Brev Og E-Poster

Hvordan adressere et forretnings- eller profesjonelt brev

Mann åpner post på hjemmekontoret

••• Hill Street Studios / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

I denne epoken med tekstmeldinger og direktemeldinger er det noen ganger vanskelig å huske alt du lærte på skolen om å skrive formelle brev. Du kan gå år i karrieren uten å måtte skrive mer enn et profesjonelt utseende e-post . Profesjonell brevskriving er imidlertid en viktig ferdighet når du søker jobb, jobber i nettverk eller sender annen forretningsrelatert korrespondanse.

Når det kommer til jobbsøking, må du gjøre alt for å se profesjonell ut. Uformelt vil du bare ikke gjøre når du prøver å imponere en ansettelsessjef og skille seg ut fra konkurrentene dine. Det første en potensiell arbeidsgiver ser er hvordan brevet blir adressert, så følg de riktige reglene for adressering av et brev eller profesjonell korrespondanse er avgjørende for din karriererelaterte og forretningskommunikasjon.

Først og fremst, når du skriver et brev eller sender en e-postmelding for ansettelses- eller forretningsformål, er det viktig å bruke et formelt språk når du henvender deg til personen du skriver til, med mindre du kjenner vedkommende svært godt.

Hvis du er usikker på om du bør bruke en formell eller tilfeldig (fornavn) adresseform, ta feil på siden av profesjonalitet og bruk den formelle betegnelsen.

Hvordan adressere et brev: Mr., Dr., Ms. eller Mrs.

Den passende tittelen å bruke når du skriver til en mann er Mr. For en kvinne, bruk Ms., selv om du vet mottakerens sivilstatus. Fru er mer profesjonell enn Frøken eller fru , som kan se ut til å være utdatert.

For en lege eller noen med en Ph.D., bruk Dr. som tittel. Alternativt kan du også bruke Professor hvis du skriver til et universitets- eller høyskolefakultetsmedlem.

Hvis du ikke kjenner kjønnsidentiteten til personen du henvender deg til, bruk en kjønnsnøytral hilsen og inkluder ganske enkelt for- og etternavnet deres, f.eks. «Kjære Tristan Dolan».

Eksempler på brevhilsen

Mange brevhilsener er passende for forretnings- og ansettelsesrelatert korrespondanse, inkludert:

  • Kjære herr Smith
  • Kjære fru Markham
  • Kjære Kiley Doe
  • Kjære Dr. Haven
  • Kjære professor Jones

Følg hilsenen med et kolon eller komma, bruk deretter et linjeskift og start det første avsnittet i brevet ditt. For eksempel:

Kjære Mr. Smith:

Første ledd i brevet.

Finne en kontaktperson

illustrasjon om å finne en kontaktperson

Alison Czinkota  The Balance 2018

Du trenger ikke å vite navnet på personen du henvender deg til, men det gjør ikke vondt, og faktisk kan det gjøre et positivt inntrykk, spesielt hvis du prøver å score et jobbintervju. Å bruke et navn kan være en utfordring ettersom arbeidsgivere ofte unnlater å oppgi et kontaktnavn i en stillingsannonse, spesielt på store jobbsøkesider.

Det er verdt å prøve finne kontaktpersonen fordi det å ta seg tid til å oppdage den personens navn vil vise personlig initiativ. Den viser også en oppmerksomhet på detaljer som vil snakke godt for deg når CV-en din blir gjennomgått.

Den beste måten å finne navnet på en kontakt i selskapet er å spørre. Hvis du kobler deg inn i en stilling, spør nettverkskontakten din om navnet og e-postadressen til den beste personen å snakke med om stillingen. Sperr det, ring selskapets hovednummer og spør resepsjonisten om navn og kontaktinformasjon til personalsjefen (HR) som har ansvaret for ansettelsen (eller lederen for slik-og-sådan-avdelingen, etc.).

