Menneskelige Ressurser

Hvordan svare på en forespørsel om referansesjekk

Å svare når potensielle arbeidsgivere ber om referanser

Forretningsmann leser dokumenter ved skrivebordet

••• Compassionate Eye Foundation/Dan Kenyon

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

Å svare på en forespørsel om referansesjekk er en vanskelig forretning. Frykt for represalier og søksmål hindrer mange arbeidsgivere i å svare i det hele tatt. Disse anbefalingene vil hjelpe deg med å svare rimelig på forespørsler om referansekontroll samtidig som de beskytter de legitime interessene til bedriften din og dine nåværende ansatte. Se hva du skal gjøre.

Følg selskapets etablerte retningslinjer for referansesjekk

For det første ber mange bedrifter om at ledere sender skriftlig referanseforespørsler til Human Resources . Hvis leders referansen er positiv, men du kan godta at lederen gir en muntlig referanse direkte til en arbeidsgiver.

Alt som sendes i skriftlig format skal komme fra Menneskelige ressurser , eller HR-ansatte bør gjennomgå responsen for konsistens og beskytte selskapets beste. Et vanlig referansekontrollformat ber deg oppgi denne informasjonen om den tidligere ansatte.

  • Jobbtittel og noen ganger jobbansvar,
  • Sluttlønn,
  • Ansettelsesdato,
  • Gir en sjekkliste som ber den tidligere arbeidsgiveren om å rangere slike egenskaper som 'teamarbeid' og 'pålitelighet', og
  • Spør om den tidligere ansatte er kvalifisert for å gjenansette av organisasjonen din.

Dette papirarbeidet overlates best til Human Resources – i det minste be HR-personalet om å gjennomgå ethvert skriftlig svar du måtte tenke på å sende. Ikke svar på spørsmål som ber deg om å rangere en tidligere ansatt numerisk i noen aspekter av deres arbeid eller arbeidskarakteristika.

Numeriske vurderinger er ikke sammenlignbare basert på noen delt betydning av definisjonen av begrepet, og heller ikke betydningen av tallene på en numerisk skala er definert på disse skjemaene. Derfor er det i beste fall mangelfull kommunikasjon. I verste fall kan det skade jobbutsiktene til din tidligere ansatte.

Sørg for at den ansatte har en signert autorisasjon på fil

For det andre, sjekk for å sikre at den tidligere ansattes signatur, som godkjenner referansesjekken, er på papirene sendt av det anmodende selskapet. Uten at den tidligere ansattes underskrift gir tillatelse, bør du ikke gi noen opplysninger om den ansatte.

Noen ganger vil en avgående ansatt forlate en signert referansesjekk tillatelsesskjema i ansettelsesmappen sin. Dette vil bare skje hvis den ansatte ikke har funnet en ny jobb – uvanlig for de fleste ansatte som slutter i sitt nåværende arbeid.

Svar på en forespørsel om referansesjekk med en positiv referanse

Dersom leder med få forbehold kan anbefale den tidligere ansatte, i samråd med HR-staben, kan lederen ringe tilbake til spørrende arbeidsgiver. Når lederen svarer på en telefonsamtale, bør lederen sørge for at den ansattes signatur som autoriserer referansesjekken er registrert hos Human Resources før han returnerer telefonsamtalen.

Når en tidligere ansatt var en god ansatt og forlot bedriften din på gode vilkår (kanskje en ektefelle flyttet og avstanden ikke var pendlerbar), ønsker å gi den tidligere ansatte bistand å finne en ny stilling.

Eller kanskje du har blitt brukt som referanse av en ansatt som rapporterte til deg på en gang, men ikke sist. Hvis du har positive kommentarer å komme med om den ansatte, kan du svare den potensielle arbeidsgiveren med de positive kommentarene du kan bidra med.

Referansesjekkspørsmål du ikke vil berøre

Svar bare på spørsmålene du er komfortabel med å svare på hvis du mottar en telefonsamtale eller et dokument med referanseforespørsel. En leder bør kun snakke om de områder av den ansattes ferdigheter og erfaring som han eller hun har direkte kunnskap om. Det er flere spørsmål en leder ikke bør svare på:

Eksempelspørsmål:

Forutsi om din tidligere ansatte vil lykkes i stillingen de vurderes for. (Har du en krystallkule, noen?) Du kan umulig svare på dette spørsmålet. Selv om stillingen høres lik ut, kan du ikke forutsi kollegene, arbeidsgivers kultur , deres forhold til kunder, eller mylderet av faktorer som hjelper en ansatt å lykkes – eller ikke.

Utvide

Bra svar:

Da den ansatte jobbet for meg, i sin stilling i min bedrift, var han eller hun en sterk bidragsyter hvis arbeid ble verdsatt.

Eksempelspørsmål:

Hva var den ansattes svakheter?

Utvide

Bra svar:

Han eller hun hadde ingen svakheter som var verdt å nevne som påvirket deres evne til å utføre jobben dyktig når han eller hun jobbet for meg.

