Hvordan gi positiv tilbakemelding
••• Frederic Cirou/Getty Images
Tilbakemeldinger på ytelse er en av en leders kraftverktøy som brukes til å støtte atferdsendring eller forsterke positiv atferd på arbeidsplassen. Mens konstruktiv og negativ tilbakemelding får mesteparten av oppmerksomheten i opplæringsprogrammer og ledermateriell, positive tilbakemeldinger på jobben er like viktig. Ikke alle ledere i en organisasjon vet instinktivt hvordan de skal gi positive tilbakemeldinger, men noen få enkle triks, som å gi nyttige detaljer når de gir tilbakemeldingen, kan utgjøre hele forskjellen.
'Flott jobb' er ikke nok
Tenk deg at du nettopp har pakket opp en presentasjon for lederne i organisasjonen din, og lederen din nærmer seg deg i gangen, håndhilser og sier: 'Flott jobbet!' Du setter sannsynligvis pris på utmerkelsen, men forbereder den deg til å gjenta opptredenen din i fremtiden? Nei, ikke hvis lederen din ikke forteller deg spesifikt hva du gjorde bra.
Tilbakemeldinger, enten positive eller negative, må være spesifikke for å ha en effekt på fremtidig ytelse. En kommentar som 'Du har sikkert rotet til den presentasjonen,' gir heller ikke nyttig veiledning, fordi den ikke forteller deg noe om feilene dine eller hva du må endre.
Legg til noen detaljer
Vurder de positive tilbakemeldingene på en presentasjon som beskrevet ovenfor, men legg til noen nyttige detaljer: ' Flott jobbet med presentasjonen i dag. Konkurranseanalysen din var perfekt, og anbefalingene dine ble støttet med fakta. Jeg er sikker på at ledergruppen også elsket din entusiasme for initiativet.'
I det første eksemplet kan du lure på hva, om noe, virkelig imponerte lederne. I det andre vet du at konkurranseanalysen din, fakta som støttet anbefalingene dine, og din åpenbare lidenskap for emnet, alle spilte en rolle i presentasjonens suksess.
Selv om du kanskje ønsker å gå enda mer inn i detaljene om hva som fungerte best, er du allerede mye bedre forberedt til å gjenta i fremtidige presentasjoner alle faktorene som ga deg den første positive tilbakemeldingen.
Holde tilbakemeldingene positive
Å gi positive tilbakemeldinger kan være litt vanskeligere enn det høres ut. Husk følgende tips:
- Alltid gi tilbakemelding så nærme hendelsen som mulig.
- Vær spesifikk i kommentarene dine. Jo mer detaljert du er, jo bedre vil mottakeren være i stand til å implementere tilbakemeldingen i fremtidig atferd.
- Koble den positive oppførselen til reelle forretningsresultater hvis du kan.
- I motsetning til negative tilbakemeldinger, kan positive tilbakemeldinger leveres foran andre, hvis du tror de også vil ha nytte av det.
- Som en tommelfingerregel bør positive tilbakemeldinger veie opp for konstruktive eller negative tilbakemeldinger med et forhold på minst tre positive kommentarer til én negativ kommentar.
Fordeler med positiv tilbakemelding
Når du begynner å lære å gi positive tilbakemeldinger til ansatte, vil du høste fruktene på flere måter enn du kanskje forestiller deg. Mange mennesker, ikke bare på arbeidsplassen, men også i livet, ønsker å føle seg verdsatt. Når du gir spesifikke, positive tilbakemeldinger, vil dine ansatte føle seg verdsatt og knyttet til teamet, og vil vite at du har lagt merke til innsatsen deres.
Når ansatte får positive tilbakemeldinger og takknemlighet, begynner de å finne mer mening i jobbene sine, noe som kan øke deres engasjement på jobben og resultere i økt produktivitet.
Når du gir positive tilbakemeldinger, gir du ansatte klarhet om hva du ønsker og forventer, noe som gjør jobben deres enklere. I tillegg, når ansatte føler seg verdsatt og finner mening i arbeidet sitt, har de en tendens til å bli på jobbene sine, noe som reduserer omsetningen og sparer penger for organisasjonen.
Fallgruver å unngå
Den første og fremste fallgruven å unngå er å aldri gi positive tilbakemeldinger i det hele tatt. Hvis du ikke ofte gir positive tilbakemeldinger, begynn å gjøre det nå:
- Start sakte og fase tilbakemelding i løpet av noen få uker. Ellers vil de ansatte lure på hva som har fått deg.
- Unngå å gi positive tilbakemeldinger for trivielle handlinger. 'Flott jobb med å lage kaffen i dag!' er den typen kommentar som irriterer folk og har ingen positiv veiledning.
- Pass på å unngå å bruke en nedlatende tone eller måte når du gir positive tilbakemeldinger, og bruk takt når du gir positive tilbakemeldinger til personer som har ansiennitet over deg på kontoret.
Ikke spar opp all ros for en ansatts årlige resultatgjennomgang. Konstruktive og positive tilbakemeldinger serveres best varm. Når du leverer tilbakemelding så nært arrangementet som mulig, sikrer du at det er festet i mottakerens sinn.
Bunnlinjen
Konstruktiv tilbakemelding bidrar til å endre eller eliminere atferd som forringer ytelsen, mens positive tilbakemeldinger bidrar til å forsterke de som styrker ytelsen. Begge er avgjørende for suksess. Bruk dem forsiktig og regelmessig for å få best mulig ytelse ut av de ansatte.