Hvordan organisere en vellykket mediebegivenhet
••• Mihajlo Maricic / EyeEm / Getty Images
En av de enkleste måtene for bedriften din å motta gratis medieeksponering – ofte kjent som «opptjente medier» – er gjennom mediearrangementer. Enten du slår deg sammen med flere sponsorer for å hjelpe de mindre heldige, eller holder en pressekonferanse for å kunngjøre en produktutgivelse, er det visse trinn du bør følge for å organisere en vellykket mediebegivenhet.
Start med en pressemelding
Sender ut din pressemelding vil hjelpe media avgjøre om historien din er verdig nok til dekning. Det er derfor det hjelper å holde pressemeldingen din enkel og aldri bruke noen hype. Stasjoner og aviser ser etter nyheter; de er ikke ute etter et salgsspill.
Du har et vindu for å sende ut pressemeldingen din. Du vil ikke sende det ut for tidlig og så blir det glemt eller begravet, og du vil ikke sende det ut for sent når andre historier kanskje allerede er tildelt, og de rett og slett ikke kan passe inn i arrangementet ditt Vanligvis er det to til tre dager før arrangementet ditt nok forhåndsvarsel til å gi pressen tid til å planlegge reportere.
Du vil også være sikker på at du inkluderer veibeskrivelser og eventuelle spesielle instruksjoner i pressemeldingen. Hvis bedriftens hovedkvarter er på ett sted, men arrangementet ditt er på anlegget ditt 30 miles unna, må du gjøre dette klart i utgivelsen.
Se telefonsamtalene
Etter at du har sendt pressemeldingen din, kan du ringe redaktørene i avisene eller produsentene på TV-stasjonene for å bekrefte at de mottar den. Det er alt du trenger å spørre om.
Det vil ofte åpne opp for samtalen for dem å fortelle deg om de tror de kan komme eller ikke. Men selv om det ikke gjør det, vil du ikke spørre om de kommer. De vil være der hvis de kan, men vil ikke gi noen løfter.
Husk, siste nytt eller tunge nyhetsdager kan hindre dem i å komme i siste liten. Du vil ikke plage dem for å se om de kommer, selv på dagen for arrangementet når du står der og venter på at journalister skal dukke opp.
Du vil også se tiden du ringer. Ringer ti minutter før 17:00. kan virke som slutten på dagen for deg, men for en produsent er det ti minutter til en nattlig nyhetssending. De beste tidene å ringe er vanligvis rundt 10:00 og mellom 13:00 og 14:30.
Planlegg arrangementets tid nøye
Alle jobber med tidsfrister. Aviser har fastsatt tidspunkter de legger neste dags utgave på sengen. Det betyr at hvis de kommer til arrangementet ditt klokken 17.00. på torsdag kan det hende at dekningen ikke dukker opp før lørdag.
TV-stasjoner har vanligvis morgen, middag, 5:00, 6:00, 10:00 og/eller 23:00. nyhetssendinger i løpet av uken, avhengig av din TV market . Får dekning hvis mediearrangementet ditt starter klokken 16.00. kan være veldig vanskelig. De hopper ikke bare inn i nyhetsbilen og kjører som gale for å få båndet ditt på lufta innen klokken 05.00. Det er et manus som må skrives og et bånd som må redigeres.
Planlegg tidspunktet for arrangementet ditt slik at det ikke bare er praktisk for reporterne, men også øker sjansene dine for å få mer umiddelbar eksponering.
Ikke prøv og gjør alt
Hvor fristende det enn kan være å bli regissør, ikke si det til reporteren, fotografer eller videografer hvilke bilder du vil at de skal få. Du vil etablere et visst forhold til dem og starte et forhold til avisen eller TV-stasjonen. Du vil ikke vinne noen venner ved å fortelle dem hvordan de skal gjøre jobben sin.
Gjør det enkelt å komme inn (og ut)
Hvis du holder arrangementet på ditt 50 000 kvadratmeter store anlegg og området du tillater media er på baksiden av bygningen, gi dem så enkel tilgang som mulig. Ikke la dem parkere på forsiden av bygningen og deretter slepe utstyret helt til baksiden hvis du kan hjelpe det. Hvis det er en måte å kjøre bakpå, la media få vite veibeskrivelsen i pressemeldingen din og marker tydelig veien når de ankommer.
Du vil også vurdere hvilket område av anlegget ditt som er strengt forbudt. For eksempel, hvis du ikke kan unngå en lang tur, vil du virkelig at media skal gå gjennom hele bygningen din med kameraer? Det betyr ikke at de kommer til å begynne å skyte hva de vil. Men mange selskaper har strenge retningslinjer for hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå av proprietære årsaker.
Tenk på det visuelle
Tenk nøye gjennom bildene dine. Gi media så mye praktisk erfaring som mulig. Å snakke om et produkt i en halvtime og så henvise til bildet i brosjyren er noe media ikke engang trenger å stille opp for. Husk at de sender det visuelle videre til potensielle kunder – deres seere eller lesere – så det er viktig å ha publikum i tankene slik at du kan få dekningen du trenger.
Ikke glem et pressesett
Ta med informasjonen om arrangementet ditt og del det ut til media. Denne informasjonen vil hjelpe dem med å skrive historien, men hjelper deg også med å ha mer kontroll over nyhetene siden du gir dem den avgjørende informasjonen.
Sørg for at mediekontakten din er tilgjengelig
Ikke glem å gjøre mediekontakten din tilgjengelig for spørsmål. Hvis en reporter har flere spørsmål, må de raskt kunne få tak i mediekontakten din. Sørg for å inkludere mediekontaktens telefonnummer og annen kontaktinformasjon i din pressepakke .
Bruk ansatte med erfaring
Du trenger ikke begrense arrangementets talspersoner til din egen mediekontakt. Hvis en ansatt kan gi et bedre soundbite fordi de har hatt mer erfaring med å utvikle og jobbe med et bestemt produkt, for all del, gjør dem tilgjengelige for spørsmål.
Forbered erklæringen din på forhånd
Hvis du planlegger å snakke på kameraet eller med en avisreporter, tenk på hva du vil si på forhånd. Det kan hjelpe å ha en venn som ikke er kjent med virksomheten din til å lese over pressepakken og stille spørsmål de har. Kom opp med en liste med svar fra disse spørsmålene samt litt idédugnad. Du vil ikke høres innøvd ut, men du vil heller ikke høres uforberedt ut eller si «Umm...» mye heller.
Du vil også vurdere de forskjellige typene medier. Avisen har andre behov enn TV og omvendt. En avisreporter kan stille deg spørsmål som er mye annerledes enn en Tv-reporter . Hvert medium har forskjellige måter å presentere nyhetene dine på, så de trenger den typen som passer publikum best.
Hva hvis reporteren ikke viser?
Stasjonen eller avisen kan godt sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyr ikke at historien din ikke er viktig for dem. De ville ikke vært der hvis de ikke hadde tenkt å gi historien din dekning, så behandle den som dukker opp veldig godt.
Hvis en videograf drar på utstyret sitt, ikke gi dem et pressesett akkurat da. Tilby å bære den for dem til de har vært i stand til å få skuddene de trenger. Å behandle dem som en annenrangs borger vil komme tilbake til stasjonen og kan skade sjansene dine for fremtidig dekning.