Eksempelspørsmål:

Hvorfor forlot den ansatte stillingen han eller hun rapporterte til deg i?

Utvide

Gode ​​svar:

  • Han eller hun søkte økt ansvar og å avrunde deres kunnskap om vårt selskap og våre produkter, eller
  • Han eller hun forlot organisasjonen vår på grunn av personlige årsaker som var viktige for dem.

Dette er typene referansesjekkspørsmål en potensiell arbeidsgiver vil spørre om du returnerer en telefonsamtale som sjekker referansen.

Svar på en forespørsel om referansesjekk: Ikke positiv

Hvis den ansatte forlot bedriften din under en sky, enten den ansatte passet dårlig for jobben deres , en ikke-bidragsgivende ansatt av andre grunner, eller uhåndterlig, henvis oppfordringen eller skjemaet til personalet på personalet for et standardsvar.

Noen ganger er det uvanlige omstendigheter rundt en ansatts forlate bedriften din. Kanskje en ansatt så på pornografi på datamaskinen sin – ja, han ba HR-direktøren sin om å tjene som en av hans referanser. En annen tidligere ansatt kan ha truet med vold eller begått en voldelig handling mens han var ansatt i firmaet ditt.

Selv om disse tidligere ansatte sjelden vil oppgi bedriften din som referanse, vær forberedt. Disse samtalene skal sendes til HR-ansatte for standardsvar.

Det er imidlertid et forbehold her. Snakk med advokaten din før du svarer til enhver referansesjekk om en potensielt voldelig ansatt. Hvis du ikke klarer å avsløre voldelig oppførsel til en potensiell arbeidsgiver, og den tidligere ansatte begår en voldelig handling mens han er ansatt hos den nye arbeidsgiveren, kan din bedrift bli ansvarlig for ikke å avsløre denne informasjonen. Så sjekk med advokaten din under uvanlige omstendigheter der du skilte veier med en ansatt.

Når en tidligere ansatt ber om et generisk referansebrev

Å gi tidligere ansatte en generisk referansebrev anbefales ikke som en god politikk. Når et dokument først eksisterer, lever det for alltid. Potensielle ansatte har skaffet HR-kontorer kopier av brev som var 10 og 20 år utdaterte, noen ganger knapt lesbare fra flere fotokopieringer.

Etter at det har gått en viss tid – du aner ikke hva slags ansatt den tidligere ansatte har blitt – med mindre han eller hun er det sjeldne unntaket som holder kontakten med deg. Og du vet aldri hvordan den ansatte vil bruke brevet ditt eller hvordan ordene dine vil bli tolket av potensielle arbeidsgivere. Vedta en policy som sier at ledere aldri skal gi skriftlig, generisk referansebrev .

Informer den tidligere ansatte om at din bedrift gjerne vil gi ansettelsesbekreftelse fra Human Resources til spesifikke arbeidsgivere som spør direkte.

Siste tanker om å svare på en forespørsel om referansesjekk

Få ansatte setter seg et mål om å feile på jobben. Likevel mislykkes ansatte og selskaper og ansatte skilles. Husk når du blir bedt om en referanse at alle tidligere ansatte fortjener muligheten til å starte på nytt – uansett vilkårene de skilte seg fra organisasjonen din på.

Kanskje den tidligere ansatte var dårlig egnet til stillingen han hadde i din bedrift. Din bedriftskultur kan ha vært et fullstendig misforhold til den ansattes behov. Arbeidstakeren kan ha hatt en annen visjon for kravene til jobben hans fra sjefen hans. Kanskje hans personlige liv og ekteskap var i ferd med å rakne under hans embetsperiode med firmaet ditt.

Du vet aldri alle detaljene og årsakene hvorfor en ansatt feiler eller går videre . Det er lett med den høytytende ansatte at du angrer på at du tapte til en bedre jobb, en familieflytting over hele landet eller en drømmemulighet. Det er vanskeligere med den marginale utøveren.

Vær ærlig eller gi minimal informasjon. Ikke gjør spådommer om suksess med krystallkuler, og gi heller ikke numeriske rangeringer og rangeringer for udefinerte termer. Gi om nødvendig minimal informasjon som beskriver den tidligere ansattes prestasjoner. Når det er mulig, gi den ansatte en pause og snakk med den potensielle arbeidsgiveren.

Bunnlinjen

Nyere tall knyttet til referansekontroll indikerte at arbeidsgivere tar referansekontroll svært alvorlig. Som referert på nettstedet til Society for Human Resources Management (SHRM). , åpnet 6-26-19, 'I en HR.com-rapport fra 2018 sponset av National Association of Background Screeners (NABS), anga 95 % av de spurte arbeidsgiverne at de bruker en eller flere typer bakgrunnsscreening for ansettelse.' Når det er mulig, gi dine tidligere ansatte en pause – når du kan gjøre det med god samvittighet.