Hvordan gi en verbal advarsel for dårlig ytelse

••• Gary Burchell / Getty Images

Veiledere gi en muntlig advarsel når en ansatts dårlige prestasjoner tilsier en disiplinær handling som er strengere enn veiledningsrådgivning og coaching . Formålet er å få den ansattes oppmerksomhet når vanlige lederdiskusjoner, møter og forslag ikke har hatt en gunstig effekt.

Dokumentere en verbal advarsel

Den muntlige advarselen er dokumentert av veilederen i sine uformelle notater om innsatsen som ytes for å hjelpe den ansatte til å forbedre seg.

Hvis den muntlige advarselen ikke er dokumentert, med den ansattes signatur som indikerer at de har mottatt den, kan den like gjerne ikke eksistere.

Den verbale advarselen vil være vanskelig å bevise under potensielle progressive disiplinadvarsler eller fremtidige rettssaker. Men det har også en annen fordel: Ansatte har også en tendens til å ta all dokumentert kritikk av deres prestasjoner til seg.

Denne muntlige advarselsdokumentasjonen følger med alle andre skriftlig dokumentasjon som overordnet vedlikeholder – for eksempel ansattes mål, fremdrift, sikkerhetskopieringsinformasjon for den ansattes resultatutviklingsplan (PDP) eller resultatvurdering , og så videre.

Disse notatene er ikke en del av en ansatts personalmappe; de er privat tilsynsdokumentasjon på en ansatts prestasjoner. Hvis den ansattes ytelse til slutt tilsier oppsigelse, kan imidlertid det muntlige advarselspapiret ende opp i den ansattes personalmappe som en sikkerhetskopi for å bevise formelle progressive disiplinære tiltak.

Ytelse som krever en verbal advarsel

Flere typer atferd kan få en leder til å ønske å bruke en verbal advarsel. Vanlige involverer tid brukt på jobben eller mangel på denne: En ansatt kommer konsekvent for sent på jobb, går tidlig fra jobb eller jobber ikke det nødvendige antallet timer.

Andre ytelsesproblemer:

Den ansatte klarer ikke å fullføre oppdrag i tide på grunn av utsettelse og dårlig planlegging.
Den ansatte samhandler negativt med medarbeidere eller kunder.
Uten grunn unnlater den ansatte å samle viktig sikkerhetskopiinformasjon og forskning som er nødvendig for å studere og presentere løsninger på et problem eller en prosess som trenger forbedring.
Den ansatte snakker fælt og ekkelt til sjefen.

Trinn etter den verbale advarselen

Den muntlige advarselen følges vanligvis, i prosedyrer for disiplinærtiltak, av en skriftlig muntlig advarsel som starter dokumentasjonen av disiplinærtiltak i arbeidstakerens personalmappe . Den skriftlige muntlige advarselen gir begynnelsen på dokumentasjonen som er nødvendig for en organisasjon sparke en ansatt .

Deretter, hvis en ansatts ytelse ikke forbedres i løpet av en serie med disiplinære tiltak , har arbeidsgiveren juridisk dokumentert trinnene som er tatt for å hjelpe en ansatt med å forbedre og beholde sysselsettingen gjennom hele prosessen. Arbeidsgiveren har også vist at de iverksatte nødvendige tiltak for å hjelpe en ansatt til å forbedre seg, og at den påfølgende disiplinære handlingen ikke var vilkårlig.

Mens trinnene i disiplinærtiltak, inkludert en verbal advarsel, er forskjellige fra selskap til selskap – og til og med innenfor et selskap, avhengig av arten av manglende ytelse – er en verbal advarsel en negativ hendelse. Arbeidstakerens prestasjoner er på et nivå arbeidsgiveren fastsetter krever disiplinærtiltak.

I tråd med politikken for disiplinærtiltak som er skissert i ansatthåndbok , kan en verbal advarsel være det første, siste eller det eneste trinnet som kreves før arbeidsavslutning , avhengig av alvorlighetsgraden av den manglende ytelsen eller den utløsende hendelsen. Av denne grunn bør medarbeiderhåndbøker forbli vage med hensyn til om en formell progressiv disiplinærtiltak alltid følges.

Hvis en arbeidsgiver har mulighet til å si opp arbeidstakeren fra jobben mye tidligere, er det vanligvis en fordel. Du vil ikke at en ansatt skal henge rundt hvis de har en innvirkning på arbeidet og moralen til de andre ansatte, eller hvis de aktivt forstyrrer fremgang på arbeidsplassen.