Hvordan lage et pressesett for bedriften din

•••

Paul Suggett

Du har kanskje hørt begrepet pressesett og kanskje til og med fått et pressesett for noe. Selv om formen og funksjonen til et pressesett kan variere sterkt fra bransje til bransje, er den aksepterte definisjonen av en:

'En pakke med reklamemateriell gitt til medlemmer av pressen for å orientere dem, spesielt om et produkt, en tjeneste eller en kandidat.'

Fordi det er så mye variasjon, la oss se på de faktiske komponentene som kan utgjøre et pressesett, og hvordan du setter sammen en som gir produktet eller tjenesten din den beste sjansen for gratis publisitet, også kjent som opptjente medier. Hvis du gjør pressesettet ditt riktig , vil du se en avkastning som er mange ganger større enn den opprinnelige investeringen din, spesielt hvis settet får produktet eller tjenesten sendetid på nyhetsstasjoner, eller artikler på nettet og i trykte medier.

Opprette pressesettet ditt

Det er ingen regelbok for å lage pressesett som spesifiserer hvilke komponenter du må inkludere. Pressepakkene dine vil variere basert på hva du promoterer og typen media som vil motta pressesettet ditt.

De fleste pressepakker sendes ut, ofte til personer som har administrative assistenter, og det er din jobb å lage et pressesett som er interessant nok til å komme forbi portvakten. Innhold og presentasjon betyr mye. Du kan også sende settet ut elektronisk, men hvis det har ti deler kan det bli tungvint.

Det du inkluderer er veldig viktig fordi et pressesett skal være en enkel måte å sette søkelyset på deg eller din bedrift. Tenk på det som bedriftens største hitsamling, fordi du vil at media skal vite om deg og dine produkter og tjenester i én ryddig pakke. Hovedpressesettkomponentene du bør vurdere inkluderer følgende elementer.

Balansen.

Pressemeldingen

Pressepakkens pressemelding kunngjør hva du publiserer. Hvis du har et nytt produkt, hjelper pressesettet med å introdusere det. Hvis bedriften din fusjonerer med en annen, forkjemper pressemeldingen det.

Du kan inkludere flere pressemeldinger i pressesettet ditt. For eksempel kan et pressesett for en messe inneholde en pressemelding om selskapets fusjoner, tre pressemeldinger om nye produkter og en pressemelding som kunngjør en ny administrerende direktør.

Ikke ta med mer enn én pressemelding hvis du kan unngå det. Hvis du sender et pressesett til en redaktør, trenger du bare én pressemelding. Husk at jo mer du inkluderer, jo mer arbeid får du folk til å gjøre. Du ønsker å gjøre jobben deres så enkel som mulig.

Et kort brev/innholdsfortegnelse

Dette er spesielt nyttig for alle slags pressesett som inneholder mange forskjellige, men like viktige, elementer. Brevet ditt kan adresseres til media som takker dem for interessen på forhånd, og deretter kan du gi en oppsummering av hva som er inkludert og oppgi hvorfor produktet eller tjenesten ville være interessant for dem. Sørg for at mediekontaktens navn og kontaktinformasjon er korrekt.

A Brochure

PR-proffer bruk pressesett for å annonsere et nytt produkt, men du kan også inkludere brosjyren din. Brosjyrer er spesielt nyttige for å forklare produktet eller tjenesten din i tillegg til en enkel pressemelding. Det er ikke bare et visuelt element, men det kan gi teknisk informasjon på en enkel måte. For et messepressesett kan du inkludere en rekke brosjyrer som gir redaktør/reporter en stor mengde informasjon om alle de ulike produktene/tjenestene dine.

Produktprøver

Hvis produktet ditt er lite nok, og du har råd til det, bør du legge en prøve i pressesettet. Dette gir redaktører og reportere muligheten til å teste produktet på egenhånd. Sørg selvfølgelig for at produktet fungerer før du sender det til en redaktør. Du vil ikke sende Kablet magasin en ny type lommelykt som tenner i flammer under drift.

