Hvordan implementere en langsiktig fjernarbeidsplan

Du kan møte både dine ansattes og forretningsbehov

•••

Getty Images/Westend61

Fjernarbeid har blitt normen for selskaper som spenner fra Twitter og Google til små og mellomstore bedrifter. Statistikk viser at et betydelig antall av arbeiderne fortsatt er bekymret om å returnere til kontoret og at langsiktig fjernarbeid faktisk har forbedret produktiviteten deres.

I 2020 State of Remote Work Survey utført av Owl Labs i forbindelse med Global Workplace Analytics, tror 81 % av de spurte at arbeidsgiveren deres vil støtte fjernarbeid etter COVID-19, mens 29 % tror at selskapet deres faktisk vil støtte det mer. I tillegg sa 77 % av de spurte at å jobbe hjemmefra etter covid-19 ville gjøre dem lykkeligere, og kanskje mer spesielt, nesten halvparten av de spurte ville se etter en annen jobb hvis arbeid hjemmefra ikke lenger var tillatt.

Så hvis du finner det fjernarbeid er i din bedrifts og ansattes interesse, hvordan lager du en plan for langsiktig fjernarbeid hjemmefra og samler teamet ditt rundt ideen? Hvis du velger å følge denne veien, vil du være i godt selskap ettersom Global Workplace Analytics spår at 25–30 % av arbeidsstyrken vil fortsette å jobbe hjemmefra flere dager i uken innen utgangen av 2021.

Definer din visjon for langsiktig fjernarbeid

Som arbeidsgiver bør du vurdere visse kriterier før etablere og implementere din visjon for en fjernarbeid hjemmefra plan. Det viktigste blant kriteriene er å undersøke de ansatte for å finne ut om deres humør og behov. Finn ut hvor mange prosent av de ansatte og teamene deres som ønsker å fortsette å jobbe eksternt og hvor mange dager i uken de foretrekker å komme inn på kontoret.

Bevæpnet med denne informasjonen kan du deretter bestemme og dele målene dine for å la ansatte jobbe eksternt på lang sikt. Sørg for at du er det involverer et betydelig antall av dine ansatte i utviklingen av disse planene.

En anbefalt tilnærming er å be seniorledelsen om å implementere en prosess for medarbeiderinvolvering som kan omfatte møter med alle hender, ytterligere undersøkelser og stemmegivning. Ikke undervurder viktigheten av å involvere teammedlemmene dine i å ta beslutninger om fremtiden deres.

Målene du bestemmer deg for må inkludere:

Artikulere en overordnet visjon for hva du håper å oppnå ved å la ansatte langsiktig fjernarbeid hjemmefra slik at de støtter planen
Hjelper dine ansatte å holde seg friske
Oppnå ytterligere produktivitetsøkninger gjennom ansattes komfort og mindre pendlingstid
Skape mer positiv ansattes moral og høyere oppbevaringsgrad
Økonomiske hensyn som å leie mindre kontorlokaler, leie ut plass du eier og justere byggeplanen din for å få plass til mindre plass til ansatte

Sparer kostnadene for forretningsreiser
Sette opp arbeidsstasjoner og ofte brukte områder for å imøtekomme behovet for personlig avstand
Sørge for at du gir den eksterne arbeidsstyrken den nyeste og kraftigste teknologien og kontorutstyret
Å gjøre tilgjengelig følelsesmessig støtte og balanse mellom arbeid og privatliv dine ansatte trenger
Bestemme hvilke stillinger som kan fungere eksternt og med hvilken frekvens samtidig som kundeservice og forretningslønnsomhet opprettholdes
Tilveiebringe de riktige verktøyene slik at arbeidsflyten er jevn og vedlikeholdt, for eksempel å be teamene om å jobbe med kjernearbeidstider og sette opp ukentlige møter

Til slutt, og kanskje viktigst, er det å styrke lederne dine nøkkelen til effektiviteten og suksessen til din langsiktige eksterne arbeidsplan. Som Gallup påpeker, har ingen annen rolle i en organisasjon større innflytelse, og måten ledere leder teamene sine på og posisjonerer hvert teammedlem for suksess er avgjørende for produktiviteten og engasjementet til ansatte.

Retningslinjer for å støtte en langsiktig fjernarbeidsplan

Hvis de ansatte har utført fjernarbeid hjemmefra en stund, har du sannsynligvis omformulert retningslinjer og praksis for å støtte denne uventede nye normalen. Fremover er dette noen av HR-retningslinjene og praksisene du kanskje vil prioritere for å endre og oppdatere for langsiktig fjernarbeid hjemmefra.

