Hvordan be om en utskrift for en jobbsøknad

••• threespeedjones / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

• Hva er en offisiell utskrift?
• Hvordan be om en offisiell utskrift
• Hva er en uoffisiell transkripsjon?
• Eksempler: Transkripsjoner i jobbsøknadsprosessen
• Loven om familierettigheter og personvern

Arbeidsgivere ber noen ganger om pedagogiske utskrifter som en del av jobbsøknadsprosessen. Hvis du ble uteksaminert for en tid siden, kan dette komme som en overraskelse. Hvorfor må en ansettelsesleder se utskrifter fra videregående skole, høyskoler eller forskerskoler?

Det er mange grunner til at arbeidsgivere kanskje vil se disse dokumentene, alt fra enkle bakgrunnsverifisering til bekreftelse på at du har den kompetansen og erfaringen som er nødvendig for jobben. I noen bransjer er det et langvarig krav. For eksempel krever offentlige jobber ofte et visst utdanningsnivå.

Men når du er søker på jobber , er det egentlig ikke viktig hvorfor en arbeidsgiver ønsker å se utskriften din. Målet ditt er å gi en fullstendig søknad så snart som mulig. Her er hvordan du ber om offisielle transkripsjoner og gir kopier til potensielle arbeidsgivere.

Hva er en offisiell utskrift?

En offisiell karakterutskrift er en liste over klassene tatt av en student, sammen med karakterer og GPA (karaktergjennomsnitt). En karakterutskrift vil vise alle kurs og karakterer mottatt, hovedfag, konsentrasjoner, eventuelle utmerkelser og alle grader opptjent av en student. De fleste studenter kan få tilgang til en uoffisiell utskrift på skolens nettportal, men de fleste arbeidsgivere krever et mer offisielt dokument.

En offisiell utskrift utstedes vanligvis av skolens veiledning eller registrarkontor med et offisielt segl eller signatur.

Hvordan be om en offisiell utskrift

Når arbeidsgivere krever en offisiell karakterutskrift, må den bes om av studenten eller alumnen og sendes direkte fra videregående skole eller høyskole. Den utstedende institusjonen vil normalt sende den direkte til arbeidsgiveren for å forhindre potensiell tukling med dokumentet. En utskrift kan anses som ugyldig eller uredelig hvis forseglingen brytes eller åpnes før arbeidsgiver mottar den.

Videregående skoleelever og nyutdannede bør kontakte veiledningskontoret, og studenter og nyutdannede bør kontakte registraren for å få tilsendt en offisiell karakterutskrift. Mange skoler krever at alumni ikke har noen utestående saldoer til skolen. Hvis det er det, forbeholder de seg retten til å holde tilbake dine offisielle utskrifter til saldoen er betalt.

Noen skoler krever en skriftlig forespørsel før de vil utstede dokumentet, men mange tilbyr et elektronisk alternativ. Begge måter å be om kan kreve at studenten oppgir identitetsbevis med signaturer, personnummer, student-ID-nummer og oppmøtedato.

Offisielle utskrifter utstedes vanligvis med en nominell avgift alt fra $5–$30, eksklusiv frakt, avhengig av institusjon.

Hva er en uoffisiell transkripsjon?

Karakterutskrifter som har blitt håndtert av studenter eller andre i mangel av forsegling eller lukket konvolutt regnes som uoffisielle. Uoffisielle utskrifter skrives ut på vanlig papir og er vanligvis gratis og umiddelbart tilgjengelige.

Uoffisielle utskrifter kan ofte brukes som en midlertidig plassholder mens man venter på at den offisielle utskriften skal ankomme. Disse transkripsjonene vil fortsatt beskrive kursarbeid og eventuelle studiepoeng, akademisk stilling , disiplinær handling, utmerkelser og hvordan kursene stemmer overens med visse grader og karriereveier. I tilfelle ufullstendig utdanning eller venter på endelige poengsum, vil uoffisielle utskrifter vise CIP (kurs pågår) for å beskrive et kurs som ennå ikke har fått karakter.

Hvis en uoffisiell utskrift blir forespurt, er det akseptabelt å sende en fotokopi av en karakterrapport eller en nedlastet kopi av en karakterutskrift, så lenge den inneholder alle kursene dine, karakterer og GPA.

Eksempler: Transkripsjoner i jobbsøknadsprosessen

• ABC Corporation krever en gjenoppta , følgebrev , skriveprøve og offisiell karakterutskrift fra søkere til lederopplæringsprogrammet.
• Selskapet krevde en offisiell karakterutskrift i tillegg til en kopi av graden for å sikre at kandidatene hadde riktig bakgrunn for stillingen.
• John sendte en kopi av sin uoffisielle utskrift til ansettelseslederen som en fullmektig inntil den offisielle utskriften kom.

Loven om familierettigheter og personvern

De Loven om familierettigheter og personvern (FERPA) gir studentene rett til å få tilgang til utdanningsdataene deres, uavhengig av hindringer som hindrer dem i å skaffe dem personlig. Høyskoler og universiteter er pålagt å gi studentene en kopi av utdanningspostene deres selv om studenten ikke bor i området eller på annen måte ikke er i stand til å besøke skolen personlig.

Selv om mange skoler foretrekker at studenter sender inn en formell, personlig forespørsel om en utskrift, krever FERPA at de sender eller på annen måte sender utdanningsdokumenter uavhengig av studentens nærhet. Denne kopien trenger imidlertid ikke å være en offisiell utskrift, og loven krever ikke at institusjoner sender noe til tredjepartsleverandører eller arbeidsgivere.

Artikkelkilder

1. USAJobs.gov. Hvordan fylle ut utdanningen din . Åpnet 2. juli 2021.

2. USAJobs.gov. Innhenting av transkripsjoner . Åpnet 2. juli 2021.

3. Fremme global høyere utdanning. Offisielle transkripsjonstyper, kostnader og volum . Åpnet 2. juli 2021.

4. US Department of Education. Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) . Åpnet 2. juli 2021.l