Hvordan holde en vanskelig samtale med en ansatt

Ta 7 trinn for å holde en vanskelig samtale med en ansatt

••• Reza Estakhrian/Iconica/Getty Images

Hvis du administrerer mennesker , arbeid i Human Resources, eller bry deg om vennene dine på jobben , er sjansen stor for at du en dag må ha en vanskelig samtale. Vanskelige samtaler blir nødvendige av en rekke årsaker. De er aldri enkle å gjennomføre, og du risikerer å forårsake disharmoni på arbeidsplassen når du tar opp temaet med en ansatt.

Eksempler på hvorfor du må ha en vanskelig samtale

Folk kler seg upassende og uprofesjonelt på jobb. Personlig hygiene er noen ganger uakseptabelt. Flørtende oppførsel kan føre til en seksuell trakasering problem. Et rotete skrivebord er ikke et tegn på et organisert sinn.

Ikke-returnerte popbokser i ganske stablede mesterverk trekker maur. Mat som er feil lagret i arbeidsområder trekker mus og dryppene deres er svært ubehagelige for personen som sitter ved neste skrivebord.

Vulgært språk er uprofesjonelt. Å avsløre cleavage hører hjemme i en klubb, en fest eller på stranden. Det er frekt og uprofesjonelt å legge igjen skitten servise for andre å vaske.

Har du støtt på noen av disse eksemplene på atferd som tilsier en vanskelig samtale? De er bare eksempler på den typen atferd som rop etter ansvarlig tilbakemelding . Enten gjerningsmannen er en kollega, en rapporterende medarbeider eller kanskje til og med sjefen din, skylder du dem for harmoni og ro på arbeidsplassen, renslighet og velvære på arbeidsplassen for å føre en vanskelig samtale.

Disse trinnene vil hjelpe deg å holde vanskelige samtaler når folk trenger rett frem, tydelig og profesjonell tilbakemelding.

Trinn for å gi tilbakemelding i en vanskelig samtale

• Søk tillatelse til å gi tilbakemeldingen. Selv om du er den ansattes sjef, start med å oppgi at du ha noen tilbakemeldinger du vil dele . Spør om dette er et godt tidspunkt eller om den ansatte foretrekker å velge et annet tidspunkt og sted. (Innenfor grunn, selvfølgelig.)
  Å gi den ansatte en viss kontroll over hvordan og når tilbakemeldingene mottas, kan utgjøre hele forskjellen for hans eller henne mottakelighet for vanskelige tilbakemeldinger .
• Bruk en myk oppføring for å starte den vanskelige samtalen. Ikke dykk rett inn i tilbakemeldingene – gi personen en sjanse til å forberede seg på potensielt pinlige tilbakemeldinger. Fortell den ansatte at du må gi tilbakemelding som er vanskelig å dele. Hvis du er ukomfortabel med rollen din i samtalen, kan du kanskje si det også. De fleste er like ubehagelige med å gi tilbakemelding om en persons personlige klesdrakt eller vaner, som personen som mottar tilbakemeldingen. Dette er normalt og menneskelig. Ingen ønsker å gjøre en annen person trist – eller føle seg dårlig. Men du skylder både deg selv og den andre personen muligheten til å gjøre justeringer av atferd som sannsynligvis er det påvirker deres sjanser til å lykkes på jobb .
• Ikke gi etter for fristelsen til å forsterke tilbakemeldingene ved å lage den fra mange, eller unnskyld ditt ansvar for tilbakemeldingen, ved å si at en rekke kolleger har klaget. Ofte er du i tilbakemeldingsrollen fordi andre ansatte har klaget til deg over vanen, oppførselen eller påkledningen til den ansatte som får vanskelige tilbakemeldinger. Ikke gi etter for fristelsen til å forsterke tilbakemeldingene ved å lage den fra mange, eller unnskyld ditt ansvar for tilbakemeldingen , ved å opplyse at en rekke medarbeidere har klaget. Dette øker forlegenheten personen vil oppleve og skader utvinningen til personen som mottar tilbakemelding.
• Den beste tilbakemeldingen er grei og enkel. Ikke slå rundt bushen. Si: 'Jeg snakker med deg fordi dette er et problem du må ta opp for suksess i denne organisasjonen .'
• Fortell personen hvilken innvirkning det vil ha å endre atferden hans eller hennes fra et positivt perspektiv. Fortell den ansatte hvordan det å velge å ikke gjøre noe vil påvirke karrieren og jobben.
• Kom til enighet om hva den enkelte vil gjøre for å endre deres oppførsel. Angi en forfallsdato – i morgen, i noen tilfeller. Sett en tidsramme for å vurdere fremdriften i andre saker. Sørg for at du og personen du holder den vanskelige samtalen med har en avtale.
• Oppfølging kort tid etter at tilbakemeldingen er gitt for å sjekke den ansattes fremgang – og deretter regelmessig hvis ingenting endres eller hvis ytterligere nudging synes nødvendig. Det faktum at problemet eksisterer betyr at tilbakegliding er mulig; den ansatte kan også trenge ytterligere avklaring av tilbakemeldingen for fullstendig forståelse.
  Så, mer tilbakemelding og evt. disiplinær handling er mulige neste skritt dersom den ansatte ikke reagerer positivt på den vanskelige samtalen.

Du kan bli effektiv til å føre vanskelige samtaler. Øv deg og disse trinnene vil bidra til å bygge ditt komfortnivå for å holde vanskelige samtaler. Tross alt kan en vanskelig samtale utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko for en verdsatt medarbeider. Omsorg nok til å holde den vanskelige samtalen.