Hvis ingen av disse metodene fungerer, kan du ofte avdekke informasjonen du leter etter ved å lete litt på internett. Start med selskapets nettside og se etter oppført personell. Du vil ofte se en HR-kontakt på personalsiden eller firmakatalogen.

Hvis det ikke gir resultater, er det på tide å trykke på LinkedIn og gjøre et avansert søk etter stillingstitler og firmanavn. I prosessen kan du til og med finne en annen forbindelse til personen du leter etter . Det er aldri en dårlig ting når du prøver å få et menneske til å se på CV-en din.

Eksempelbrev med kontaktperson

Fornavn Etternavn
Adressen din
Din by, delstatspostnummer
Telefonnummeret ditt
Din epost

Dato

kontakt navn
Tittel
selskapsnavn
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære Mr./Ms. Etternavn,

Jeg skriver om universitetets kommende nettverksarrangement for studentkarrieren. Jeg er interessert i å reservere en stand fordi vi ønsker å ansette to nye designere.

Navnet på selskapet vårt er Blue Fox Designs, og jeg vil gjerne komme i kontakt med noen av dine design- og kunststudenter som skal uteksamineres i år. Vi fokuserer på moderne interiørdesign og dekorasjon.

Gi meg beskjed om du har plass på arrangementet ditt. Du kan sende meg en e-post på myname@anemail.com eller ringe mobiltelefonen min på 555-555-5555.

Vennlig hilsen,

Signatur (for et papirkopi)

Ditt innskrevne navn

Utvide

Når du ikke har en kontaktperson

Hvis du ikke har en kontaktperson i selskapet, kan du enten utelate hilsenen fra følgebrevet ditt og begynne med første ledd eller bruke en generell hilsen . For eksempel:

  • Til den det måtte gjelde
  • Kjære ansettelsessjef
  • Kjære personalsjef
  • Kjære Herr eller Fru ( vær forsiktig med å bruke denne, det kan høres foreldet ut )

Følg den generelle hilsenen med et kolon, akkurat slik:

Kjære ansettelsessjef:

Første ledd i brevet.

Eksempelbrev uten kontaktperson

Fornavn Etternavn
Adressen din
Din by, delstatspostnummer
Telefonnummeret ditt
Din epost

Dato

Kjære ansettelsessjef:

Jeg skriver for å spørre om muligheten for ledige stillinger hos Woodlynn Publishing. Nærmere bestemt ser jeg etter en stilling som administrativ assistent. Jeg har seks års erfaring som administrativ assistent hos Wedgewood Realty i North Grove, men jeg skal flytte til ditt område neste måned, så jeg søker en ny stilling.

Hvis du har noen muligheter tilgjengelig, vennligst gi meg beskjed. Jeg har lagt ved CV-en min for vurdering. Min nåværende leder, John Anderson, og to av mine kolleger er veldig villige til å gi referanser for å bekrefte mine kvalifikasjoner.

Du kan kontakte meg på myname@myemail.com eller på telefon på 555-555-5555. Jeg ser frem til å høre fra deg.

Vennlig hilsen,

Signatur (for et papirkopi)

Ditt innskrevne navn

Utvide

Hvordan adressere konvolutten

Bruk en konvolutt i bedriftsstørrelse (#10) for all postkorrespondanse, og brett brevet ditt i tredjedeler.

  • Din returadresse ( navn, gateadresse, by, stat og postnummer ) skal være øverst til venstre på konvolutten.
  • Sørg for at mottakerens navn og adresse ( kontaktperson, firma, gateadresse, by, stat og postnummer ) er sentrert på konvolutten.
  • Sett frimerket øverst i høyre hjørne av konvolutten.

Profesjonelle kommunikasjonsferdigheter

Riktig adressering av en forretnings- eller yrkesbrev er ikke en ferdighet du bare trenger når du søker etter jobber. Når du er ansatt, vil det være tider når du må skrive brev som krever formelle adresser og hilsener .