Hvordan korrigerende tiltak kan forbedre ansattes ytelse

Vurder å prøve ut to korrigerende handlingsmodeller

••• Getty bilder

Ansatte gjør feil. Noen ganger er dette fordi de er ikke klare på hva lederne deres vil at de skal gjøre , og andre ganger kan det være at de med vilje gjør et feil valg. Når denne typen situasjoner oppstår, må en leder ofte gjøre en korrigerende handling - det vil si at de tar et skritt for å endre en ansatts atferd.

Korrigerende handling står med forebyggende handling som de to alternativene for å påvirke og endre (og forhåpentligvis forbedre) ansattes ytelse. Forebyggende handling finner sted før en ansatt eller team gjør en feil og korrigerende handling skjer etterpå. Her er det du trenger å vite om sistnevnte handling, som du kan ta ved å følge en av de to presenterte modellene nedenfor.

8D-modellen for korrigerende handling

Det er mange måter å iverksette korrigerende tiltak på, og en av dem kalles 8D-modellen. D står for disiplin - ikke en straff, men et område for studier eller innflytelse. Denne modellen er populær innen kvalitetssikringsområder og bidrar til å sikre at hele teamet forstår problemet og gir et svar. 8D-ene er som følger:

D0: Planlegg — Planlegg å løse det opprinnelige problemet og bestemme tid, mennesker og ressurser som trengs
D1: Bruk et lag —Velg et team med ulike ferdighetssett og produkt-/prosesskunnskap.
D2: Definer og beskriv problemet – Angi omfanget ved å definere de kvantifiserbare elementene i problemet, for eksempel hvem, hva, hvor, når, hvorfor, hvordan og hvor mange.
D3: Utvikle og gjennomføre en midlertidig inneslutningsplan — Beskytt kundene ved å implementere en midlertidig løsning for å begrense problemet.
D4: Bestem, identifiser og verifiser rotårsaker —Bruk kvalitetsverktøy, inkludert årsak-og-virkning-diagrammer og 5 hvorfor for å identifisere alle aktuelle årsaker som kan forklare hvorfor problemet oppsto.

D5: Velg og verifiser permanente rettelser —Velg en permanent, systemisk løsning som adresserer grunnårsaken.
D6: Implementere og validere korrigerende handlinger —Implementer de beste korrigerende handlingene, og bekreft og valider deretter at disse handlingene forårsaket en forbedring.
D7: Ta forebyggende tiltak — Se på feil og modifiser praksis, styrings- og driftssystemer og prosedyrer for å løse potensielle problemer fremover.
D8: Gratulerer laget ditt — Anerkjenne teamets innsats gjennom formell takke- og ytre demonstrasjon som arrangementer eller bonuser.

Enhver gruppe kan ta i bruk disse trinnene. Å adressere et problem som et team i stedet for å feste alt på én person kan utgjøre en stor forskjell i hvordan ansatte ser på denne typen prosesser. Selvfølgelig er denne typen formell prosess ikke nødvendig for enkle korrigeringer, men å gå gjennom denne formelle modellen kan hjelpe deg med å identifisere årsakene og gjøre en løsning permanent.

Si for eksempel at du har en bakdør som Jane lar stå åpen når hun skal lukke den. Dette kan være et enkelt tilfelle av 'Hei, Jane, vær så snill å lukke døren når du kommer inn,' og problemet er løst. Men hvis du ser på det som problemet er døren og ikke Jane, kan du nærme deg den ved å bruke denne modellen.

Hva er grunnårsaken til den åpne døren? Er det vanskelig å lukke? Bærer Jane ofte tunge gjenstander gjennom døren og må åpne den for å komme inn og ut? Din rotårsaksanalyse vil hjelpe deg med å finne det riktige problemet å løse og skape en langvarig løsning.

Tilbakemeldingsmodellen

Tilbakemelding er en standardmetode for å notere korrigerende handlinger. Som med eksemplet ovenfor, gir Jane tilbakemelding om døren kan løse problemet. 'Jane, jeg trenger at du lukker døren fordi vi har mange dyre produkter bak, og folk kan lett komme inn, og sette oss i fare.'

Denne modellen begynner ofte veien til progressiv disiplin og forbedring av ansattes ytelse . Den forutsetter at personen som mottar tilbakemeldingen rett og slett ikke vet bedre, og når du forklarer det, vil den ansatte endre oppførselen sin.

I Harvard Business Review utfordrer forskerne Marcus Buckingham og Ashley Goodall den typen korrigerende handlinger og foreslår å fokusere på hva en ansatt gjør bra i stedet for hva de gjør galt. Dette er ikke tilbakemeldingssandwichmodellen , hvor du roser først, så kritiserer, og avslutter med ros. Dette er en annen måte å presentere informasjon på. Her er noen eksempler fra Buckingham og Goodall:

I STEDET FOR	PRØVE
Kan jeg gi deg noen tilbakemeldinger?	Her er min reaksjon.
Godt jobbet!	Her er tre ting som virkelig fungerte for meg. Hva gikk gjennom hodet ditt da du gjorde dem?
Her er hva du bør gjøre.	Her er hva jeg ville gjort.
Her må du forbedre deg.	Her er det som fungerte best for meg, og her er hvorfor.
Det fungerte egentlig ikke.	Når du gjorde det x , Jeg følte Y eller jeg skjønte det ikke.
Du må forbedre dine kommunikasjonsevner.	Her er nøyaktig hvor du begynte å miste meg.
Du må være mer lydhør.	Når jeg ikke hører fra deg, bekymrer jeg meg for at vi ikke er på samme side.
Du mangler strategisk tenkning.	Jeg sliter med å forstå planen din.
Det burde du x [som svar på en forespørsel om råd].	Hva føler du at du sliter med, og hva har du gjort tidligere som har fungert i en lignende situasjon?

Forskerne fokuserer på 'jeg'-utsagn i stedet for 'du'-utsagn, som 'Her er hva jeg ville gjort' i stedet for 'Her er hva du bør gjøre.' Buckingham og Goodall teoretiserer at fordi du egentlig ikke vet hva som skjer i noen andres hode, gir det ikke mening å fortelle dem å tenke annerledes.

Bunnlinjen

En leder kan ikke forvente at ansatte skal endre sine måter bare ved å fortelle dem at det de gjør er galt. Du trenger korrigerende tiltak i virksomheten din. Uansett hvilken metode du velger, er det viktig at de ansvarlige tar opp dårlig eller skadelig oppførsel.

Ansatte må kjenne sine grenser og hvor de må forbedre seg. Det er lederens ansvar å tydelig formidle denne informasjonen. Ellers kan folk bli frustrerte og moralen på sin side kan lide .

Artikkelkilder

ASQ. ' Hva er de åtte disiplinene (8D) ?' Åpnet 12. mai 2020.
American Society for Quality. ' Tilbake til det grunnleggende: En oppfriskning av et kvalitetsverktøy, konsept eller metode .' Åpnet 12. mai 2020.
Harvard Business Review. ' Tilbakemeldingsfeilen .' Åpnet 12. mai 2020.