Hvordan få poenget ditt over den riktige veien
••• Caiaimage /Agnieszka Olek / Getty Images
Når vi prøver få frem et poeng til noen andre tenker vi ofte lenge på hva vi vil si. Det er feil måte å gå frem på. I stedet for å fokusere på det du vil si for å få frem poenget ditt, bør du fokusere på kommuniserer hva du vil at den andre skal høre .
Hva vil jeg si?
Enten du gir instruksjoner til en ansatt, bestiller mat ved en gjennomkjøring eller skriver et notat som forklarer det nye kleskode du vil være sikker på å få frem poenget ditt. Du vil si akkurat det rette, så den andre personen forstår poenget ditt. Noen ganger øver du på det du skal si. Ofte skriver vi utkast til notater og taler for å være sikker på at vi bruker de riktige ordene. Alt dette er gjort for å sikre at vi sender riktig melding.
Det er skrevet utallige bøker og artikler som forklarer hvorfor det er så viktig å sende riktig budskap; de prøver å lære deg hvordan du sender akkurat den meldingen du vil sende. Forfatterne deres understreker viktigheten av å være kortfattet, presis og spesifikk når du velger ordene dine, uavhengig av om du skriver dem eller snakker dem. De forteller deg at dette er den beste måten å få frem poenget ditt til publikum.
Hvem er mitt publikum?
Vi vet alle hvor viktig publikummet vårt er for å bestemme hva vi skal si og hvordan vi skal si det. Å forklare verdien av et nytt telefonsystem er annerledes hvis du snakker med finansavdelingen enn hvis du henvender deg til telefonsalgspersonalet. Jo bedre du kjenner publikum, jo lettere er det for deg å skreddersy budskapet ditt til dem. Jo mer budskapet ditt er skreddersydd for publikum, jo mer sannsynlig er det at du får frem poenget ditt.
Hvordan når jeg dem?
Selv om meldingen du sender er viktig, er meldingen mottakeren hører enda viktigere. Hvis du kjenner publikummet ditt, har du vanligvis en ide om hvordan de vil tolke eller filtrere det du sier. Du kan bruke dette til din fordel for å sikre at de mottar meldingen du prøver å sende.
Vi vet for eksempel alle at hvis vi henvender oss til en gruppe førsteklassinger, kan vi ikke bruke 'store ord' fordi de ikke får det. De vil ikke forstå budskapet vårt. Så vi velger ord de vil forstå. I stedet for å bruke «store ord» som formidler budskapet vi ønsker å sende, bruker vi ord vi tror de vil forstå. På den måten vil de høre budskapet vårt og forstå det.
Ikke prøv å forklare tekniske konsepter til regnskapsførere ved å bruke faguttrykk. Ikke bruk en økonomisk analogi for å få et poeng over til den kreative avdelingen. Hvis du vil at serviceavdelingen din skal håndtere flere samtaler per dag, fortell dem det. Ikke fortell dem at de trenger å 'redusere tidsintervallet mellom muligheter for kundegrensesnitt.'
Administrer dette problemet
For å øke sjansene dine for å få frem poenget ditt, fokuser mer på mottakeren enn på avsenderen. Skreddersy budskapet ditt til publikum for å forbedre deres forståelse. Ikke bry deg så mye om hva du vil si som du gjør om hva du vil at de skal høre og forstå.