Jobbsøking

Hvordan starte et brev med profesjonelle hilseneksempler

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse bildet viser et par hender som skriver på to stykker papir. Tittelen lyder:

Melissa Ling / The Balance

Hva er den beste måten å starte et brev på? Når du skriver et brev for profesjonelle formål, er en passende hilsen avgjørende. Din hilsen setter tonen for brevet eller e-posten din, og er en indikator på det du har skrevet kommunikasjons ferdigheter .

Alternativer for å starte et brev

Når man bestemmer seg hvilken hilsen du skal bruke , bør du vurdere om, og hvor godt, du kjenner personen. Svaret avgjør hvordan du starter brevet. Det er viktig å bruke en formell og profesjonell hilsen når du ikke kjenner brev- eller e-postmottakeren godt.

Personlige hilsener

Når du skal bruke en persons fornavn: Hvis du skriver til noen i en profesjonell kapasitet som du har kjent personlig i mange år, er det hensiktsmessig å kun bruke fornavnet deres.

Profesjonelle hilsener

Når du skal bruke en profesjonell hilsen: Hvis du ikke kjenner personen godt, det er best å bruke Mr., Ms. eller Dr. som en passende forretningsbrev hilsen . Hvis du er i tvil om hvilken hilsen du bør bruke, må du være forsiktig og bruke den mer formelle adressestilen.

Bruk en formell hilsen

Hold det formelt: Prøv å unngå fristelsen til å begynne ditt profesjonelle brev med uformelle hilsener som 'Hei', 'Hilsen', 'Hei' eller 'God morgen' hvis du ikke vet navnet på kontaktpersonen din.

Selv om de uformelle hilsenene er fine for tilfeldige e-poster til venner eller til og med for mer formelle e-poster du kan sende til grupper av mennesker, må du i et profesjonelt brev bruke en personlig hilsen med enten for- og/eller etternavn ('Kjære Mr. Doe') eller en stillingstittel ('Kjære ansettelsessjef').

Pass alltid på å dobbeltsjekke stavemåten til mottakerens navn. Ellers vil du gjøre et dårlig inntrykk fra begynnelsen av brevet.

Tegnsetting

Husk også å inkludere perioden etter 'Mr.' og 'Ms.' og følg hilsenen din med et kolon (f.eks. 'Kjære fru Doe:').

Eksempler på profesjonelle brevhilsener

Disse hilsenene er alle egnet for profesjonell kommunikasjon.

Når du kjenner personen godt:

  • Kjære Cindy
  • Hei Peter
  • Hei Bob

Når du vet personens navn:

  • Kjære Mr./Ms. Etternavn; f.eks. Kjære herr Dolan eller kjære fru Butler
  • Kjære Mr./Ms. Fornavn Etternavn; f.eks. Kjære herr Martin Haynes eller kjære fru Melissa Tandor
  • Kjære Fornavn Etternavn; f.eks. Kjære Michael Cairns

Når du ikke vet kjønnet til personen:
Når du har et navn, men er usikker på kjønnet til personen du skriver til, er det akseptabelt å utelate hedersbetegnelsen, og bruke for- og etternavn alene. For eksempel:

  • Kjære Robin Miller
  • Kjære Jamieson Cavanaugh

Prøv å finne en kontaktperson

Hvis det er mulig, bruk et kontaktnavn når du skriver. Dette gjør brevet ditt mer personlig, og det skaper en umiddelbar relasjon til leseren. Hvis du ikke har et kontaktnavn, gjør noen undersøkelser for å finne ut rett person å adressere brevet ditt til .

Det tar ikke mye ekstra tid å gjøre et forsøk på å finne et navn, og følelsen det formidler er verdt det. Det er verdt et forsøk, selv om du ikke lykkes.

Noen ganger vil navnet stå på selskapets hjemmeside, eller du kan finne den rette personen på LinkedIn. Kanskje en av dine kolleger eller kontakter vet hvem den rette personen kan være. Du kan også ringe kontoret til den ukjente personen du skriver til og spørre resepsjonisten om navnet ved å forklare hvorfor du ringer.

For eksempel: «Jeg søker jobb i firmaet ditt. Kan du fortelle meg navnet på ansettelsessjefen din slik at jeg vet hvem jeg skal adresser følgebrevet mitt ?'

Når du ikke har en kontaktperson

Noen ganger, til tross for din beste innsats, kan du bare ikke finne et navn å adressere brevet ditt til. I så fall har du en rekke valg, som alle er profesjonelle og passende.

Jo mer informasjon du har om hvor du sender brevet, jo bedre. (For eksempel personalavdelingen i selskapet, eller lederen av avdelingen knyttet til din henvendelse.) På denne måten kan du gjøre et mer målrettet valg når du velger din hilsen.

Hvis du ikke har en kontaktperson, er det en rekke alternativer å velge mellom:

  • Kjære ansettelsessjef
  • Kjære personalsjef
  • Kjære rekrutteringsteam
  • Kjære [Bedriftsnavn] rekrutterer; f.eks. Kjære ABC Company Recruiter
  • Kjære [avdelingsnavn] rekrutterer; f.eks. Kjære IT Support Recruiter
  • Kjære [avdelingsnavn]-teamet; f.eks. Kjære produktrekrutterer
  • Hilsener
  • Kjære herr eller fru (dette er utdatert, så unngå hvis mulig)
  • Til den det måtte gjelde (bruk hvis du ikke har andre brukbare alternativer)

Hilsen å unngå

Følgende hilsener passer ikke for formelle brev eller e-postmeldinger:

  • God dag
  • God morgen eller ettermiddag (du vet ikke når de mottar brevet eller e-postmeldingen)
  • Hei
  • Hei der
  • Hei
  • Hei der

Tips for å skrive og sende et brev

Hilsen

Start brevet med en passende hilsen, som nevnt ovenfor.

Første avsnitt

Etter hilsenen begynner du på første avsnitt, som vanligvis er en introduksjon som lar leseren vite hvem du er og hva du skriver om. Hvis du har en felles bekjent som henviste deg til leseren, bør du nevne dem på dette tidspunktet .

Brevtekst

Brødteksten i brevet ditt består normalt av et avsnitt eller to med tekst. Her kan du utdype temaet for brevet ditt og gi støttedetaljer for emnet.

Du ønsker å holde det kortfattet og relevant for personen og emnet.

Vær grundig, men ikke gjenta deg selv eller fortsette og fortsette med uviktige detaljer.

Konklusjon

Deretter må du oppsummere brevet ditt. Sammendraget ditt bør inneholde en takk til personen for hans eller hennes tid og omtanke. Hvis du planlegger å følge opp senere, kan du også oppgi detaljene om når og hvordan du vil kontakte ham eller henne.

Avslutningsalternativer

Fullfør din fagbrev med avslutning , for eksempel 'Vennlig hilsen' eller 'Vennlig hilsen'. Hvis du planlegger å sende brevet med posten, bør signaturen din følges av navnet ditt.

Hvis du sender en e-post, bør navnet ditt etterfølges av kontaktinformasjonen din, som du kan skrive inn manuelt eller få det gjort automatisk for deg. Her er hvordan sette opp en automatisk e-signatur .

Viktige takeaways

VELG EN FORMELL HILSEN: Når du ikke kjenner personen du skriver til godt, ikke bruk en uformell hilsen.

PRØV Å FINNE EN KONTAKTPERSON: Hvis du ikke finner en kontaktperson, går det fint an å bruke en generisk hilsen.

KORREKTURLES DIN BREV ELLER E-POST: Når du sender profesjonell korrespondanse, er det viktig å nøye korrekturlese dokumentet før du sender det.