Hvis produktet ditt er for stort og du skal holde en demonstrasjon på anlegget ditt, ta med denne informasjonen slik at redaktøren/reporteren kan komme til stedet ditt og se produktet på nært hold. Eller, hvis messestanden din har en demo, er det en god måte å gi mange redaktører og reportere fra hele landet en sjanse til å se produktet ditt i aksjon.

Hvis du bare har noen få vareprøver, kan du lage et lagdelt pressesett. Toppmediene består kanskje bare av fem til ti utsalgssteder, men de vil være de viktigste.

Tidligere pressedekning

Hvis du har mottatt gratis mediedekning før, kan du inkludere et ark som beskriver disse mediene. Men ikke send mediedekning fra en direkte konkurrent, ellers vil den ikke bli dekket. For eksempel hvis Vakkert hus kjørte en del på produktet ditt, ikke send det til Hus og hage fordi de vil si at det allerede var dekket av en ly-publikasjon. Men hvis produktet dukket opp i et CNN-segment, fortsett og ta med den presseeksponeringen.

Faktaark

Dette kan være et flott tillegg til et pressesett fordi det beskriver funksjoner, fordeler og annen spesifikk informasjon på en måte som utdanner reporteren eller redaktøren om bedriften din og/eller produktene med raske punktopplysninger. Faktaark kan brukes til produktlanseringer, pressesett om nyansettelser, nyhetskonferanser og andre områder der du ønsker å gi redaktøren nøkkelfakta som de kanskje vil bruke ord for ord.

Selskapets bakgrunn

Å skrive en bedriftshistorieside kan være verdifullt for nåværende og fremtidige pressesett. Denne bakgrunnen beskriver bedriftens begynnelse og kan inkludere hvor virksomheten din er på vei. Store prestasjoner bør inkluderes, så vel som eventuelle utmerkelser eller priser. Ikke glem planene dine for utvidelse og produktutvikling. Sørg for å oppdatere bakgrunnsbildet på årlig basis for å inkludere eventuelle ekstra prestasjoner og benchmark-øyeblikk.

Executive Bios

Enten det er en ny administrerende direktør , en ny PR-ansvarlig eller et nytt medlem av styret ditt, dette er stedet for å informere folk om de som utgjør teamet ditt.

Executive bios, sammen med høyoppløselige bilder, gir redaktøren sårt tiltrengt bakgrunnsinformasjon om kaliberet til menneskene bak selskapet. Noen publikasjoner skriver ut en biografi ord for ord, så skriv biografien i tredjeperson i stedet for førstepersons synspunkt. Hold all bios på én side og inkluderer priser og utmerkelser, men ingen personlig informasjon annet enn bransjetilknytninger.

Sitatark og FAQ

Et sitatark – som inneholder sitater fra personene i bedriften din – er en strømlinjeformet måte å gi travle redaktører sitater de trenger for å fullføre en artikkel uten å tvinge redaktører til å spore opp en bedrifts PR-person.

Dette arket kan inneholde sitater fra din ledere , produktutviklere , og til og med kundene dine (ellers kjent som attester). Ett ark med sitater kan svare på de mest åpenbare spørsmålene en redaktør sannsynligvis har. Bare sørg for at hvert sitat leser godt på papiret, fordi det sitatet vil mest sannsynlig bli brukt ordrett på trykk.

Inkluder høyoppløselige bilder på en flash-stasjon

Er bilder relevante for pressesettet ditt? I så fall, sørg for at de er høyoppløselige bilder lagret på en hendig medieenhet som en flash-stasjon eller en CD. Du kan også inkludere høyoppløselige bilder på nettstedet ditt som media kan laste ned. Bare pass på å inkludere den direkte lenken til bildegalleriet ditt i pressesettet ditt.