Hvordan opprette en melding om fødselspermisjon utenfor kontoret

Ikke legg fraværsmeldingen i noen andres hender

Bilde av Danie Drankwalter. Â Balansen 2019

Det er viktig å lage riktig fraværsvar, spesielt når du er ute i svangerskapspermisjon. Meldingen skaper en personlig grense som varsler avsenderen om at du vil være utilgjengelig under permisjonen og informerer dem om hvem de kan kontakte under ditt fravær. Ved å sette opp dette tidlig kan du lage et målrettet notat. På denne måten vil du føle deg trygg på budskapet ditt, og dine medarbeidere og klienter vil føle seg ivaretatt.

Her er en forklaring som hjelper deg å forstå viktigheten av meldingen din og hvorfor du bør planlegge tid til å jobbe med den.

Det setter forventninger til alle

Barselpermisjonen du tar etter at babyen din er født er privat og veldig spesiell. Øyeblikkene med din nyfødte kan aldri gjenvinnes. Derfor er det viktig å beskytte denne perioden i livet ditt.

Du vet hvordan det føles å få en jobb e-post mens på ferie , Ikke sant? Du føler deg tvunget til å sende et raskt svar. Men mens du er i permisjon har du egentlig ikke tid til det. Det raske svaret kan også bli et større problem å løse.

Du ønsker et nytt medlem velkommen inn i familien din. Denne tiden med bånd vil bli fylt med søvnløse netter, en uforutsigbar timeplan, restitusjon, legebesøk, besøkende og mye mer. Det vil også være en god mengde endringer som du vil administrere. Å skrive e-poster under disse forholdene vil ikke produsere ditt beste arbeid.

Meldingen om 'ikke på kontoret' vil beskytte deg mot arbeidsavbrudd og dårlig gjennomtenkte e-poster.

Å sette grenser er viktig i denne tiden. For å hjelpe deg med å sette arbeidslivet på vent, fastslå at din nyfødte og alt som følger med bunten av glede er toppprioritet. Når du oppretter den riktige fraværsmeldingen, vil folk forstå hva din nåværende prioritet er og respektere grensen den setter.

Så hvordan lager du en fantastisk melding for å beskytte en så spesiell tid?

Tenk litt over fraværsmeldingen din

Når du er rundt 26 uker gravid, begynn å jobbe med fraværsmeldingen. Hvis du får muligheten til å lagre en tittel for dette, gir du den tittelen 'Mødrepermisjon - Ikke på kontoret.'

Å forberede meldingen på forhånd gir deg mer kontroll over hva meldingen vil si.

Du er den som vet hvordan du skal gjøre jobben din, som skal overta ansvaret dine, og når du kanskje er tilbake på kontoret. Bestem om du vil inkludere en bestemt dato eller uke for retur til jobb, eller vurder å ikke nevne en dato hvis du er usikker. Hvis du ikke oppgir en spesifikk person som avsenderen kan kontakte, bestemmer du om du vil oppgi e-post og/eller telefonnummer til lederen din.

Å lage meldingen tidlig sparer deg, din arbeidsgiver og kontaktene dine for tid. Du må kanskje forlate kontoret uventet (for å føde babyen din); som et resultat av å ha en forberedt melding gir IT-administratoren din eller lederen en melding du kan bruke. Vil du at IT eller din leder skal sette tonen i denne meldingen? Pokker nei! Videre kan det hende at meldingen som er opprettet av din arbeidsgiver ikke gjenspeiler språket eller meldingen du ønsker å formidle til kontaktene dine. Det kan også forårsake forvirring eller misforståelser med klienter, spesielt når de er ute i en lengre periode.

Informer lederen din når meldingen er ferdig. De vil elske å høre at du er forberedt på å avslutte, og det er én ting mindre de trenger å gjøre for å støtte deg.

Ting å inkludere i meldingen din

Nedenfor er et eksempel på fraværsmelding du kan bruke. Når du aktiverer meldingen i e-postprogramvaren, vil den automatisk svare på alle e-poster som sendes til deg i løpet av et spesifisert tidsrom.

Det er opp til deg om du vil informere mottakerne hvor du er. Du kan ganske enkelt si at du er ute av kontoret, eller du kan kunngjøre at du er i fødselspermisjon. Du kan også bruke en variant av denne e-postmeldingen for lengre ferier eller forretningsreiser.

Der du ser (parenteser), setter du inn de passende ordene eller setningene for omstendighetene dine.

Fødselspermisjon Eksempler på e-postmelding (tekstversjon)

Takk for din e-post. Jeg er ute av kontoret i fødselspermisjon til (dato du forventer å komme tilbake).

Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, ta kontakt (navn på kollega som dekker for deg, med kontaktdetaljer, e-post til lederen din eller et telefonnummer).

(Hvis du har visse prosjekter du dekker, skriv opp prosjektnavnet og personen som dekker deg).

Hvis saken din ikke haster, svarer jeg på e-posten din når jeg kommer tilbake.

Vennlig hilsen,

(Navnet ditt)

Utvide