Menneskelige Ressurser

Hvordan HR-ansatte må tenke på problemer

Personalsjefen må tenke på fem ulike interessenter hver gang hun tar en beslutning.

••• laflor / Getty Images

Ansattspørsmålet virker enkelt, greit og skal være enkelt å svare på. Ikke sant? Ikke hvis jobben din er i Human Resources. Selv det enkleste ansattspørsmålet reiser utallige røde flagg for en arbeidsgivers HR-team. Nok en gang går du den femkantede stien. Hvordan tilfredsstiller du alle fem interessenter samtidig som du behandler den nåværende ansatte rettferdig?

Hva er best for arbeidsgiveren? Hva er best for den ansatte? Hva er lovlig eller påkrevd av et offentlig organ? Hva danner presedens for fremtidige beslutninger om og rettferdig behandling av ansatte? Hvilken avgjørelse vil få deg saksøkt med alle de samtidige kostnadene og forverringen?

Du kan ikke ta en beslutning med mindre beslutningen tilfredsstiller alle fem interessenter – til en viss grad. Er det virkelig noe rart at det noen ganger er de ansattes interessenter som lider? Her er hvordan menneskelige ressurser må tenke og ta avgjørelser for å svare på spørsmål fra ansatte. La oss bruke endringen av denne selskapets reisepolicy for handelsmesser som et eksempel.

Hvordan HR tenker, tar avgjørelser og svarer på spørsmål

Spørsmålet fra en leser virket enkelt nok. En ansatt som reiser på bedriftens forretningsreise til messer og andre klientbegivenheter, ønsket å forlenge tiden sin i arrangementsbyen ved å bruke ferietid. Ikke noe problem.

Ikke noe problem, altså før HR informerte ham om hvordan dagene ville bli belastet hans betalt ferietid . Med sympati for både HR og ansatte, her er hvordan en HR-person må tenke og ta beslutninger.

Den ansatte reiste søndag til en messe. (Ingen problem med denne reisetiden; selskapet, i henhold til retningslinjer, som alle ansatte forstår, betaler ikke helgereisetid for unntatt ansatte .) Den ansatte jobbet mandag til onsdag på messen og ønsket å starte feriedagen etter arrangementet.

Ok, sa Personalsjef , torsdag og fredag ​​er feriedager. Nei, svarte den ansatte, torsdag ville jeg normalt reise tilbake til selskapet; siden den dagen ville bli betalt som en del av min normale arbeidsuke, er det ikke rettferdig å få meg til å ta en feriedag for å dekke torsdagen. Er du med meg?

HR-tenkning og beslutningstaking begynner å rulle

Ok, sier HR-sjefen, hvis første tilbøyelighet er å belaste torsdagen som en feriedag siden den ansatte faktisk ikke bruker dagen til å reise tilbake til selskapet. HR-personen, med rette, ønsker ikke å måtte ta ansattes avspaseringsbeslutninger fra sak til sak, for ansatte som deltar på firmasponsede arrangementer.

Undersøkte med et par administrerende direktører og en annen HR-person, begge beslutningene hadde støttespillere. Dersom den ansatte var forventet å komme tilbake fra konferansen onsdag og jobbe torsdag, bør torsdag være en feriedag.

Hvis torsdagen normalt ville vært en reisedag, vil den telle som en arbeidsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstendigheter ville han reise tilbake uansett, og selskapet skulle ikke straffe ham fordi han forlenget oppholdet med en ferie.

Men, han har valgt å ikke reise tilbake, men i stedet reise på ferie, sa meningsmotstanderne. Det er ikke bedriftens problem og vi betaler kun for reisetid dersom den ansatte bruker hverdagen til å reise tilbake. Siden vi ikke betaler for noen reisetid i helgene og det ikke er noe som heter reisedag, skal ansatte kun få lønn dersom de jobber.

I tillegg vil normalt en ansatt, med mindre han ble tildelt å rive standen, forventes å reise tilbake på onsdag og møte på jobb på torsdag. Han kunne avtale å komme for sent med manageren sin hvis flyet hans var røde øyne.

I så fall, ingen tvil, torsdag bør belastes som en feriedag. Men hva har vært tidligere praksis i selskapet? Forventes ansatte å reise tilbake på onsdag, hvis mulig, eller er torsdag normal reisedag å returnere.

