Slik administrerer du ditt første prosjekt
••• HeroImages/GettyImages
Du har nettopp fått ansvaret for et viktig nytt prosjekt. Det er klart at sjefen din tilbyr denne muligheten som en bekreftelse på dine ferdigheter. Og mens du er spent, er dette første gang du er ansvarlig for et helt prosjekt.
Å komme i gang for første gang er utfordrende. Det finnes imidlertid måter å hjelpe deg med å få føttene våte. Prosjektledelse har utviklet seg til en prosess med definerte stadier og trinn for å veilede de som er nye innen prosjektledelse mot et vellykket prosjekt.
5 stadier av prosjektprosessen:
- Igangsetting: et prosjekt igangsettes når et behov for endring er identifisert
- Planlegging: planlegge arbeidet med prosjektet
- Utførelse: utførelse av arbeidet
- Administrere og kontrollere: alt arbeidet du gjør i løpet av prosjektet for å overvåke fremdriften
- Avslutning: fullføre og levere prosjektet og utsette teamet
Disse trinnene er identiske for hvert prosjekt. Og husk at du er prosjektleder, ikke en veileder i frontlinjen. Din jobb er å administrere prosjektet, ikke menneskene.
Grunnleggende trinn for prosjektnybegynnere:
I oppstartsfasen opprettes prosjektet og det utarbeides et charter som gir deg fullmakt til å være programleder og etablere en rapporteringskjede. Planleggingsfasen er der du:
Definer omfanget
Det første og viktigste trinnet i ethvert prosjekt er definere omfanget av prosjektet . Hva er det du skal oppnå eller skape? Hva er prosjektets mål? Like viktig er å definere hva som ikke er inkludert i prosjektets omfang. Hvis du ikke får nok definisjon fra sjefen din, avklar omfanget selv og send det tilbake ovenpå for bekreftelse.
Selv om dette eksemplet er litt utenfor forretningsemnet, kan vi alle forholde oss til en bryllupsmottakelse. Når du planlegger en bryllupsmottakelse, kan du ha som mål: forberede en bryllupsmottakelse for 100 gjester komplett med middag, åpen bar, bryllupskake og et liveband for dans innen en bestemt dato til en kostnad som ikke overstiger $20 000.
Bestem tilgjengelige ressurser
Hvilke personer, utstyr og penger vil du ha tilgjengelig for å nå prosjektmålene? Som prosjektleder vil du vanligvis ikke ha direkte kontroll over disse ressursene, men du må administrere dem gjennom matrisestyring.
Matrisestyring refererer til bruken av det angitte hierarkiet i selskapet for å oppnå det du trenger gjort. Hvis Joe jobber for prosjektet ditt, og for avdelingen sin også, må han lytte til to sjefer. Som prosjektleder, prøv å holde kontakten med veilederne til personene eller eierne av utstyret du har lånt, slik at du kan løse konflikter.
Forstå tidslinjen
Når må prosjektet være ferdig? Når du utvikler prosjektplanen din, kan du ha en viss fleksibilitet i hvordan du bruker tid under prosjektet, men tidsfrister er vanligvis faste, som i tilfellet med bryllupsmottakelsen. Hvis du bestemmer deg for å bruke overtidstimer for å overholde tidsplanen, må du veie det opp mot begrensningene i budsjettet ditt.
Detaljer om arbeidet
Hva er de viktigste delene eller komponentene som må opprettes for å fullføre prosjektet? For eksempel krever en bryllupsmottakelse på et høyt nivå: en mottakssal, mat, drikke, en kake, gjester og underholdning. Selvfølgelig kan hver av disse større elementene deles opp i mange ekstra elementer. Det er neste steg.
I eksemplet på bryllupsmottakelsen ovenfor har du sannsynligvis et team eller en person som er ansvarlig for forskjellige komponenter. Arbeid med teammedlemmene dine for å stave ut detaljene som er nødvendige for å oppnå hvert hovedelement.
Den som er ansvarlig for maten må forstå alternativene, kostnadsbegrensningene og gjøre valg som støtter å oppnå omfanget . List opp de mindre trinnene i hvert av de større trinnene. Hvor mange nivåer dypt du går i detaljeringstrinn vil avhenge av størrelsen og kompleksiteten til prosjektet ditt.
