Menneskelige Ressurser

Hvordan gjennomføre et effektivt exitintervju

Du kan forbedre organisasjonen din når du vet hva ansatte ønsket

To personer som snakker på et kontor

•••

Eric Audras / Brand X Pictures / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Hva er et medarbeiderutgangsintervju?

Et exitintervju er et møte med en oppsigende ansatt som vanligvis gjennomføres av en personalmedarbeider. De exit intervju gir din organisasjon muligheten for å få ærlige og ærlige tilbakemeldinger fra den ansatte som slutter.

Ledere og arbeidsledere oppfordres også til å gjennomføre exit-intervjuer med ansatte som forlater organisasjonen. Disse intervjuene med en spennende medarbeider kan gi informasjon som lederen kan bruke for å unngå å miste flere ansatte. Og, når tillit eksisterer mellom lederen og den ansatte som forlater organisasjonen, er tilbakemeldinger fra medarbeideravslutningssamtalen nyttig for organisasjonsforbedring og utvikling.

Exit-intervjuet er en integrert del av din ansettelsesavslutningsprosess fordi informasjonen du får tak i kan gjøre store forbedringer i organisasjonen din. I noen organisasjoner gjennomføres avslutningsintervjuet som en del av avslutningsmøtet i tillegg til resten av trinnene på sjekklisten for avslutning.

Hvem gjennomfører medarbeiderutgangsintervjuer?

I en studie som involverte 88 ledere og 32 seniorledere fra 210 organisasjoner i 33 bransjer som hadde hovedkontor i mer enn 35 land, fant forskere fra Harvard Business Review at nesten tre fjerdedeler av organisasjonene gjennomførte medarbeidersamtaler.

I følge studien hadde 70,9 % HR-avdelingene sine til å håndtere prosessen; 19 % fikk de avgående ansattes direkte ledere til å gjøre det; 8,9 % delegerte jobben til den direkte veilederens leder, og 1 % henvendte seg til eksterne konsulenter.'

Videre bestemte de at resultatet av et exit-intervju skulle være handlingsbare data. Men av studiedeltakerne rapporterer. bare en tredjedel kunne identifisere et spesifikt eksempel på en handling som ble utført som et resultat av datainnsamlingen fra utgangsintervjuet.

5 trinn for å gjennomføre et effektivt medarbeiderutgangsintervju

For å unngå dette triste resultatet fra avgangsintervjuene du gjennomfører, vil de følgende fem anbefalingene hjelpe deg med å gjøre innsamling av data fra ansattavslutningsintervjuet viktig.

1. Still spørsmål og følg nøye med i et utgangsintervju

Du vil lytte nøye til hva du blir fortalt i et exitintervju og sørge for at du stiller mange spørsmål. Dette vil bidra til å sikre at du hører hva den ansatte sier og hva han eller hun ikke sier, som begge er viktige. Det er lett å gjøre et trossprang og anta at du forstår hva den ansatte beskriver, men den ansattes ord formidler kanskje ikke den ansattes sanne følelser nøyaktig.

Under et avgangsintervju er det å være innstilt på den ansattes subtile meningsforskjeller avgjørende for nytten av informasjonen du mottar. Det er også best å skrive ned hva den ansatte sier fordi du ikke vil stole på minnet ditt. Når du skriver ned svarene som den avsluttende medarbeideren din gir, mottar personen beskjeden om at du bryr deg om informasjonen han eller hun gir. Dette kan igjen tillate deg å samle inn mer informasjon og tilbakemelding enn du ellers kan ha mottatt.

2. Forstå de positive aspektene ved sysselsetting

Ved å forstå de positive sidene ved ansettelse i organisasjonen din, vil det også gjøre det lettere for deg beholde kritiske medarbeidere og forbedre produktiviteten på arbeidsplassen din. Du vil ha informasjonen du trenger for å gjøre de nødvendige endringene for å gi en ønskelig arbeidsplass.

Fordi du har lov til å stille nesten alle spørsmål i et exit-intervju, er det et godt tidspunkt å spørre om kompensasjon og fordeler hos konkurrerende selskaper. Du kan oppdage at du topper listen. Du kan også spørre personen som forlater om all positiv informasjon de ønsker å dele om ledere, organisasjonsoppdraget, visjonen til selskapet, og hvis organisasjonen din utmerker seg på kommunikasjon .

3. Skap et behagelig miljø for utgangsintervjuet

Nøkkelen til å gjennomføre et effektivt avgangsintervju er å skape et miljø der den spennende medarbeideren er komfortabel med å gi ærlige tilbakemeldinger. De organisasjonskultur at fremmer nyttige tilbakemeldinger fra utgangsintervjuer er en der ansatte er komfortable med å dele ideer åpent, oppmuntres til å kritisere prosesser og metoder, og aldri blir straffet for å dele tankene sine.

4. Destiller ansattes angst under utgangsintervjuet

Du må forsikre den ansatte som slutter om at tilbakemeldingene han eller hun gir vil bli kombinert med andre ansattes tilbakemeldinger og presentert for ledelsen i et aggregert format. Dette bidrar til å destillere enhver angst hos den ansatte for at det vil være represalier for mindre enn positive tilbakemeldinger.

Ansatte er bekymret for omdømmet sitt, og de bekymrer seg for hvordan dataene fra utgangsintervjuet vil bli brukt. De ønsker å være trygge på at hvis de møter lederen eller kollegene deres i fremtiden, har informasjonen deres blitt holdt privat.

Hvordan du slutter i jobben kan påvirke fremtiden din. Så ansatte bekymrer seg for å brenne broer og etterlate arbeidsgiveren med et mindre positivt inntrykk hvis de snakker for ærlig på et avgangsintervju. Målet ditt er å skape et miljø der ansatte stoler på at tilbakemeldingene deres brukes i et aggregert format med mål om å forbedre organisasjonen.

5. Still det viktigste spørsmålet

Til slutt, sørg for at hvert avgangsintervju inneholder det mest kritiske spørsmålet du må stille den ansatte. Du vil vite hva som førte til at den ansatte begynte å søke etter en ny jobb. Dette er det viktigste enkeltspørsmålet å stille den spennende medarbeideren din.

Bunnlinjen

Ja, fantastiske muligheter faller i fanget til en person, og jobb tilbyr flytte opp lederstigen forekomme av og til også. Men for den gjennomsnittlige ansatt som slutter, vil du vite hvorfor den ansatte var åpen for en ny jobb og hvorfor han eller hun søkte i utgangspunktet. Og du må skape et miljø der ansatte er komfortabel med å fortelle deg om et effektivt avslutningsintervju.

Artikkelkilder

  1. Harvard Business Review. ' Får avslutningsintervjuer til å telle ,' Åpnet 17. desember 2019.