Hvordan forutsi et budsjett for ansattefordeler

Planlegging for det årlige budsjettet for ansatteytelser

••• Heltebilder / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

• Hvorfor prognoser er viktig
• Bestem klassifisering av heltidsansatt
• Beregn den gjennomsnittlige kostnaden for fordeler
• Bestem kostnadene ved fordeler vs. straffer
• Oppdater budsjettet med fordelsendringer
• Rådfør deg med en HR-rådgiver
• Presenter prognosen

Arbeidsgivere kan finne det enkelt å budsjettere for faste former for ansattes kompensasjon – nemlig ansattes lønn . Men det er vanskeligere å sette et tall på ikke-lønnsfordeler, for eksempel helseforsikring, betalt permisjon og pensjonsordninger.

Finn ut de estimerte kostnadene for ansattes fordeler for det kommende året med disse tipsene.

Hvorfor er det viktig å forutsi et ikke-lønnsbudsjett

Det er noen grunner til at arbeidsgivere bør finne ut en fordel budsjett for ansatte før hvert nytt planår:

Hold deg på budsjettet og unngå bortfall av dekning

Å kjenne de estimerte fordelene for en ansatt er viktig for enhver organisasjon fordi det bidrar til å sikre HR fordeler budsjetter og sørger for at bedrifter har nok penger i banken til å betale for fordeler og opprettholde aktiv dekning av planene dine ansatte er avhengige av.

Jo mer dyptgående prognosen er, jo bedre forberedt vil et selskap være og jo færre økonomiske overraskelser vil det møte.

Overhold helselovene

Under Lov om rimelig omsorg sin (ACA) bestemmelse om delt ansvar for arbeidsgivere, må arbeidsgivere klassifisert som gjeldende store arbeidsgivere (ALE-er) gi heltidsansatte (og deres pårørende) helseforsikringsdekning som:

• Er rimelig
• Gir minimumsverdi (en akseptabel minimumsstandard for medisinske tjenester)

Ellers må de betale en arbeidsgivers delt ansvarsbetaling til IRS.

Å finne ut de estimerte kostnadene for fordeler for en ansatt lar arbeidsgivere vurdere om deres foreslåtte forsikringsplan oppfyller ACA-kravene. Hvis det ikke gjør det, eller de velger å ikke tilby en plan, hjelper dette arbeidsgivere med å sette penger til side for å betale for eventuelle straffer som påløper.

Evaluer og styrk nåværende fordeler

Å estimere kostnadene for ansattes fordeler hvert år hjelper bedrifter med å finne ut hva som er i fordelspakken deres, om den er konkurransedyktig og om den oppfyller behovene til arbeidsstyrken deres.

Hvis et firma fastslår at pakken ikke er robust nok, kan den erstatte den med andre planer som passer fordelsbudsjettet.

Bestem klassifisering av heltidsansatt

Et av de første trinnene et selskap må ta når de forutsier et fordelsbudsjett for det kommende planåret, er å bestemme hvor mange personer det ansetter på heltid. Dette hjelper selskapet med å bestemme viktige aspekter ved både dets fordelstilbud og potensielle skatteforpliktelser.

Er det en ALE under ACA?

Hvis et selskap fastslår at det har nok heltidsansatte til å anses som en gjeldende stor arbeidsgiver (ALE), vil det vite at det er underlagt arbeidsgivers delt ansvar hvis den ikke gir tilstrekkelig helseforsikring til sine heltidsansatte.

Generelt er ALE-er arbeidsgivere som hadde minst 50 heltidsansatte i gjennomsnitt i løpet av året før.

Hvor mange ansatte trenger forsikring

ACA krever at ALE-er tilbyr tilstrekkelig forsikringsdekning til heltidsansatte for å unngå å betale en av to mulige delt ansvarsbetalinger.

Generelt definerer IRS en heltidsansatt som noen som jobber minst 30 timer per uke eller 130 timer per måned.

ALE-er som ønsker å unngå å betale arbeidsgivers delt ansvar, må gi minimumsdekning til 95 % eller mer av deres heltidsansatte (og pårørende). I tillegg skal ingen heltidsansatte ha fått premiefradrag ved kjøp av forsikring gjennom Helseforsikringsmarkedet.

En straff kan være skyldig Internal Revenue Service (IRS) hvis en av disse vilkårene ikke er oppfylt.

Straffer under ACA

Arbeidsgiverandelsutbetalingene beregnes på grunnlag av hvor mange ansatte en bedrift har. Å vite antall heltidsansatte kan hjelpe bedrifter med å forutsi betalingen de skylder skattemyndighetene. Skattemyndighetene vil vanligvis varsle et selskap hvis en betaling forfaller.

Når en bedrift vet hvor mange heltidsansatte den har, kan den begynne å analysere utgiftene til fordeler.

Beregn den gjennomsnittlige kostnaden for ansattes ytelser

Når du setter sammen et fordelsbudsjett, ta med både obligatoriske og valgfrie fordeler. Mellom de to fordelskategoriene var arbeidsgiverkostnadene i gjennomsnitt $12,18 per time en ansatt jobbet og utgjorde 31,2% av den totale ansattes kompensasjon, ifølge data fra U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS).

Det er imidlertid nyttig å referere til de gjennomsnittlige arbeidsgiverkostnadene for fordeler i disse to kategoriene som utgangspunkt for et fordelsbudsjett.

Anslått kostnad for obligatoriske fordeler for en ansatt

Obligatoriske fordeler er de som arbeidsgivere generelt er pålagt å gi ansatte i henhold til føderal eller statlig lov, inkludert:

• FICA skatt : Dette inkluderer arbeidsgiveravgift på Social Security og Medicare skatt .
• Arbeidsledighetsforsikring : Arbeidsgivere må generelt bidra til både føderal og statlig arbeidsledighetsforsikring.
• Arbeidskompensasjon : De fleste firmaer må betale til denne typen forsikring som hjelper arbeidere som blir syke eller blir skadet på jobben.