Reglene, normene og nøkkelberegningene du må utvikle for å bevare og forbedre din organisasjonskultur og verdier

( Eksempel : Å tilby virtuelle sosiale og teambyggingsaktiviteter og ansatt anerkjennelse)

Hvordan du støtter dine ansatte følelsesmessig og hjelper dem til å praktisere balanse mellom arbeid og privatliv

( Eksempel : Vurderer barnepass for yrkesaktive foreldre og mer fleksible ansattes permisjonspolitikk for å imøtekomme den nye normalen)

Hvordan du vil omfordele infrastrukturbesparelser når du reduserer behovet for kontorlokaler ( Eksempel: Gir overlegne bonuser til ansatte, oppgraderer teknologien deres til den nyeste, raskeste og mest interaktive, gir bærbare datamaskiner og skrivere til ansatte som trenger dem, og legger vekt på opplæring og utvikling slik at ansatte fortsetter å lære nye ferdigheter)
Ta hensyn til ansattes evne til å jobbe trygt på kontoret etter behov

( Eksempel : Dekker kontordistanseringsbehov, gjør midlertidige skrivebord tilgjengelig i et hotelloppsett, og gir ekstra sanitær og rensing til arbeidsområdene)

Fastsettelse av forventede timer og arbeidsstyrkekrav

(Eksempel : Understreker at alle eksisterende regler og forskrifter gjelder på den eksterne arbeidsplassen som de gjør på kontoret, slik at ingen trakassering eller annen fiendtlig oppførsel tolereres. Understreker også at hver ansatt forventes å jobbe kjernetimer etter behov.)

Ser på hvordan og hvem du ansetter og ombord. Du vil ønske å ansette folk som vil trives med å jobbe eksternt, og langsiktig fjernarbeid utvider din evne til å ansette folk globalt så lenge du forstår teamenes behov for personlig kontakt.

( Eksempel : Ansette folk fra andre stater og utvikle en ekstern opplærings- og ombordstigningsprosess for ansatte)

Understreker behovet for ansatte til å dokumentere sine prestasjoner og holde kontakten med ledere regelmessig for å diskutere kort- og langsiktige karrieremål og utviklingsbehov

( Eksempel : Planlegge en Zoom-samtale for å oppdatere lederen om prosjektfremdrift eller be om tilbakemelding på hvordan de har det)

Hvordan samle ansatte rundt langsiktig fjernarbeid

Ved å følge anbefalingene ovenfor kan du bygge grunnlaget som vil hjelpe dine ansatte å samle seg rundt konseptet med fjernarbeid. Å engasjere dine ansatte ved å bruke undersøkelser for å identifisere deres ønsker og bekymringer er første skritt. Da kommer det i andre rekke å involvere de ansatte i å bestemme forventningene og behovene til både arbeidsplassen på stedet og de eksterne arbeidsstedene.

Deretter informeres ansatte om hva du kan ta imot og hva som ikke vil fungere og hvorfor. Be så om hjelp fra dine ansatte med problemløsning – kanskje de har svar som seniorlederne ikke har funnet.

Til slutt, be lederne dine lage en plan for deres respektive team om hvordan de vil oppnå disse 10 støttende kulturimperativene:

Kommunikasjon og problemløsning
Etablere normer for atferd, samhandling og bidrag
Bestem hvor mye tid de ansatte ønsker å møte med sine ledere og gjør det greit å ta hensyn til de ulike behovene til hver enkelt medarbeider
Bygge tillit og opprettholde en effektiv, støttende overordnet arbeidskultur
Måle produktivitet og kvalitet objektivt slik at de har færre tillitsbekymringer med ansatte
Håndtere ansattes følelser av isolasjon, ensomhet og ensomhet
Enighet om hvor lang tid teamet trenger for å være sammen på kontoret

Ta tak i samarbeidsutfordringer, resultater og konfliktløsning
Bestemme passende arbeidstider som vil fremme samarbeid samtidig som behovet for balanse mellom arbeid og privatliv respekteres
Utvikle en metode for overordnet vurdering periodisk av det nye deltids- eller heltidsarbeid hjemmefra eksperimentet

Hvis teamene dine tar opp hvert av disse problemene effektivt, og du med jevne mellomrom vurderer om planene fungerer mens du holder fingeren på pulsen på ansattes moral, kan du oppleve at den nye normalen dekker alles behov bedre. Og ved å gjøre det kan du skape en vinn-vinn-situasjon mens du bygger ny mark.

Artikkelkilder

Owl Labs. State of Remote Work 2020: COVID-utgaven . Åpnet 4. november 2020.
Global arbeidsplassanalyse. Arbeid hjemme etter COVID-19: Vår spådom . Åpnet 4. november 2020.
Gallup. Hvordan bygge tillit og øke produktiviteten i eksterne team . Åpnet 4. november 2020.