Hvordan gi tilbakemelding til defensive ansatte
••• Echo/Getty Images
- Personvern og emosjonell kontroll
- Vær spesifikk med negativ tilbakemelding
- Tilbakemeldinger bør komme i tide
- Ta innspill og bli enige om en handlingsplan
- Siste tanker
Tilbakemelding er et av de kraftigste verktøyene i lederens verktøysett for å styrke arbeidsplassens ytelse. Det er tre typer tilbakemeldinger – positiv, konstruktiv og effektiv. Negativ tilbakemelding fokuserer på å identifisere og fremme endring i atferd som forringer høy ytelse.
Lær noen metoder for å gi negative tilbakemeldinger og få resultater.
Personvern og emosjonell kontroll
Det første trinnet er å finne et privat sted for tilbakemelding. Gjennomfør møtet på kontoret ditt eller planlegg et konferanserom for tilbakemeldingsdiskusjonen din. Deretter må du sørge for at du har kontroll over følelsene dine.
Det er OK å ta et øyeblikk
Hvis du trenger tid til å samle følelsene dine, utsett diskusjonen noen timer eller til du har samlet tankene dine. Minn deg selv på at hensikten med tilbakemelding er å fremme forbedring og gå til samtalen med en positiv holdning.
Noen ganger kreves umiddelbar tilbakemelding, men hvis situasjonen er opphetet, er det greit å avtale et møte til neste dag.
Fokuser på atferden
Husk at hensikten med konstruktiv tilbakemelding er å eliminere atferd som forringer høy ytelse. Hvis den enkelte opplever at de blir angrepet personlig, vil de raskt gå i forsvar, og muligheten for en meningsfull diskusjon vil gå tapt.
Vær spesifikk med negativ tilbakemelding
Effektiv tilbakemelding er spesifikk. Foreslår, 'John, du lurte sikkert på det,' kan være sant, men det forteller ikke John hva han gjorde galt. Det samme gjelder for å fortelle Mary at hun kommer for sent til å jobbe for ofte. Beskriv i stedet den spesifikke oppførselen og identifiser de forretningsmessige implikasjonene av handlingen.
For eksempel: «Mary, du har vært forsinket fem ganger denne måneden. Når du kommer for sent til skiftet, krever det at vi holder noen tilbake fra det tidligere skiftet. Dette krever at vi betaler overtid; det plager kollegaen din og reduserer kvaliteten hvis de ikke forstår din spesifikke jobb. Forstår du?'
Atferdsspesifikk tilbakemelding får ikke en person til å føle at hele personens persona blir kritisert.
Tilbakemeldinger bør komme i tide
Hvis du noen gang har mottatt en lang liste med negative tilbakemeldinger på en årlig ytelsesgjennomgang, forstår du hvor verdiløst dette innspillet er så lenge etterpå. Du bør gi tilbakemelding av alle typer så snart som mulig etter et arrangement.
Forsterk det gode positivt
Ansatte må føle at de kan gjøre feil og likevel bli verdsatt. La dem vite at du fortsatt har tro på dem som person og på deres evner; det er bare en spesifikk ytelse du vil at de skal endre. Si noe sånt som 'Du er en god kundeservicerepresentant, så jeg er sikker på at du ser behovet for å være mer tålmodig med kundene.'
Ta innspill og bli enige om en handlingsplan
Etter at du har fortalt personen hvilke nylige handlinger som var upassende og hvorfor, slutte å snakke. Gi den andre personen en sjanse til å svare på dine uttalelser og stille oppklarende spørsmål.
Å angi en nøyaktig dato og tid for å gjennomgå handlinger og forbedringer er en integrert del av tilbakemeldingsprosessen. Det etablerer ansvarlighet og forbedrer sannsynligheten for ytelsesforbedring.
Bli enige om hvilken fremtidig ytelse som er passende for den ansatte. Hvis det er spesifikke ting den ansatte må begynne å gjøre eller må slutte å gjøre, sørg for at de er tydelig identifisert. Er det noe du må gjøre, kanskje tilleggsopplæring for den ansatte, avtal det.
Siste tanker
Mens motiverte fagfolk setter pris på både positive og konstruktive tilbakemeldinger, er ledere ofte ukomfortable med å levere dem. Noen ledere som sliter med å gi konstruktive tilbakemeldinger er bekymret for at de ikke vil bli likt eller frykter å skape en hendelse ved å gi kritikk.
Ved å følge og praktisere forslagene som er skissert i denne artikkelen, kan lederen fjerne frykten for å gi negative tilbakemeldinger og gjøre samtalen til en konstruktiv hendelse.
Og husk, etter at du har levert Konstruktiv tilbakemelding og ble enige om en løsning og oppfølgingsplan, gå videre med jobben. Ikke ha vond vilje mot den ansatte fordi de har gjort en feil. Ikke hold musepekeren over dem av frykt for at de kan gjøre en ny feil. Overvåk ytelsen deres på samme måte som alle ansatte, men ikke besatt.