Hvordan skrive en fremdriftsrapport
••• David Shopper/Getty Images
En fremdriftsrapport består av en overskrift, et sammendrag, en beskrivelse av de mindre komponentene, en indikasjon på når neste rapport skal leveres. Du vil skrive rapporten etter denne malen og deretter sende den til sjefen din eller en annen rapporteringsoverordnet som angitt.
Overskrift
Overskriften inneholder identifiserende informasjon for rapporten. Du vil angi tittelen, datoen da rapporten er publisert, stopplysstatusen til det du rapporterer om (rød, gul-grønn), og den generelle beregningen, kanskje prosent fullført, plan kontra faktisk. Merk: En slik fremdriftsrapport brukes oftest til prosjekter, men kan også brukes til å rapportere om andre ting. For eksempel, hvis du har blitt tildelt oppgaven med å redusere antall timer per tegning for et ingeniørfirma, vil du bruke en fremdriftsrapport for å vise fremgangen din med å redusere antall timer per tegning.
- Tittel: Prosjekt X-fremdriftsrapport
- Dato: 30. mai 20xx
- Status: Grønn
- Prosent fullført: 63 faktiske, 59 plan
Kortfattet sammendrag
Du skriver sammendraget sist. Dette er sammendraget av alle hovedpunktene som er oppført nedenfor i hoveddelen av rapporten. Avhengig av publikummet ditt er det noen ganger begrenset sammendrag. Det avhenger av publikummet ditt, antall personer som mottar rapporten og nivåene deres i organisasjonen. Et sammendrag er rettet mot disse toppledere som kanskje ikke har tid til å lese hele rapporten. Hvis rapporten din er rettet til din umiddelbare veileder , forventes det at han eller hun vil lese rapporten, og sammendraget er kanskje ikke nødvendig.Men hvis dette er en rapport som er bredt distribuert til mange ledere i hele organisasjonen, kan det være nødvendig å inkludere et sammendrag for de personer som ikke har tid til å lese hele rapporten.
Fremdrift av komponentdelene
Dette er hoveddelen av rapporten. I denne delen av rapporten beskriver du fremgangen din i alle komponentområdene i prosjektet. Du viser fremgang og prestasjoner angående alle beregninger i løpet av denne tidsperioden. Du viser hva planen din er for neste tidsperiode. Og så lister du ikke bare opp blokkeringene, men også hvilke anstrengelser du gjør for å fjerne dem. Til slutt vil seksjonen vise hvilken ekstra assistanse som er nødvendig fra sjefen din eller en annen mottaker av fremdriftsrapporten.
Sammendrag
Hoveddelen av rapporten etterfølges av i sammendragsdelen. Den inneholder færre detaljer enn fremdriften rapportert i forrige seksjon. Du vil inkludere samme informasjon, beregninger, prestasjoner, plan for neste periode og eventuelle blokkeringer, men gi færre detaljer for hver kategori. Sammendraget kan for eksempel være en enkelt setning, som alle leveranser er i tide, mens fremdriftsoppskriften i forrige seksjon kan si Levering A, med forfall xx/xx/xx vil bli levert tre dager for tidlig.Rapport Y vil bli levert til rett tid xx/xx/xx. Og rapport C, forsinket i to uker mens du venter på grafikken, forventes nå å bli levert på den reviderte forfallsdatoen xx/xx/xx.
Forfallsdato for neste rapport
Her lister du opp når neste rapport sendes ut. Hvis dette for eksempel er en ukentlig rapport, vil du vise neste rapportforfallsdato som en uke etter. For en månedlig rapport vil du vise datoen neste måned når rapporten vil bli sendt ut. Folk som mottar rapporten vil forvente at disse dataene er like nøyaktige som dataene i rapportene.
Bunnlinjen
Fremdriftsrapporten din består av det valgfrie sammendraget, rapporteringen av fremdriften til alle komponentene i prosjektet, det detaljerte sammendraget og tidslinjen. Gjør dem så nøyaktige du kan.