Menneskelige Ressurser

Hvordan gjøre en jobbanalyse

Hvorfor vil arbeidsgivere kanskje gjøre en jobbanalyse?

Forretningskvinne og to forretningsmenn bruker en bærbar datamaskin til å skrive kravene som jobbanalysen deres har identifisert.

••• Manchan / Getty Images

En jobbanalyse er en prosess som brukes til å samle informasjon om plikter, ansvar, nødvendige ferdigheter, resultater og arbeidsmiljø for en bestemt jobb . Du trenger så mye data som mulig for å sette sammen en stillingsbeskrivelse , som er det hyppige resultatet av jobbanalysen.

Hvis du går glipp av viktig informasjon, kan du ende opp med å betale en ansatt feil, og dermed fremme ansattes misnøye og mistrivsel. Eller du kan utilsiktet ansette en ansatt som mangler en nødvendig kompetanse som er nødvendig for å utføre jobben.

Jobbanalysen deler ansvaret for en jobb ned til kjernefunksjonene som er nødvendige for å lykkes med å utføre jobben. Stillingsanalysen er nyttig for å gi en oversikt over de grunnleggende kravene til enhver stilling.

Ytterligere resultater av en jobbanalyse inkluderer:

Jobbanalysen er et hendig verktøy som du kan bruke til å fylle ut noen av disse prosessene for å lykkes med ansettelse.

Hvordan utføre en jobbanalyse

Visse aktiviteter vil hjelpe deg med å lage en vellykket jobbanalyse. Jobbanalysen kan omfatte følgende aktiviteter:

1. Gjennomgang av jobbansvaret til nåværende ansatte.

Det er viktig at du spør de faktiske ansatte som gjør jobben hva de gjør hver dag på jobben. Ofte har HR og ledelse (spesielt toppledelsen) ingen anelse om hva som omfatter de daglige funksjonene til en bestemt jobb. De kan se resultatet, men de har ingen anelse om hvilke arbeidshandlinger og atferd som går inn i den ansatte som produserer den.

Hvis du blir bedt om å liste opp ditt nåværende ansvar for jobbanalyse, vær grundig med informasjonen du gir. Ikke bare si at du produserer månedlige rapporter. La oss si at du samler inn dataene fra seks forskjellige avdelinger, kontrollerer dataene for nøyaktighet ved hjelp av et spesialdesignet Access-verktøy som jeg har laget og vedlikeholder, og etc, etc, etc. Hvis du utelater detaljene, kan de tro at rapporten din genereres av en knapp som du trykker en gang i måneden for å produsere.

Sørg for at du har beskrevet dine daglige oppgaver i tilstrekkelig detalj slik at organisasjonen din er i stand til å ansette en kvalifisert ny medarbeider som har kapasitet til å gjøre jobben riktig.

2. Gjør internettundersøkelser og se eksempler på stillingsbeskrivelser online eller offline og fremheve lignende jobber.

Selv om du aldri vil kopiere en annen bedrifts stillingsbeskrivelse, er det nyttig å se på flere når du skriver dine egne stillingsbeskrivelser.

Du kan finne eksempler på stillingsbeskrivelser ved å søke etter [Job Title] Eksempelbeskrivelse, eller du kan se på stillingsannonser for stillinger bedrifter ansetter. Du kan også se på LinkedIn for å se hvordan folk beskriver prestasjonene sine i en jobb.

Du kan også se stillingsbeskrivelsene som er oppført på nettsteder som Salary.com eller Payscale.com. Alt dette søket kan hjelpe deg med å finne ut hvordan du skal formulere jobbanalysen og hjelpe deg med å minne deg på oppgavene og ansvarsoppgavene du kanskje har glemt.

3. Analysere arbeidsoppgavene, oppgavene og ansvaret som den ansatte som fyller stillingen må utføre.

Ikke alle jobber i en bedrift er optimalisert. Du kan finne oppgaver som er ugjort eller viktige prosjekter som du bør flytte fra en avdeling til en annen. Du kan oppdage oppgaver som en annen jobb ville gjort mer vellykket og enklere.

Når du gjør en jobbanalyse, sørg for at du ser på behovene til selskapet og på ethvert ansvar som ikke er tildelt eller ulogisk. Arbeid deretter med ledelsen for å legge til de riktige oppgavene til den riktige jobbanalysen.

4. Undersøke og dele med andre selskaper som har lignende jobber.

Noen ganger deler bedrifter gjerne informasjon om stillingsbeskrivelsene sine. Det finnes også lønnsundersøkelsesselskaper, der du kan matche jobbene dine til deres beskrivelser og dele lønnsinformasjon. Men de kan også hjelpe deg med å finne ut hva du skal inkludere i dine egne stillingsbeskrivelser.

5. Artikuler de viktigste resultatene eller bidragene som trengs fra stillingen.

Noen ganger blir du så fanget i oppgavene at du glemte å se på de nødvendige resultatene. For eksempel, hvis det er rapporten som trengs, er all innsamling og revisjon av data verdiløs uten den endelige analysen og rapporten.

Noen ganger kan du identifisere hull i organisasjonen din og finne en måte å fylle dem på ved å gjøre jobbanalyser. Oppgaver er ikke tildelt noen ansatte som må gjøres, for eksempel. Eller, én jobb har flere oppgaver enn en person kan oppnå.

Jo mer informasjon du kan samle, jo lettere finner du faktisk skriving av stillingsbeskrivelsen . Du trenger ikke bekymre deg for vakkert språk. Du vil ha en funksjonell stillingsbeskrivelse mer enn noe annet. Sørg for at det er klart og konsist. Spør deg selv: Hvis noen andre leser dette, ville de vite hva personen i denne stillingen faktisk gjør?

Bunnlinjen

Ikke utsett å skrive stillingsbeskrivelser. Du vil finne dem uvurderlige når du se på lønn og kompensasjon ved ansettelse og forfremmelse, og ved vurdering av om en jobb oppfyller kvalifikasjonene for fritak for overtid . De er et effektivt kommunikasjonsverktøy å bruke med ansatte så dine forventninger er klare .