De fleste ansatte ønsker å reise hjem og jobbe så fort som mulig. Så de reiser hjem på onsdag hvis et fly er mulig, i stedet for å tilbringe en natt på å henge alene i en fremmed by uten noe å gjøre.

Dette er også et spørsmål i privat kontra offentlig ansatt sektor. Hvis du er offentlig ansatt, ofte arbeider under de fremforhandlede betingelsene i en fagforeningskontrakt, forventer du slike hensyn som betaling for hvert minutt du jobber. Hvis ikke direkte kompensasjon , forventer en offentlig ansatt komp tid for arbeidstimer og forventer å bli betalt for å reise i helgen også.

Denne tenkningen er uhyggelig for en privat arbeidsgiver som forventer unntatt ansatte for å få jobben gjort og nå målene. Faktisk vil det å tenke som en timelønn hindre karrieren din og gjøre deg mindre verdsatt som ansatt. Her er noen tidligere tanker om kompensere ansatte for reisetid .

Dersom den ansatte er timeansatt el ikke-unntatt ansatt , må arbeidsgivere ta hensyn til betalt reisetid, pluss arbeidstimer på messen. Når en ansatt er kvalifisert for over tid , gjelder disse forskriftene også på veien.

(Dette er en av teoriene om hvorfor ansatte som ikke er unntatt så sjelden blir bedt om å reise for kundearrangementer og opplæring. Regjeringene gjør deltakelseskostnadene deres uoverkommelige – eller i det minste – en smerte i ryggen å gjøre rede for og betale av arbeidsgivere. Og , så mye som disse reglene kan hemme bruken av og karriereveksten til timeansatte, er HR-sympati med arbeidsgiverne.)

Hensyn til HR-vedtaket om messepolitikk

Det neste problemet som HR må vurdere, i dette tilfellet, er at mange ansatte reiser ofte på messer og andre firmaarrangementer. En avgjørelse som er fattet, i dette tilfellet, har vidtrekkende konsekvenser for arbeidsgiver og beslutninger om andre ansattes forespørsler i fremtiden.

Ønsker HR virkelig å ta disse avgjørelsene fra sak til sak? Når slutter arbeidet og ferien begynner? Når messen avsluttes kl.16. på onsdag?

Når går det siste flyet til den ansattes hjemby onsdag kveld? Hva om det ikke er noe fly på onsdag? Hvor mye dokumentasjon og forskning vil HR måtte kreve i fremtiden fra andre ansatte for å sikre at selskapets regnskapsmessige avgjørelser er konsistente og rettferdige?

På et tidspunkt må HR fastslå at en avgjørelse i favør av å la denne ansatte bruke torsdagen som en feriedag har for mange konsekvenser for lignende forespørsler i fremtiden. Den ansatte vil forståelig nok føle seg ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg kjenner, ønsker å bruke arbeidstiden sin som HR-tidsanklager. Arbeidstakeren velger å ikke reise tilbake på betalt tid; han kan reise tilbake hvis han vil ha lønnen sin, og deretter reise på ferie. Enhver annen beslutning åpner for en altfor stor boks med ormer.

En siste tanke for HR-personen involverer hvordan ansatte har blitt behandlet tidligere. Reiser ansatte vanligvis onsdag kveld eller torsdag? Hvis torsdag, forventes de å dukke opp på kontoret? Hvis onsdag kveld, hvor mye av torsdagen har de blitt forventet å jobbe?

Hvis han i normal virksomhet ville komme tilbake onsdag kveld, bør torsdag telle som ferie. Hvis han i normal virksomhet ville reise på torsdag, men forventes å også dukke opp på arbeidsplassen på torsdag, bør torsdag belastes som en feriedag.

Ah, er det første gang du noen gang har støtt på dette spørsmålet? Flott. Du har sjansen til å skape presedens og etablere bedriftens reisepolicy og praksis.

Du får sannsynligvis til og med legge til beslutningen din ansatthåndbok , slik at alle ansatte vet hvor landet ligger for å veilede deres beslutningstaking i fremtiden.

HR når en løsning

Hva med dette for en løsning på det aktuelle spørsmålet? Hvordan har selskapet håndtert ansattes reiser til messer og kundearrangementer tidligere? Flyr ansatte tilbake den kvelden og jobber dagen etter, eller gir selskapet dem spillerom og lar dem fly tilbake dagen etter hendelsen og melder seg på jobb dagen etter?

