Hvordan gi tilbakemelding som hjelper ansatte med å forbedre seg

Dine tilbakemeldinger har innvirkning når de gis med respekt og omhu

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

• Gi tilbakemeldinger som har innvirkning
• Slik kan du gi tilbakemelding
• Tips for den mest effektive tilbakemeldingen

Gi tilbakemeldinger som har innvirkning

Få tilbakemeldingen din til å ha den innvirkningen den fortjener av måten og tilnærmingen du bruker når du vil gi ansatte tilbakemeldinger om ytelse . Tilbakemeldingen din kan gjøre en forskjell for folk hvis du kan unngå å provosere frem en defensiv respons.

Spesielt på oppfattede negative eller mindre enn positive tilbakemeldinger, har ansatte en tendens til å reagere defensivt fordi folk har en tendens til å ta tilbakemeldinger personlig og ikke profesjonelt. Dette er en avskrekkende evne til å hjelpe den ansatte med å forbedre sine prestasjoner.

Disse retningslinjene vil hjelpe deg med å hjelpe ansatte med å utvikle sine prestasjoner gjennom din positive bruk av tilbakemeldinger.

Her er hvordan du best kan gi tilbakemelding

Effektiv tilbakemelding fra ansatte er spesifikk, ikke generell.

For å gi spesifikke tilbakemeldinger, for eksempel, si: 'Rapporten du leverte i går var velskrevet, forståelig og gjorde poengene dine om budsjettet veldig effektivt.' Ikke si 'god rapport.' Denne uttalelsen er for generell til at den ansatte kan bruke informasjonen til å forbedre seg.

En av hensiktene med effektiv, konstruktiv tilbakemelding er å la individet få vite den spesifikke oppførselen du ønsker å se mer av fra ham. Generelle tilbakemeldinger som et klapp på skulderen gjør at den ansatte føler seg bra et øyeblikk, men gjør ikke en god jobb med å forsterke atferden.

Nyttig tilbakemelding fokuserer alltid på en bestemt atferd.

Du vil spesifikt identifisere atferden som trenger forbedring, ikke på en person eller deres intensjoner. (Når du deltok i konkurrerende samtaler under personalmøtet, mens Mary hadde ordet, du distraherte de andre tilstedeværende . Som et resultat ble Marys poeng delvis bommet.)

Den beste tilbakemeldingen er oppriktig og ærlig gitt for å hjelpe.

Stol på denne uttalelsen. Folk vil vite om de mottar tilbakemeldinger av en annen grunn. De fleste har en intern radar som lett kan oppdage uoppriktighet. Ha dette i bakhodet når du gir tilbakemelding.

Vellykket tilbakemelding beskriver handlinger eller atferd som individet kan gjøre noe med.

For eksempel, du ville aldri gi tilbakemelding Hvis du kan, gi verktøy, opplæring, tid eller støtte som personen trenger for å lykkes med å utføre slik du trenger dem til å utføre.

Når det er mulig, er tilbakemeldinger som etterspørres kraftigere.

Be om tillatelse til å gi tilbakemelding. Si: 'Jeg vil gjerne gi deg tilbakemelding om presentasjonen, er det greit for deg?' Dette gir mottakeren en viss kontroll over situasjonen som er ønskelig. Kanskje mottakeren kan si: 'Hva med i morgen? Jeg vil tenke på prestasjonen min over natten.

Gi tilbakemelding en mottaker kan bruke.

Når du deler informasjon og spesifikke observasjoner, gir du tilbakemeldinger som en ansatt kan bruke.

Det inkluderer ikke råd med mindre du har tillatelse eller råd ble bedt om. Spør den ansatte hva han eller hun kan gjøre annerledes som et resultat av å høre tilbakemeldingene. Det er mer sannsynlig at du hjelper den ansatte med å endre tilnærmingen enn hvis du forteller den ansatte hva han skal gjøre eller hvordan han skal endre seg.

Gi tilbakemelding i nærheten av arrangementet.

Enten tilbakemeldingen er positiv eller konstruktiv, gi informasjonen så nært knyttet til hendelsen som mulig. Effektive tilbakemeldinger er godt timet slik at den ansatte enkelt kan koble tilbakemeldingene med sine handlinger. Å måtte huske noen dager senere er ikke ideelt.

Effektiv tilbakemelding involverer hva eller hvordan noe ble gjort, ikke hvorfor.

Å spørre hvorfor er å spørre folk om deres personlige motivasjon og det provoserer frem defensivitet fra personen som mottar tilbakemeldingen. Spør, hva skjedde? Hvordan skjedde det? Hvordan kan du forhindre dette resultatet i fremtiden? Hvordan kan jeg ha gjort en bedre jobb med å hjelpe deg? Hva trenger du av meg i fremtiden?

Kontroller at den andre personen forsto hva du kommuniserte ved å bruke en tilbakemeldingssløyfe.

En tilbakemeldingssløyfe som å stille den ansatte et spørsmål eller observere endret atferd gjør at du kan vite at den andre parten forsto hva du kommuniserte . Sett en tid for å komme sammen igjen for å diskutere om tilbakemeldingen endret ytelsen og om det er nødvendig med ytterligere handlinger.

Vellykkede tilbakemeldinger er så konsistente som mulig.

Hvis en ansatts handlinger er gode i dag, er de gode i morgen. Hvis Brudd på retningslinjene fortjener disiplinære tiltak , bør det alltid fortjene disiplinære tiltak - for denne ansatte eller andre som likeledes utfører. Blandede meldinger gir ingen resultater.

Tips for å gi den mest effektive tilbakemeldingen

Når du gir tilbakemelding til en ansatt , husk disse fem tipsene.

1. Tilbakemelding kommuniseres til en person eller et team av mennesker angående effekten deres oppførsel har på en annen person, organisasjonen, kunden eller teamet.
2. Positiv tilbakemelding innebærer å fortelle noen om gode prestasjoner. Gjør denne tilbakemeldingen tidsriktig, spesifikk og hyppig.
3. Konstruktiv tilbakemelding varsler en person om et område der hans eller hennes ytelse kan forbedres. Konstruktiv tilbakemelding er ikke kritikk. Den er beskrivende og bør alltid rettes mot handlingene som er utført, ikke personen. For eksempel, 'Mary, kommunikasjonen din under presentasjonen var for dyptgående for publikums behov. De trengte bare å høre det grunnleggende, og du delte all informasjonen du hadde.' For effektiv tilbakemelding vil du ikke si: 'Mary, det var en lang, kjedelig tale.'
4. Hovedhensikten med konstruktiv tilbakemelding er å hjelpe folk til å forstå hvor de står i forhold til forventet og/eller produktiv jobbadferd .
5. Anerkjennelse for effektiv ytelse er en kraftig motivator. De fleste ønsker å oppnå mer anerkjennelse, så anerkjennelse fremmer flere av de verdsatte handlingene.