I følge BLS-data, arbeidsgivere ' Medianforbruk er $2,26 for hver time en ansatt jobbet for disse lovpålagte fordelene som spenner over selskaper i privat sektor og statlige og lokale myndigheter. Dette utgjør nesten 8,4 % av de totale ansattes kompensasjonskostnader.

Forutsi budsjettet for valgfrie fordeler

Valgfrie fordeler er fordeler en arbeidsgiver ikke er lovpålagt å gi sine ansatte, inkludert:

• Forsikring: Helseforsikring utgjør hoveddelen av forsikringskostnadene, men livsforsikring og kort- og langtidsuførhet er også vanlige ytelser til ansatte.
• Betalt permisjon: Betalt ferie , lovbestemte ferier, sykefravær og personlig avspasering faller inn under denne kategorien.
• Pensjon og sparing: Dette inkluderer ytelsesbaserte ordninger som 401(k)-planer og tilhørende arbeidsgiveravgifter.
• Tilleggslønn: Dette inkluderer overtidsbetaling, skiftforskjeller og bonuser.

Arbeidsgivere bruker omtrent $5,71 per time en ansatt jobbet for disse valgfrie fordelene, ifølge BLS-data. Dette tallet utgjør omtrent 21 % av den totale ansattes lønn.

Avgift

En annen utgift å se opp for er Cadillac skatt , en skatt på helseforsikringsplaner med høy verdi som kan tre i kraft i 2022. Dekningsleverandører må betale en særavgift på så mye som 40 % på verdien av helseforsikringsfordelene som overstiger $11 200 for kun-selv-planer og $30 150 for fulle familiedekningsplaner.

Bestem kostnadene ved fordeler versus kostnadene for straffer

Bedrifter kan avgjøre om det vil koste mer å gi ansatte fordeler eller å betale bøtene som påløper ved brudd på bestemmelsene om arbeidsgivers delt ansvar i ACA.

Det er to typer straffer for arbeidsgivers delt ansvar under ACA:

• Minimum nødvendig dekning: Bedrifter skylder vanligvis denne betalingen hvis de ikke gir minimum essensiell dekning til 95 % eller mer av heltidsansatte (og pårørende) og hvis en eller flere heltidsansatte får premieskattefradraget når de kjøper forsikring gjennom Marketplace. Betalingen utgjør årlig $2000 per heltidsansatte, eksklusive de første 30 heltidsansatte.
• Rimelig minimumsdekning med minimumsverdi: Bedrifter som tilbyr minimum essensiell dekning til ansatte, skylder vanligvis fortsatt denne typen betaling for hver heltidsansatt som får en premie skattefradrag når de kjøper Marketplace-forsikring. Den årlige betalingen er $3000 for hver heltidsansatt som fikk skattefradraget.

I motsetning til dette koster helseforsikring arbeidsgivere omtrent $ 2,55 per time en ansatt jobber, ifølge BLS-data.

For noen selskaper, spesielt selskaper med en liten heltidsansatte, kan det være rimeligere å betale bøtene enn å betale for fordeler for heltidsansatte.

Oppdater budsjettet med fordelstillegg eller endringer

Det neste trinnet med å forutse et ikke-lønnsbudsjett er å gjennomgå fordelspakken selskapet for tiden gir til sine ansatte. En personalavdeling må avgjøre om pakken er tilstrekkelig for de ansatte eller om noe må erstattes eller legges til.

Hvis du legger til eller endrer noen elementer i fordelspakken (det kan for eksempel være lurt å spare penger med en helseforsikringsplan med høy egenandel eller legge til en tannlegeforsikringsplan), sørg for at du knuser tallene for planen og endrer eller legg til de tilsvarende linjeelementene i fordelsbudsjettet for det kommende året.

Andre fordeler som pakken din kanskje mangler i dag inkluderer:

• Synsforsikring
• Fleksible forbrukskontoer
• Frivillige fordelsprogrammer
• Velværefordeler

Som valgfrie fordeler må ingen av disse elementene tilbys av selskapet, men bør vurderes når du setter sammen et omfattende budsjett for ansattes ytelser for det kommende året.

Rådfør deg med en HR-rådgiver

Prognostisering av et budsjett for ansattes fordeler håndteres ofte av noen i HR-avdelingen til et selskap. Hvis den personen støter på problemer når de anslår fordeler for ansatte, enten det er ved å velge en passende helseplan eller planlegging for de kommende årene, kan de rådføre seg med selskapets interne HR-rådgiver eller en ekstern rådgiver.

En intern HR-rådgiver vil imidlertid være mer tilgjengelig. HR-rådgivere kan svare på alle spørsmål et selskap måtte ha når det kommer til ansattes fordeler, noe som gjør det enklere å lage et skuddsikkert budsjett.

Presenter prognosen

Når budsjettet for ansattes fordeler er opprettet, kan det presenteres for personen i selskapet som har det siste ordet over budsjettet – enten det er en HR-premier eller en av lederne i selskapet. De vil gjennomgå budsjettet, foreta eventuelle tillegg eller subtraksjoner, og så signere det slik at den nye og forbedrede fordelspakken kan brukes av ansatte i det kommende året.

Artikkelkilder

1. IRS. ' Bestemmelser om arbeidsgivers delt ansvar. ' Åpnet 19. november 2019.

2. U.S. Bureau of Labor Statistics. ' Arbeidsgiverkostnader for ansattes kompensasjon – mars 2021 .' Åpnet 19. juli 2021.