Menneskelige Ressurser

Hvordan dokumentere ansattes ytelse

Tips for å vite når, hvorfor, hvordan og hva du skal dokumentere

Hånd velger kvinne på tastaturet av portretter

••• Dimitri Otis / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Dokumentasjon er avgjørende for riktig beslutningstaking

I en verden av menneskelige ressurser og sysselsetting, dokumentasjon om en ansatts prestasjoner kan gjøre eller ødelegge din evne til disiplin , terminere , eller ganske fremme, belønne og anerkjenne ansatte .

Dokumentasjon er viktig for ledere og HR-ansatte fordi du må gjøre en seriøs innsats for å registrere alle hendelsene i arbeidshistorien til dine ansatte – både positive og negative hendelser med ytelse.

Her finner du alt som ledere og HR-medarbeidere trenger for å nøye dokumentere medarbeidernes prestasjoner.

Hvorfor du bør dokumentere ansattes ytelse

  • Dokumentasjon gir bevis for det ytelsesspørsmål ble diskutert med den ansatte på en presis og kortfattet måte.
  • Dokumentasjon gir en historie om den ansattes forbedring eller manglende evne til å forbedre ytelsen over tid. Det er kronologisk og en presis beskrivelse av den ansattes handlinger, lederens handlinger og hendelser når de inntreffer.
  • Dokumentasjon gir bevis som støtter ledelsesbeslutninger å ta ugunstig handling som disiplin eller oppsigelse med en ansatt.
  • Dokumentasjon gir bevis på at en ansatt fortjener en tilgjengelig forfremmelse eller mulighet fremfor andre ansatte som også er kvalifisert.
  • Dokumentasjon gir bevis for å rettferdiggjøre lønnsøkninger, reduksjoner eller hvorfor en ansatt ikke fikk noen økning.
  • Ved rettssak ivaretar fullstendig og grundig dokumentasjon en arbeidsgivers interesser. Dokumentasjonen kan støtte ledelsens handlinger i si opp en mislykket ansatt . Det kan også bevise at den ansatte ble sagt opp av grunner som er lovlige i motsetning til andre som ulovlig diskriminering .

Hva skal dokumenteres

Ledere må dokumentere ansattes prestasjoner, både positive bidrag og prestasjonssvikt. De må dokumentere nøyaktig hva den ansatte gjorde og sa og hva lederen gjorde og sa som svar under møtet eller samtalen.

Du må dokumentere eventuelle avtaler som er gjort under samtalen, mål satt , forbedringer som kreves og forventes, og tidslinjen for forbedring. Dokumentasjon bør også inneholde forpliktelser som leder påtar seg for å bistå den ansatte.

Hvordan dokumentere

Dokumentasjon skal skrives under eller umiddelbart etter møtet eller samtalen med den ansatte. Du bør aldri gå glipp av å skrive ned samtalen med den ansatte den dagen det faktisk skjedde. Å vente til senere eller neste dag påvirker kvaliteten på dokumentasjonen fordi den er basert på hva du husker.

En av de verste feilene ledere gjør er å tro at de kan rekonstruere en ansatts veiledningshistorie etter behov. Ingen HR-person som har noen erfaring med anstendig, tidsriktig dokumentasjon lar seg noen gang lure av en rekonstruert journal. Ledere som rekonstruerer fra hukommelsen, bringer unødvendig og uakseptabel risiko for selskapet deres fordi en oppdiktet historie ikke holder mål i en potensiell rettssak.

Du trenger at dokumentasjonen din skal fremstå profesjonell, ryddig og organisert. Skriv dokumentasjon som om du snakker om historien til hendelsene til en tredjepart. Du vet aldri hvem som kan lese dokumentasjonen din en dag, så sørg for at den gjenspeiler din profesjonalitet. (Baksiden av en cocktailserviett, konvolutt eller klistrelapp kvalifiserer ikke som profesjonell dokumentasjon.)

Dokumentasjonen din skal gå til en ansatts nye leder hvis den ansatte får en ny jobb – eller du gjør det – i organisasjonen din. For din hukommelse og for å informere den ansattes nye leder, må du oppgi den ansattes navn og tittel, ditt navn og tittel, og hele datoen på hvert dokument.

Skriv dokumentasjon som er saklig, rettferdig, lovlig, objektiv, fullstendig og konsistent. Unngå meninger (Mike er slurvete. Alice er lat. Tom løy for meg.), roping, redaksjonell (John er en dust. Mark har et holdningsproblem.), og merking (Mary er uansvarlig. George er ikke et lag spiller.).

Unngå også å prøve å tolke den ansattes oppførsel. (Marsha må ikke like denne oppgaven. Paula ser ut til å være over hodet.) Minimer bruken av beskrivende ord som adjektiver og adverb (sakte, slurvete, ulykkelig, humørsyk, frekk). Oppgi den ansattes spesifikke oppførsel og handlinger, ikke din mening eller tolkning av den.

Hva dokumentasjonen må gi

I den senere gjennomgangen av dokumentasjonen er det nødvendig med en nøyaktig oversikt over samtalen. Hold deg til fakta og skriv ned akkurat hva du sa og hva den ansatte sa. Sørg for at dokumentasjonen din er entydig og at den får fakta på det rene. (I enhver potensiell juridisk situasjon vil feil i alle de dokumenterte hendelsene gjøre resten av dokumentasjonen mistenkelig.)

Dokumenter til slutt eventuelle avtaler, forpliktelser, tidslinjer, nødvendige forbedringer, innsjekkingspunkter og andre detaljer som kan glippe fra minnet. Sørg for at du angir en dato og et klokkeslett for frister og forfallsdatoer slik at det ikke oppstår misforståelser.

Kjenn HR-avdelingens dokumentasjonspolicy, som vil fortelle deg hvilken dokumentasjon som trenger plassering i ansattes personalmappe Eventuell dokumentasjon av disiplinærtiltak bør absolutt inkluderes.

Hvor dokumentasjon skal dokumenteres og lagres

Siden dokumentasjon om ansatte er konfidensiell og privat for den ansatte, må du passe på at all dokumentasjon forblir konfidensiell for lederen, HR og potensielt den ansattes neste leder. Det anbefales derfor ikke å legge dokumentasjon på en delt datamaskinstasjon. Håndskrevet dokumentasjon og en leders dokumentasjon som skrives ut oppbevares best i låst oppbevaring.

Bunnlinjen

Hvis du følger disse retningslinjene, når du går til HR for å be om hjelp til å disiplinere, si opp eller overføre en ansatt til en jobb med en bedre potensiell passform, HR vil hjelpe deg med å løse problemet eller forbedre situasjonen. Når HR forteller deg å dokumentere, dokumentere, dokumentere eller de ikke kan hjelpe deg; du må ha alle baser dekket.

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og arbeidslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vær så snill søke juridisk bistand , eller bistand fra statlige, føderale eller internasjonale myndighetsressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og assistanse.