Hvordan gi konstruktiv tilbakemelding for å utvikle medarbeidernes ferdigheter

Disse tipsene vil hjelpe deg å hjelpe dine ansatte med å vokse

Forretningsmannen gir konstruktiv tilbakemelding til kollegaen sin i et møte.

••• Heltebilder / Getty Images

Rajeev Behera, administrerende direktør for ytelsesstyringsplattformen Reflekterende , en gang kommenterte, 'Ros, per definisjon, er å uttrykke godkjenning eller beundring av noe eller noen. Tilbakemelding er derimot informasjon om en persons utførelse av en oppgave som brukes som grunnlag for forbedring. Med andre ord kan både tilbakemeldinger og ros være positive, men tilbakemeldinger er alltid laget for å forbedre ytelsen.'

Tilbakemeldinger bør være tilpasset medarbeiderens mål og ferdigheter, og utformet for å hjelpe dem med faglig vekst. Det er mye som er bra med å gi ros til de som gjør jobben.

Når du berømmer dine ansatte, husk at det ikke gjorde noe for å hjelpe deres utvikling eller vekst, det bare forteller dem at du ser og setter pris på arbeidet deres.

Utvikle ansattes mål

Når du administrerer arbeidsstyrken din, bør du over kort tid legge merke til atferden og jobbytelsen til de ansatte. Når du legger merke til disse, bør du begynne å skrive ned det du ser slik at du kan begynne å utvikle en vekstplan for hver av dem.

Etter en tid vil du kjenne dine ansattes resultatmål – hvilke salgsmål de skal nå, hvor mange filer de skal behandle hver dag, eller hva de ansatte jobber mot.

Mens du observerer, sørg for å spørre dem hva deres personlige karrieremål er, slik at du kan ta opp det under en tilbakemeldingsøkt også.

Disse trinnene vil hjelpe deg med å fokusere tilbakemeldingene dine. Behera anbefaler å ta disse målene og dele dem inn i oppnåelige oppgaver og ferdigheter slik at de ikke forblir vage. For eksempel, hvis din ansattes mål er å gi bedre presentasjoner, vil du ønske å bryte ned hvilke ferdigheter som trengs.

Ferdighetene som trengs for presentasjoner kan være:

Snakker trygt og tydelig
Kunnskap om emnet
Lage lysbilder som formidler data bedre enn ord kan
Svare på spørsmål fra møtedeltakerne
Hold møtet fokusert ved å omdirigere folk tilbake til hovedemnet

Deretter gir du tilbakemelding til den ansatte på presentasjonen deres. Se tilbake til disse ferdighetene. Du var trygg på disse dataene. Du visste nøyaktig hva du snakket om, og alle på møtet kunne fortelle at du var forberedt.

Vær oppmerksom på at du er spesifikk og fokuserer på områdene som din ansatte trenger å forbedre seg på.

Vanlige en-til-en møter

Hvis du ønsker å gi positive tilbakemeldinger til dine ansatte, bør du ta deg tid til det. Tilbakemelding på stedet er effektivt og nødvendig, men en rolig økt hvor dere begge kan snakke er best.

Et realistisk mål for vanlige tilbakemeldinger er en gang i måneden. Dette er kanskje ikke oppnåelig i noen bransjer, så arbeid for å lage dem så ofte du kan. Uavhengig av tidsplanen du velger, bør du prøve å møte medarbeiderne dine ofte nok slik at de drar nytte av samhandlingen.

Hvis du beholder all informasjon til slutten av årsrapporten, vil det ikke bety så mye for den ansatte, og det vil ikke hjelpe den ansatte å forbedre noe i løpet av perioden. Slutten av årsgjennomgangen bør brukes til å oppsummere alle de tidligere tilbakemeldingsøktene for å vise den ansatte fremgangen de har gjort.

Tidlig og hyppig tilbakemelding lar den ansatte vite at de er på rett vei og at de kan bruke de samme strategiene på andre områder. Du vil sannsynligvis glemme (og det samme vil den ansatte) de fleste handlingene som fortjente å ropes ut hvis du bare gir tilbakemelding en eller to ganger i året.

Unngå Feedback Sandwich

Alle som jobber i ledelse eller Human Resources har hørt at du bør legge 'dårlig tilbakemelding' mellom to lag med 'god tilbakemelding'. Så, for eksempel, sier du, Jane, du gjorde en god jobb med den presentasjonen. Du var imidlertid forsinket tre av fem dager forrige uke, og jeg liker virkelig e-postsignaturen din.

Dette har ingen positive effekter. Det er kun gjort fordi lederen følte seg tvunget til å gi tilbakemelding. Dette ser man vanligvis når det er obligatoriske tilbakemeldinger, ledere ikke har noe forberedt, og de ble lært å bruke sandwich-metoden.

Gi utviklingsmessig tilbakemelding

Noe annet å huske på er at det ikke finnes noe som heter negativ eller dårlig tilbakemelding. EN tilbakemelding økten skal identifisere problemer, men ha positive ideer eller mål som et resultat. Hvis Jane var sen tre av fem dager forrige uke, gi henne tilbakemelding. «Jane, jeg la merke til at du var sent tre dager i forrige uke. Er alt i orden, eller noe jeg kan gjøre for å hjelpe deg med å komme deg hit i tide?'

«Det var biltrøbbel, men det er fikset nå? Høres bra ut, jeg er glad du har fikset det.'

Det var ikke noe negativt med dette, og Jane hadde et faktisk problem.

Hvis Jane nå hadde våknet sent de tre dagene, vil kanskje en tilbakemeldingsøkt med noen mål og trinn utformet sikre at hun kommer i tide. «Jane, hva synes du om å sjekke alarmen hver kveld for å forsikre deg om at den er på, legge klærne ut kvelden før, og sørge for at du drar på et tidspunkt som lar deg ta deg gjennom trafikken for å komme hit på jobb?»

Igjen, dette er ikke 'dårlig tilbakemelding', det er bare tilbakemelding.

God tilbakemelding er viktig

Ledelse handler ikke bare om å oppnå tallene og å holde ledere fornøyde. Det handler ikke om ros og takknemlighet du tilbyr ansatte når de gjør en god jobb.

Ledelse handler også om å utvikle, motivere og veilede medarbeidere. Tilbakemelding brukt på riktig måte vil gjøre avdelingen din til et flott sted å jobbe, og gi de ansatte en sjanse til å vokse. Når du tar vare på de ansatte, vil du se forbedringer i produktiviteten. Alle kan dra nytte av konkrete og positive tilbakemeldinger.