Hvordan formatere kontaktinformasjon i et følgebrev

••• AntonioGuillem / Getty Images

Når du oppretter et følgebrev i håp om å bli ansatt for en jobb, må du oppgi kontaktinformasjonen din til arbeidsgiveren. Å inkludere de riktige detaljene i et klart og lettlest format gjør det lettere for potensielle arbeidsgivere å nå – og ansette – deg.

Kontaktinformasjonselementer i et følgebrev

Du bør generelt legge til viktige identifiserende detaljer om deg selv, enten du forbereder et skriftlig eller et følgebrev på e-post. Ved skriftlig brev bør du også inkludere info om mottaker.

Din informasjon (for både skriftlige og e-postbrev) bør angi:

• Navn: Legg til ditt fulle navn.
• Gateadresse: Oppgi adresse hvor du bor nå.
• Plassering: Ta også med by, delstat og postnummer.
• Telefonnummer): Nevn nummeret der du lettest kan nås. Hvis du er tilgjengelig på et mobilnummer om dagen, og et hjemmekontortelefonnummer om kvelden, kan du velge å angi begge numrene – merke det ene 'Mobiltelefon' og det andre 'Kveldstelefon'.
• Epostadresse: Dette er kun nødvendig for skriftlige følgebrev; for følgebrev på e-post fungerer selve e-posten som en registrering av e-postadressen din. Sørg for å inkludere et profesjonelt håndtak for e-postkontaktinformasjonen din, fortrinnsvis en variant av navnet ditt eller initialene.
• Foretrukket kontaktmetode: Angi den raskeste måten å kontakte deg på fra de tilgjengelige alternativene du oppgir – det være seg et mobiltelefonnummer eller e-postkontaktinformasjon.

Mottakerens informasjon (bare inkludert i skriftlige følgebrev) bør inneholde:

• Navn: Dette skal være det fulle navnet på mottakeren – vanligvis avdelingen sjef som har ansvar for ansettelser. Om nødvendig, sjekk selskapets nettside eller LinkedIn for å finne avdelingslederens navn. Ved tvil ring selskapets hovedlinje og spør resepsjonisten. Hvis du ikke kan fastslå kontaktens navn, bruk navnet på avdelingen i kontaktinformasjonen.
• Tittel: Legg til stillingstittelen til mottakeren – for eksempel Salgssjef.
• Selskap: Oppgi mottakerens firmanavn.
• Adresse: Inkluder adressen til mottakerens firma.
• Plassering: Legg til by, stat og postnummer til mottakerens firma.

Tips

Å inkludere navnet på ansettelseslederen i et skriftlig følgebrev kan hjelpe det å nå dem raskere, spesielt hvis selskapet deres er overveldet av post.

Hvordan formatere kontaktinformasjon i et følgebrev

Hvor du legger informasjonen avhenger av om du utarbeider et skriftlig eller et følgebrev på e-post. Men den generelle rekkefølgen på informasjonen er den samme i begge tilfeller.

Sett kontaktinformasjon øverst i skriftlige følgebrev

Hvis du skriver et følgebrev for å skrive ut og sende, eller skann og last opp til en jobbtavle , legg til informasjon om hvordan den potensielle arbeidsgiveren kan kontakte deg øverst i brevet.

List opp kontaktinformasjonen din først – øverst til venstre i dokumentet. Bruk enkelt mellomrom og en konsistent skrift, og formater den som en tekstblokk. Inkluder navn, gateadresse, by, stat og postnummer, telefonnummer og e-postadresse på separate linjer med enkelt mellomrom.

Legg til et mellomrom, og legg deretter til brevdatoen, mottakerens navn, tittel, firma, adresse og by, stat og postnummer på separate linjer med enkelt mellomrom.

Her er et eksempelformat med kontaktinformasjon for en søker og selskapet adressert.

Kontaktinformasjon for en søker og selskapet adressert

Navnet ditt
Adressen din
Din by, stat og postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse

Dato

Navn på mottaker
Tittel på mottaker
Selskap
Adresse
By, stat og postnummer

Utvide

Sett inn kontaktinformasjon nederst i et følgebrev på e-post

Standard forretningsstil for e-postkommunikasjon er annerledes fordi størrelsen på enheten der mottakeren ser på brevet, kanskje ikke tillater en rask visuell skanning av hele teksten slik et stykke papir gjør. I stedet for å oppgi kontaktinformasjonen din øverst, ta den med i signaturen din. Ikke ta med arbeidsgivers kontaktinformasjon.

Din signatur kan også utelate gateadresse og plassering hvis du foretrekker det. Men du bør oppgi navn og telefonnummer. Du kan også inkludere relevante lenker til dine sosiale profiler, for eksempel bedriftens nettsted eller LinkedIn-profil. Disse kan bidra til å etablere deg som en autoritet innen ditt felt og indikere din status i yrket ditt.

Her er en eksempelmal for kontaktinformasjon i en e-post:

E-postsignatur

Navnet ditt
Telefonnummeret ditt
Nettstedets adresse (URL for portefølje eller LinkedIn-profil)

Utvide

En liten grafikk som en bedriftslogo er akseptabel i signaturen din, men unngå store bilder som distraherer fra teksten. Hold grafikken enkel og profesjonell.

Sett din foretrukne kontaktmetode i hoveddelen av følgebrevet

Siden du vil inkludere mer enn én kontaktmetode øverst eller nederst i brevet, er det viktig å angi din foretrukne kontaktmetode i hovedteksten i brevet. Dette gjør det lettere for mottakeren å nå deg på en kilde som du faktisk vil sjekke. Av denne grunn bør din foretrukne kontaktmetode være den du sjekker oftest.

Hvis du sender et skriftlig følgebrev og sjekker e-post ofte om dagen, kan du skrive: Du kan nå meg i arbeidstiden på e-postadressen ovenfor på slutten av brevet før underskriften. Avslutt med denne setningen i en e-postmelding: 'Jeg ser frem til å høre fra deg. Ta gjerne kontakt med meg på mobilnummeret mitt i signaturen nedenfor.' På denne måten vil mottakeren ikke være i tvil om hvor han skal nå deg.

Lagre kontaktinformasjonen i maler

Det er best å bruke det samme grunnleggende formatet ovenfor hver gang du deler identifiserende informasjon i et brev eller en e-post. Hvis du foretrekker å sende følgebrev på e-post, lagre hver mal i en tekstfil og kopier og lim den inn i følgebrev etter behov. Hvis kontaktinformasjonen din endres, trenger du bare å oppdatere den på ett sted.

Ved å bruke en konsekvent mal for kontaktinformasjon vil du sikre at du unngår feil som kan føre til kommunikasjonsbortfall og øke sjansene for å høre tilbake på drømmejobben.