Utvikle en foreløpig plan
Sett sammen alle trinnene dine til en plan. En god måte å gjøre dette på er å bruke en prioritetstabell som identifiserer hvilke elementer som må gå foran andre elementer. Formell prosjektledelsespraksis krever å utvikle det som kalles et nettverksdiagram og identifisere den kritiske veien. Selv om dette kan være utenfor dine behov eller kunnskapsnivå, er kjerneproblemet å sekvensere aktivitetene i riktig rekkefølge og deretter allokere ressurser til aktivitetene.
Spørsmål å stille inkluderer: Hva skjer først? Hva er neste steg? Hvilke trinn kan gå på samtidig med ulike ressurser? Hvem skal gjøre hvert trinn? Hvor lang tid vil det ta? Det er mange gode programvarepakker tilgjengelig som kan automatisere mye av denne detaljen for deg. Spør andre i lignende posisjoner hva de bruker.
Lag din grunnplan
Få tilbakemelding på din foreløpige plan fra teamet ditt og fra andre interessenter. Juster tidslinjene og arbeidsplanene dine for å passe prosjektet inn i den tilgjengelige tiden. Gjør eventuelle nødvendige justeringer av den foreløpige planen for å lage en grunnplan.
Be om prosjektjusteringer
Det er nesten aldri nok tid, penger eller talent tildelt et prosjekt. Din jobb er å klare deg med de begrensede ressursene du har. Imidlertid er det ofte satt begrensninger på et prosjekt som rett og slett er urealistiske. Du må gjøre saken din og presentere den for sjefen din og be om at disse urealistiske grensene endres. Be om endringene i begynnelsen av prosjektet. Ikke vent til det er i trøbbel med å be om endringene du trenger.
Når du har begynt å skaffe ressurser og anskaffe nødvendig materiell, er du i utførelsesfasen. I denne fasen er du også:
Sette sammen prosjektteamet ditt
Få folkene på laget ditt sammen og start en dialog. De er de tekniske ekspertene. Det er derfor deres funksjonelle veileder tildelte dem til prosjektet. Din jobb er å administrere teamet.
Arbeid din plan
Å lage planen er viktig, men planen kan endres. Du har en plan for å kjøre til jobb hver morgen. Hvis ett kryss er blokkert av en ulykke, endrer du planen din og går en annen vei. Gjør det samme med prosjektplanene dine. Endre dem etter behov, men husk alltid omfanget og ressursene.
Etter hvert som planen din utfolder seg og arbeidet er fullført, går du inn i overvåkings- og kontrollfasen. I denne fasen jobber du med å kontrollere kostnader, ressurser og kvalitet samt:
Overvåk lagets fremgang
Du vil gjøre liten fremgang i begynnelsen av prosjektet, men begynn da å overvåke hva alle gjør uansett. Det vil gjøre det lettere å fange opp problemer før de blir problemer.
Dokumenter alt
Holde oversikt. Hver gang du endrer grunnplanen, skriv ned hva endringen var og hvorfor den var nødvendig. Hver gang et nytt krav legges til prosjektet, skriv ned hvor kravet kom fra og hvordan tidslinjen eller budsjettet ble justert på grunn av det. Du kan ikke huske alt, så skriv dem ned, og du vil kunne slå dem opp i slutten av prosjektet og lære av dem.
Hold alle informert
Hold alle prosjektets interessenter informert om fremdriften hele tiden. Gi dem beskjed om suksessen din når du fullfører hver milepæl, men informer dem også om problemer så snart de dukker opp.
Hold også teamet ditt informert. Hvis endringer vurderes, fortell teamet om dem så langt du kan. Sørg for at alle i teamet er klar over hva alle andre gjør.
Følg stegene
Du trenger ikke være en formell prosjektleder for å lede et prosjektinitiativ. Du bør imidlertid bruke verktøyene, logikken og trinnene til prosjektledelse for å klargjøre målene dine, detaljere arbeidet og bygge et team som skal utføres mens du administrerer alt.