Ledelse Og Ledelse

Hvordan skrive en RFP

Lag en RFP som vil gi deg resultater

Forretningsmann holder presentasjon for kolleger i konferanserommet

•••

Paul Bradbury / Getty Images

InnholdsfortegnelseUtvideInnholdsfortegnelse

En forespørsel om forslag , noen ganger kalt en RFP eller RFQ ('forespørsel om tilbud'), er et dokument et selskap utsteder når det ønsker å kjøpe et produkt og det ønsker å gjøre dets spesifikasjoner tilgjengelig for allmennheten. Dette er vanligvis tilfellet når flere selskaper vil by på arbeidet og RFP inviterer til mer konkurransedyktige priser. Men hvis du ikke forbereder tilbudet på riktig måte, kan innsatsen din gi bud som er bortkastet tid, eller enda verre, ingen bud i det hele tatt. Slik lager du en RFP for å sikre de beste resultatene.

Vanskelighet: Gjennomsnitt

Tid som kreves: Flere dager

Gjør leksene dine

Finn ut hva du trenger, hva du vil ha og hva som er mulig før du begynner å skrive RFP. Ikke utsted en RFP for en maskin som kan produsere 1500 widgets i timen hvis du aldri har solgt mer enn 25 i måneden. Det er ingen vits i å utstede en RFP for en kraftig bil når en budbringer kan komme like fort gjennom trafikken på en sykkel.

Skille mellom dine behov og ønsker

Hvis du ønsker å kjøpe en applikasjon som kan overføre bilder mellom hovedkvarteret og varebilene dine på arbeidsplassen, kan du spesifisere antall bilder du trenger per sekund, maksimal størrelse på bildene du trenger og nødvendig oppløsning. Selv om det kan være fint å ha disse bildene i farger, avgjør om det virkelig er nødvendig. Hvis du virkelig trenger et bestemt spesifikt, bruk ord som 'vil', 'skal' og 'må'. Dette indikerer at dette er kravene. Spesifikasjoner som bare er 'ønsker' bør identifiseres med ord som 'kan', 'kan' og 'valgfritt'.

Bestem hvordan vinneren vil se ut

Forslagene du får som svar på tilbudet ditt vil variere. Hvert selskap som svarer vil ha forskjellige styrker og svakheter. Noen vil fokusere på den laveste kostnaden. Andre vil fokusere på den beste kvaliteten. Og andre vil tilby et komplett funksjonssett. Bestem på forhånd hva du leter etter – den laveste kostnaden, den raskeste leveringen eller en kombinasjon av de to.

Organiser dokumentet

Hva som helst du skrive for virksomheten bør vies mye omtanke og bør organiseres. En disposisjon er et godt sted å begynne. Som et minimum trenger du seksjoner for en introduksjon, krav, utvalgskriterier, tidslinjer og prosesser. Mange av disse seksjonene vil ha underseksjoner.

Skriv introduksjonen

Det er her du vil forklare potensielle budgivere hvorfor du publiserer tilbudet og hva du håper å oppnå ved å gjøre det. Innledningen kan også inneholde et sammendrag av nøkkelpunktene hentet fra de andre delene, inkludert forfallsdato. Innføringen av en RFP for et bildeoverføringssystem kan lese noe sånt som dette: 'XYZ Company ber om forslag til et svært pålitelig, brukervennlig system som er i stand til å overføre bilder fra hovedkontoret til varebiler hvor som helst i hovedstadsområdet.Responsive bud må være mottatt innen mandag 5. mars 2007 kl. 08.00 PST.'

Forklar krav

Denne delen er en av de viktigste og den tar vanligvis mest tid. Du må spesifisere størrelsen og klarheten til bildene som skal overføres og nødvendig hastighet. Vær spesifikk, men ikke fortell budgivere hvordan du vil at arbeidet skal utføres med mindre det er avgjørende. Du vil kanskje dele denne delen opp i underseksjoner. For eksempel (a) bildestørrelse og -kvalitet (b) overføring, som kan inkludere både ønsket hastighet og eventuelle krav som gjør overføringen sikker (c) ønskede alternativer, der du kan angi fargen som et ønskelig alternativ.

Utvalgskriterier

Her forteller du budgivere hvordan du velger det vinnende budet. Du kan røpe så mye eller så lite du vil. Det er en god idé å inkludere en setning som 'Den vinnende budgiveren, hvis noen, vil bli valgt utelukkende etter dommen fra XYZ Company.' Det kan være lurt å lage en regneark som gir hvert bud et visst antall poeng i hver kategori. La deretter et lag velge det beste budet blant de med de tre beste poengsummene.

Tidslinjer

Denne delen forteller bedrifter hvor raskt de må handle og hvor lang tid prosessen forventes å ta. Vær rimelig når du setter tidsfrister. Ikke be om forslag til komplekse systemer, så gi budgiverne noen dager på seg til å svare. Gi mer tid til å forberede et bud hvis tilbudet ditt er stort, hvis ønsket kjøp er komplisert, eller hvis du trenger et veldig detaljert svar. Det er også her du kan fortelle budgivere hvor lang tid evalueringsprosessen vil ta når de vil bli varslet om de var vellykket, og hvor raskt de må levere det de har lovet.

Prosess

Bruk denne delen til å forklare hvordan prosessen vil fungere – fra å sende ut tilbudet til å tildele kontrakten og når arbeidet starter. Denne delen kan si: «Bud forfaller på datoen angitt i trinn 8 ovenfor. Alle bud vil bli vurdert for å sikre at de oppfyller alle krav og er responsive. Alle responsive bud vil bli scoret i X kategorier (du kan navngi kategoriene hvis du ønsker det), og de tre beste budene vil bli evaluert av forslagsteamet for å velge den vinnende budgiveren og en alternativ. Forhandlinger med den vinnende budgiveren forventes å resultere i en kontraktstildeling innen to uker.'

Bestem hvordan du skal sende ut tilbudet

De fleste tilbudsforslag sendes ut, men de trenger ikke å være det. Du kan sende en RFP via e-post, eller du kan legge den ut på bedriftens nettside. Bare pass på å spesifisere navnet (eller budnummeret) som budgivere skal bruke for å identifisere tilbudet de svarer på.

Bestem hvem som skal motta tilbudet

Du har kanskje allerede identifisert leverandørene du ønsker å kjøpe fra. Din bedrift kan til og med ha en liste over akseptable leverandører. Hvis ikke, kan du finne mulige leverandører gjennom din profesjonelt nettverk , ved å søke på nettet, eller ved å spørre pålitelige leverandører av annet materiale om deres anbefalinger. Ikke begrens listen over hvem som mottar tilbudet ditt til kun store selskaper eller etablerte leverandører. Du kan finne bedre ideer og enda bedre priser fra mindre leverandører som ofte er mer ivrige etter å vinne virksomheten din.

Gi beskjed til vinneren

Når du har fullført alle trinnene ovenfor, er det på tide å ta spranget og varsle den vinnende tilbudet om at det er på tide å gå videre med prosjektet.