Menneskelige Ressurser

Hvordan sjekke referanser ved å bruke et effektivt format

Bruk dette formatet for referansekontroll

HR-medarbeider ringer en potensiell ansatt

•••

Culture RM Exclusive/Frank Van Delf/Culture Exclusive/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Å sjekke ansettelsesreferanser er tidkrevende og ofte utilfredsstillende for å innhente nødvendig informasjon for å avgjøre om en person er en passende jobbkandidat. Til tross for lovgivning som gir beskyttelse for referanser, nekter mange arbeidsgivere å tilby mer enn ansettelsesdato, lønnshistorikk og stillingstittel.

Hvis du har mulighet til å nå din kandidats leder, vil du sannsynligvis motta mer nyttig informasjon som fremhever kandidatens ferdigheter og bidrag. Å snakke med menneskelige ressurser (HR) gir sjelden den typen informasjon som ledere trenger ta de riktige ansettelsesbeslutningene .

Men på grunn av frykten for potensielle søksmål, har mange selskaper vedtatt retningslinjer som sier at HR må svare på alle referansesjekker. Disse retningslinjene forbyr også ledere og ansatte å snakke med en potensiell arbeidsgiver under en bakgrunnssjekk .

Hvem bør sjekke referanser?

Referansesjekking er ofte henvist til HR. Når HR har i oppgave å sjekke referanser, gjør de rutinemessig

  • eie referansekontrollprosessen
  • sjekk referanser for jobber på startnivå
  • sjekk kandidatens liste over forberedte referanser

Denne oppgaven bør imidlertid overlates til ansettelsen sjef , da de mer sannsynlig vil kunne avgjøre om den ansatte er en passende kandidat for en jobb.

Referanser bør ikke sjekkes før et selskap er forberedt på det gi et tilbud til en kandidat . Dette sparer personalet tid og viser respekt for den enkelte, som kanskje ikke har informert sin nåværende arbeidsgiver om at de søker jobb.

Ved å utføre en referansesjekk kan ansettelseslederen, som er mest kjent med jobbkravene og arbeidsmiljø , kan mer nøyaktig bedømme om den ansatte passer godt. I tillegg vil lederens støtte til og tro på kandidatens evne til å utføre jobben vellykket danne grunnlaget for den ansattes eventuelle suksess i organisasjonen.

Lederen vet de aktuelle spørsmålene å stille gjeldende eller tidligere arbeidsgiver om kandidatens arbeid. Lederen kan lytte etter utsagn som indikerer kulturell passform og at styrkene som er oppført samsvarer med de som kreves for jobben.

Opplæring for referansesjekkere

Ledere som sjekker referanser bør være trygge og godt forberedt til å stille de riktige spørsmålene for å få den mest verdifulle informasjonen om en potensiell ansatt. For å sikre at ledelsen er opp til oppgaven, bør de være det trent, veiledet og veiledet før du utfører referansekontroller.

En kandidats tidligere arbeidsgivere og kolleger har kanskje ikke tid til å gi deg en ny samtale. Derfor må du være godt trent og ha ferdigheter til å påvirke referanser for å avsløre informasjon om deres tidligere ansatte.

Hvis du ikke er forsiktig, kan hver referansesjekk bli til en hyggelig prat der du ikke får den informasjonen du trenger for å ta en objektiv beslutning om å ansette kandidaten din.

Standardformat for kontroll av referanser

Som med de fleste HR-prosesser er et standardformat for referansesjekking nyttig. Du kan enkelt sammenligne kandidater og sikre at du stiller de riktige spørsmålene for å ta en utdannet avgjørelse før du tilbyr søkeren en jobb i bedriften din.

Følgende anbefalte format og eksempelspørsmål kan hjelpe deg med denne oppgaven:

  1. Navn:
  2. Referansenavn:
  3. Selskapsnavn:
  4. Firma adresse:
  5. Firmatelefon:
  6. Ansettelsesdato:
  7. Fra:
  8. Til:
  9. Startposisjon:
  10. Sluttposisjon:
  11. Startlønn :
  12. Sluttlønn:
  13. Hva gjør din bedrift?
  14. Vennligst beskriv ditt rapporteringsforhold til kandidaten? Hvis ingen, i hvilken egenskap observerte du kandidatens arbeid?
  15. Grunn til å forlate:
  16. Vennligst beskriv nøkkelansvaret til kandidaten i sin siste stilling.
  17. Hvor mange rapporterende ansatte klarte kandidaten? Rollene deres?
  18. Fortell meg om kandidatens viktigste bidrag til oppnåelse av organisasjonens oppdrag og mål .
  19. Beskriv kandidatens forhold til sine medarbeidere, rapporterende ansatte (hvis aktuelt) og veiledere.
  20. Snakk om holdningen og utsiktene kandidaten tok med seg til arbeidsplassen.
  21. Beskriv kandidatens produktivitet, forpliktelse til kvalitet og kundeorientering.
  22. Hva er kandidatens viktigste styrker?
  23. Hva er kandidatens viktigste svakheter?
  24. Hva er din samlede vurdering av kandidaten?
  25. Vi ansetter denne kandidaten til (stillingstittel eller rask beskrivelse). Vil du anbefale dem for denne stillingen? Hvorfor eller hvorfor ikke?
  26. Ville du ansatt denne personen på nytt? Hvorfor eller hvorfor ikke?
  27. Er det flere kommentarer du vil ha?
  28. Er det et spørsmål jeg bør stille som vil hjelpe oss å forstå hva denne kandidaten potensielt bringer til arbeidsplassen vår?
  29. Er det noe annet vi burde vite som vil hjelpe oss med å ta den riktige ansettelsesbeslutningen om denne kandidaten?
  30. Takk for din assistanse.

Sørg for å bekrefte at kandidatens signatur for tillatelse for referansesjekking er på arbeidssøknaden din før du starter intervjuet. Hvis det ikke er det, be kandidaten om å signere søknaden før du sjekker referanser. Dette anbefales som en forholdsregel slik at arbeidsgivere er juridisk og etisk trygge.

Konklusjon

Når de blir oppringt for å gi en referanse om tidligere ansatte, gir HR-avdelinger vanligvis generell informasjon som i liten grad indikerer en kandidats egnethet for en stilling. Hvis du ikke er i stand til å få tilfredsstillende informasjon om en potensiell ansatt, må du kanskje stole på dine intervjuferdigheter, samt tilbakemeldinger fra andre som har møtt prospektet, for å avgjøre om de er riktige for stillingen.