, navnene på de ansatte i implementeringsteamet og belønningen som gis.

I mange organisasjoner ser det ut til at forslag forsvinner inn i et mørkt hull som de kanskje ikke kommer ut av på flere måneder – en garantert fiasko for ansattforslagsprogrammet.

Å holde deltakerne i ansattforslagsprogrammet orientert om fremdriften til forslagene deres er viktigere enn å gi forslagsstilleren raske svar. Ansatte vil bare vite hva som skjer med ideene deres.

En populær tilnærming til implementering av forslag er å inkludere forslagsstilleren i ethvert implementeringsteam. Dette holder også forslagene som er levert inn rimelige. Hvis et forslag godtas, må du som et minimum angi en implementeringstidslinje som forslagsstilleren forstår.

Flere tips for et vellykket forslagsprogram

Medarbeiderforslagsprogrammer må vektlegge kvalitet fremfor kvantitet av forslag. Mange programmer oppmuntrer til det motsatte, og skaper motløshet når de ikke gir mye valuta for pengene og tiden som er investert.

Anonyme medarbeiderforslag anbefales ikke. Folk bør være villige til å offentlig stå bak ideene sine. Det er typen bedriftskultur du må oppmuntre å skape en vellykket organisasjon.

Belønn ikke bare de ansatte som sender inn vinnende ideer. Belønn og anerkjenne ledere og veiledere som gjør den beste jobben oppmuntre ansattes forslag og komme av veien av fremgang.

Spillskiftende ideer kommer fra overalt. Vurder å inkludere kunder og leverandører som forslagsstillere også, spesielt ettersom ansattforslagsprogrammet modnes.