Bestem hva som har styrt styringen av disse praksisene tidligere, ifølge flere av dine ledere som er ansvarlige for de ansatte som deltar på kundevendte arrangementer. Tidligere praksis vil avgjøre bruken av en feriedag – eller ikke – for fravær på torsdag.

Hva om du oppdager – som det er sannsynlig – at praksis har vært inkonsekvent over hele linja og ingen klar tidligere praksis eksisterer? Tegn streken i sanden. Fortell den spørrende ansatte, som ikke hadde noen regler for å veilede ham, at han kan bruke en feriedag til torsdag. Deretter:

  • Utvikle politikken din,
  • Legg til policyen til medarbeiderhåndboken ,
  • Lær ansatte som reiser om den reviderte policyen,
  • La ledere få vite at ledelsens skjønn ikke lenger vil lede ansattes reisebeslutninger fordi beslutningene ikke har vært konsekvente og rettferdige, og
  • Bruk den nye policyen å ta konsekvente, rettferdige avgjørelser i fremtiden.

Reisepolitisk språk for fremtiden

I et selskap der ansatte reiser ofte på forretningsreise, og spesielt hvis ansattgruppen er stor, ville det vært et mareritt for selskapet å ta avgjørelser fra sak til sak, og selskapet kunne aldri være rettferdig over hele linja. Dokumentasjonskrav til ansatte legge til en unødvendig byrde.

Nitpicking med gode, bidragsytere medarbeidere over minutts tidsregistrering er fornærmende og nedverdigende – for lederen, HR og den ansatte. Og den beseirer formålet ditt med å stole på ansatte , behandle ansatte som voksne, og forvente at ansatte tar ansvarlige beslutninger innenfor angitte retningslinjer.

Så, avhengig av bedriftens behov, er her policyen som anbefales som en del av din generelle reisepolicy. (Du har en hel rekke tilleggsvedtak for en omfattende policy.)

Og, forresten, hvis du bare har et par ansatte som reiser? Ignorer all denne HR-tenkningen og beslutningstakingen. Duh! Ledere kan ta beslutninger om tidsregnskap fra sak til sak.

Reise til og fra selskapet sponsede arrangementer:

I (selskapsnavn) reiser ansatte ofte på forretningsreise. Ansatte deltar på trenings- eller fagforeningsmøter, besøker leverandører og konkurrenter, møter kunder og deltar messer og andre kundeinteraksjonshendelser, for bare å nevne noen få eksempler. Fordi disse arrangementene ofte holdes på ønskelige steder, ber ansatte ofte om å få bruke deres PTO eller ferietid for å forlenge oppholdet på arrangementsstedet.

I disse tilfellene er selskapet ansvarlig for kostnadene for ansattes reiser inkludert fly, drosjer, flybusser og nødvendige transportmidler fra den dagen den ansatte reiser til arrangementet til den ansatte fullfører selskapets virksomhet på arrangementet. Arbeidstakeren må regne for hver ekstra ukedag som tas av fra jobben etter hendelsen som betalt ferietid, PTO-tid, eller ulønnet permisjon med tillatelse fra ledelsen.

Alle kostnader som påløper av den ansatte, eller reisefølge, for reise, mat, losji, transport og så videre, mens han tar fri, må betales av den ansatte. Den delen av flybilletten, kjøpt av selskapet for retur av den ansatte etter oppmøte på arrangementet, eller stod for kjørelengde , som normalt betales for den ansattes retur av selskapet, kan brukes til den ansattes hjemreise.

Selskapet betaler ingen ekstra utgifter. Den ansatte må redegjøre for hver dag som tas av etter selskapets sponsede arrangement.

Ja, dette er et langt svar på den ansattes spørsmål om å bruke ferietid til å forlenge bedriftsreisen. Men det er et godt eksempel på alle faktorene som HR må vurdere i HR-tenkning og beslutningstaking. Det er ikke morsomt for HR, men det er nødvendig HR-tenkning og beslutningstaking for å tilfredsstille behovene til de fem selskapets interessenter.

gjør du ikke bare hater HR-sjargong ? Begynn med ordet: stimulere.