Menneskelige Ressurser

Hvordan fungerer forretningsreiseutgifter?

Arbeidsgivere betaler for firmareiser på flere måter

Kvinne på flyplassen på mobiltelefon

••• Echo/Culture/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Reiseutgifter er utgifter som en ansatt gjør mens han reiser i bedriftens virksomhet. Bedriftsvirksomhet kan omfatte konferanser, utstillinger, forretningsmøter, kunde- og kundemøter, jobbmesser, opplæringsmøter og salgssamtaler, for eksempel.

Utgifter kan inkludere losji, personlig bil kilometerrefusjon , flyreiser, bakketransport, tips til piccolo, måltider, tips til servitører, romservice og andre tilfeldige utgifter en ansatt kan oppleve mens han er på veien.

Utgifter som en organisasjon vil dekke er funnet i selskapets forretningsreisepolicy. Bli kjent med bedriftens policy fordi utgifter, så varierte som renseri og treningsmedlemskap, kan dekkes for ansatte på lengre turer i tillegg til forventede reisekostnader, bolig og måltider.

Reiseutgifter for ansatte på langtidsoppdrag

Ved bruk av langsiktige boligtilbud for reisende ansatte, tilbyr mange arbeidsgivere også muligheter for den ansattes familie til å besøke når den ansatte reiser mye på forretningsreise. Når en ansatt blir tildelt en annen bedriftsbeliggenhet på midlertidig basis, vil arbeidsgivere noen ganger betale for at familien til den ansatte besøker med fastsatte tidsintervaller. Dette forhindrer at byrden med fjernarbeid påvirker familieforhold negativt.

Arbeidsgivere søker å tilby verdialternativer for ansatte som er borte fra hjemmet og familien i lengre perioder. Du må dra nytte av alle reiseprivilegier som arbeidsgiveren din tilbyr bygge ansattes moral og dedikasjon.

Kundeunderholdning på konferanser, på salgssamtaler og besøk på stedet er en annen utgift som kan refunderes, men kjenn til bedriftens retningslinjer slik at du ikke overskrider grensene som er satt på underholdningskostnader. For eksempel setter selskaper ofte et tak på hva du kan bruke på å ta en klient til middag.

Kjenn også bedriftens retningslinjer for tildeling av flyselskapsmilekreditt. Det varierer. Noen selskaper lar ansatte akkumulere flyselskapets reisemil som de deretter kan bruke til personlige familiereiser. Andre påløper en bank med reisemil som de bruker til å dekke ytterligere forretningsreiser for ansatte. Igjen, det er avgjørende å kjenne til bedriftens retningslinjer.

Hvordan betaler arbeidsgivere for ansattes reiseutgifter?

Vanligvis betaler organisasjoner ansattes reiseutgifter på disse tre måtene.

Selskapets kredittkort

Kredittkort utstedes til ansatte som må reise ofte i jobbsammenheng. Ansatte kan belaste selskapets kredittkort mesteparten av utgiftene de pådrar seg på en forretningsreise. For refusjon av tilfeldige utgifter som tips og gatekjøkken, må ansatte fylle ut en utgiftsrapport når de kommer tilbake fra reisen.

Betalingskort er praktisk for ansatte, da de ikke trenger å komme med kontanter for å betale for forretningsutgifter før refusjon. Bli imidlertid kunnskapsrik om selskapets retningslinjer; Det kan hende du fortsatt må levere inn kvitteringer og annen støttedokumentasjon selv når du belaster disse utgiftene på et kredittkort.

Penger:

Organisasjoner uten ansattes kredittkort krever at ansatte fyller ut en utgiftsrefusjonsrapport for hver utgift mens den ansatte er på veien. De krever vanligvis kvitteringer og et visst nivå av begrunnelse for hver utgift.

Bare sjelden ville en organisasjon be ansatte om å betale for store billettvarer som flybillett og søke refusjon senere. En innkjøpsordre eller et firmakredittkort vil betale for store utgifter på forhånd. Men ansatte er ofte pålagt å betale kontant for daglige reiseutgifter som senere blir refundert.

Dagpenger

TIL dagpenger er en dagpenger på en viss sum penger som en ansatt gis for å dekke alle utgifter. Den ansatte er ansvarlig for å foreta forsvarlige reiseregningsvalg innenfor rammene av pengebeløpet han eller hun får tildelt daglig.

Noen selskaper betaler direkte for transport og bolig, men gir reisende ansatte en dagpenge for alle andre utgifter inkludert måltider og bakketransport. Ansatte har vært kjent for å underbruke utgifter for å beholde de ekstra kontantene fra dagpengene. Bedrifter tillater generelt dette.

Kjenn arbeidsgiverens retningslinjer for reiseutgifter

Ansatte som reiser på forretningsreise rådes til å holde seg oppdatert om selskapets reisepolicyer og kostnader som dekkes for refusjon. Utgifter som faller utenfor forsikringene blir vanligvis ikke refundert eller dekket.

Kvitteringer kreves av de fleste selskaper bortsett fra de som betaler dagpenger. Bedriften din har sannsynligvis også et skjema som de forventer at ansatte bruker for å levere reiseutgifter.

For å holde seg på toppen av refunderbare utgifter, får ansatte ofte en frist der de må sende inn en utgiftsrapport og levere gjeldende kvitteringer. Økonomiavdelingen vil ha retningslinjer som hjelper den å holde seg oppdatert.

Hvis du har spørsmål om hva som utgjør passende reiseutgifter i organisasjonen din, sjekk med din leder og Menneskelige ressurser avdeling. Du vil ikke bruke pengene og motta en overraskelse senere.

Arbeidsgivere bruker reise som et insentiv for ansatte

Noen arbeidsgivere har begynt å bruke reiser som et insentiv for ansatte . Når ansatte blir belønnet med reiser fra bedriften deres for å ha nådd et mål, vil insentivreisen øke begge deler ansattes lojalitet og engasjement på arbeidsplassen .